템플릿에 의존하지 마세요

업무를 처리하는 과정에서 문서 작업은 떼어낼 수 없는 과정 중 하나입니다. 사업계획은 물론 내부 또는 외부 제안이나 업무 보고 등 다양한 상황에서 문서를 통해 기록하고 조직 구성원 또는 외부 인사에게 정보를 전달하거나 설득과정을 거치는 것이 일상화되어 있습니다. 

종종 특정 업무를 수행하기 위해서 해당 업무의 템플릿 문서를 찾는 상황을 종종 목격합니다. 누군가는 조직 내 동료 또는 상사에게, 누군가는 외부 커뮤니티 등을 활용하기도 합니다. 

대표적으로 기획문서나 보고서 등에서 문서 템플릿을 구하는 경우를 자주 접했는데, 개인적으로는 이러한 과정을 좋아하지 않습니다. 

템플릿을 이용해서 문서 작업을 진행할 때의 장점은 명확합니다. 문서 양식에 대한 고민의 시간을 줄여주고 그만큼 더 빠른 결과물을 내놓기에 용이하다는 점은 확실히 템플릿을 찾을 만큼의 매력적인 요소라고 보이지만, 맹점이 한 가지가 있습니다. 

상대방을 설득하거나 정확한 정보전달을 위해 작성되는 대부분의 문서에서 누군가를 "설득하기 위한 전략"을 온전히 타인의 방법에 의존하게 된다는 점이죠. 

더욱이 문서의 양식에 맞추어서 내가 가진 정보를 끼워 맞추다 보니 설득과정에서의 미묘한 부정합 요소가 나타날 수도 있고, 문서를 100% 스스로 작성하지 못한 만큼 문서의 이해도를 그만큼 떨어뜨리기도 합니다. 

누군가의 문서를 참조하는 것은 큰 문제가 없겠으나, 누군가의 문서 양식을 그대로 활용한다는 것은 그만큼 스스로의 발전, 훈련 요인을 배제한다고도 볼 수 있는 것이죠.

설득과 정보 전달을 가장 효과적으로 하기 위해서 내가 어떤 방법을 써야 할지 고민하는 것도 역량 중 한 가지이고, 이는 경력을 쌓아갈수록 더 강력한 무기가 됩니다. 

스스로 설득의 전략을 구상해 보세요.