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계정을 잊어버리셨나요?

by 세레나 Jan 25. 2024

팀장에게 필요한 5가지 시간관리법

가장 기본이지만 가장 어려울 수 있는 부분인 시간관리에 대해서

매니저가 되고 중간 캐치업때 뭐가 제일 힘드냐 하면, 가장 처음 접하는 큰 어려움이 “시간관리"였다. 열심히 하는데 시간이 너무 부족하다고.

나도 돌이켜 보면 새로운 포지션을 맡았을 때 초반에는 항상 이 어려움을 느꼈다.

재미있게도 뉴 매니저, 팀장이 아니라 경력직 팀장들도 어려워한다. 시간 관리가 어찌 보면 가장 기본 같지만 가장 어려운 부분인?

뭔가 일은 열심히 하는데 성과가 안 나오거나

열심히 하는데 쫓기는 느낌이 들고 좀 답답하다면 아래 5가지 스텝을 적용해 보자.

1. 시간 기록해 보기

매니저들에게 물었다.

Time management를 하려면 가장 먼저 뭘 해야 할까요?

"계획을 잘 세운다?" "플래닝?"

아니다.

어떤 일이든 시작하기 앞서 현재 상황을 파악하는 것이 가장 우선이다.

현 상황을 파악하고 거기서 개선할 부분 몇 개만 찾으면 변화하기도 쉽기 때문에.

먼저, 지난주 캘린더를 열어서 내 시간이 어떻게 사용되었는지 확인해 본다.

만약 캘린더 사용을 안 했다면?

다음 주에 기록해 보고 그걸로 시작해 보자.

몇 시부터 몇 시에 어떤 업무를 했는지. 미팅, 이메일 정리, 혼자 하는 업무 등.

여기서 중요한 점은 계획을 적는 것이 아니라, 이미 완료된 일을 적어야 한다. 내 시간 사용을 파악하기 위함이기에.

그리고 각 업무별로 그룹화시켜서 정리해 본다.

직무 산업군 별로 다를 수 있으니 이 카테고리는 개인이 설정하되 약 5개 정도로 추려본다.

(예: 고객 미팅 / 내부 정기 미팅 / 집중업무시간 등)

2. 이상적인 시간 사용 생각해 보기

꼭 1번을 한 이후에 2번으로 넘어가야 한다.

안 그러면 이상적인 시간에 따라 내가 지난주에 한 업무를 왜곡할 수 있음. (자꾸 계획만 세우는 오류)

여기서도 카테고리를 만드는 게 좋은데, 1번 카테고리를 기준으로 해도 좋고

아예 새로운 방식으로 정리해 보면 더 좋다.

단, 내가 했던 것 하고 있는 방식이 아니라 정말 이상적인 상태라면? 이상적인 매니저의 시간 사용이라면?이라는 생각으로 현재가 아니라 'Ideal'을 기준으로.

3. 비교해 보기

여기서 생각해 보아야 할 포인트는 1번에서 정한 5개의 카테고리의 각 비율.

대부분은 1번 내가 '했던' 시간과 2번의 '이상적인' 시간 사용이 다르다.

오히려 다른 게 좋다. 개선할 부분이 있으니까 :)

4. 정말 중요한 일인가? 나만이 할 수 있는 일에 시간을 쓰고 있는가? 질문하기

1-2-3을 해보면 개선할 부분이 나오고 얼추 시간 관리가 되어가는 것 같은데 여기서 한 번 더 리뷰한다. 아래 두 질문을 기준으로.

"이게 정말 중요한 일인가?"

-> 가끔 우리는 급한 일에 몰두되어 정말 중요한 일들에 대한 시간 배분을 하지 않는다.

예를 들면 long-term plan을 짠다던지. 아니면 팀 문화, development plan에 대해 생각해 본다던지 하는. 급한 건 아니지만 중요한 '생각의 시간'

"나만이 할 수 있는 일인가?"

-> 매니저들은 특히 이 질문을 꼭!!! 해야 한다. 위임을 하기 위해서. 위임이라는 게 절대 일을 떠넘기는 게 아님을 기억하고 질문해야 한다.

위임은, 나도 팀원도 할 수 있는 일이지만 팀원의 성장을 위해서 도움이 되도록 하는 것. 물론 내가 하면 더 빠르고 더 잘할 수는 있겠지만 위임하지 않으면 매니저 고유의 업무를 할 수 없게 된다. 그러면 팀원은 배움의 기회를 박탈당하는 거고, 장기적으로 더 큰 성장은 불가능하게 된다.