직장인이라면 마땅히 가져야 할 소통 습관 6가지
To. 업무 소통이 많아서 효과적, 효율적으로 업무 커뮤니케이션을 해야 하는 나와 누군가에게
직장에서 회의나 업무 소통을 하다 보면 대화가 술술 풀리는 사람이 있고, 무슨 말을 하는지 도통 이해하기 힘든 사람이 있다. 어떤 회의는 빠르게 진행되고, 어떤 회의는 시간을 많이 잡아먹지만, 결론이 나지 않는 경우도 있다. 효과적, 효율적인 업무 소통을 하기 위해 필요한 습관에 관해 정리해 본다.
첫째, 두괄식으로 말하기
미괄식으로 대화를 하는 것은 목적지를 알려주지 않고 떠나는 여행과 같다. 종착역에 도착해서야 목적지를 알게 된다. 여행이야 낭만일 수 있지만, 업무 소통에서는 매우 비효율적이다.
업무 회의나 소통을 할 때는 시작 전에 소통의 목적을 상대방에게 알려줘야 한다. 그리고 결론이 있는 경우 결론까지 함께 말해줘야 한다. 상대방은 목적과 결론을 먼저 들음으로써 어떤 소통인지를 파악하고 대화에 임할 수 있다. 목적과 결론을 알고 있어서 이야기에 좀 더 집중할 수 있다. 대화의 맥락을 파악할 수 있기 때문에 좀 더 활발한 토론을 진행할 수 있다.
상대방에게 뜸을 들으면서 놀라게 할 주제가 아니라면 두괄식으로 대화를 시작하자.
둘째, AS-IS, TO-BE로 말하기
어디서부터 말해야 할지, 어떤 순서로 말해야 할지 모르겠다면 AS-IS, TO-BE로 이야기하는 것이 좋다. 현재 상황, 문제점, 이슈 등 AS-IS를 이야기하고, 해결된 모습이나 지향점 등 TO-BE에 관해 이야기한다.
내용이 적은 경우 AS-IS, TO-BE 순서로 말해도 무방하나, 긴 대화가 필요하다면 TO-BE를 먼저 말하는 두괄식 방식을 사용하는 것이 좋다. 혹은 TO-BE 요약, AS-IS 상세 설명, TO-BE 상세 설명으로 이야기한다.
셋째, 다시 한번 정리하기
실컷 이야기하고 문밖을 나가서는 다른 이야기를 하는 경우가 있다. 대화 중간, 혹은 대화가 끝난 후 서로 이해한 부분이 일치하는지 요약하는 발언을 하는 습관을 들이는 것이 좋다. 정리하는 발언을 함으로써 서로가 이해한 것이 일치하는지 확인할 수 있다.
넷째, 상대방의 반응을 보면서 말하기
자신이 준비해 온 말과 순서로만 회의를 진행하는 경우가 있다. 업무 소통과 회의 발표가 익숙하지 않은 사람의 특징이다. 소통은 상호 작용이다. 상대방이 이해하고 있는지 살피면서 이야기해야 한다. 상대방의 반응을 보며 이해했다고 생각하는 부분은 짧게 끝내고, 관심 있어하는 점에 관해서는 충분히 설명하는 연습이 필요하다. 아는 내용은 짧게, 궁금한 내용은 충분히 설명해줌으로써 효과적인 소통을 할 수 있다.
다섯째, 민간인의 언어로 이야기하기
기획자: "OOO님 이거 지금 잘 안 되는 것 같은데요?"
개발자: "아 네, 그거 지난번 브랜치를 머지하다가 발생한 이슈인데요, 사용자 입력이 잘못되면 잘못된 메모리를 사용하게 돼서 아웃 오브 메모리가 발생해요. 간단히 말해서 익셉션 처리를 해줘야 하는데 안 해줘서 그래요."
실제 있었던 일을 각색한 내용이다. 자신에게는 너무나 익숙한 대화 일지 모르나 상대방에게는 외계어로 들릴 뿐이다. 대화의 목적은 상대방의 이해와 액션에 있다. 상대방의 눈높이에서 대화할 수 있는 역량은 협업에서 매우 중요하다. 상대방의 언어나 고객의 언어로 말할 수 있어야 한다. 일을 잘한다고 인정받는 사람일수록 어려운 주제를 쉽게 설명해 준다. 대화하면서 너무 전문적인 용어를 사용하고 있지는 않은 지, 상대방의 눈높이에 맞는 예시와 비유, 은유 등이 없을지 고민해 보자.
여섯째, 형용사는 줄이고, 구체적으로, 단순 명료하게
형용사를 적게 쓰고, 구체적으로 단순 명료하게 말하는 것도 중요하다. "엄청나게 증가했어요", "매우 오래 걸려요"와 같이 형용사로 커뮤니케이션할 경우 상호 간에 오해가 생길 수 있다. 엄청나다는 표현은 모두에게 다 다르기 때문이다. "지난달 대비 XX% 증가했어요", "대략 2~3주는 걸릴 것 같아요"와 같이 구체적으로 이야기해주는 것이 명료한 소통에 도움을 준다. 너무 많은 미사여구나 형용사 불필요한 이야기는 소통에 몰입하는 데 방해가 된다. 최대한 목적과 결론 위주로 단순 명료하게 말하는 습관을 갖자.
수많은 훌륭한 소통 스킬이 있지만 적어도 위에 나온 것만 잘 염두에 둬도 중간은 가지 않을까?
