카톡 단톡방 vs 화이트보드 협업툴
이제, 단톡방에서 프로젝트를 진행하지 마세요.
2012년 이후, 우리나라의 협업 업무, 프로젝트 업무에 커다란 변화의 물결이 들이닥쳤다.
대부분의 사람들은 주요 업무를 데스크톱 PC에서 진행해왔는데, 이 때문에 주요 업무는 이메일과 메신저(MSN, 네이트온 또는 사내 메신저)를 통해 이뤄졌다. 그런데, 2012년 이후 스마트폰이 보급되기 시작하면서 업무에 대한 알림 및 공지가 '카카오톡' 단체 채팅방을 통해 날아오기 시작한다.
이 때문에, 많은 사람들이 업무가 사적 영역에 들어오는 것에 대한 피로감을 호소해왔다. 이러한 피로도를 낮추기 위해 페이스북과 같은 소셜 네트워킹 서비스 UI를 탑재한 업무용 소프트웨어들이 대거 등장한다. 마이크로소프트가 인수한 '야머'로 시작된 열풍. 국내도 예외는 아니었다.
국내에서는 '그랩'과 '콜라비', '플로우' 등이 이러한 영역에서 잘 만들어진 소프트웨어다. 그런데, 이렇게 잘 만들어진 소프트웨어들이 있음에도 우리는 왜 카카오톡 단톡방에서 벗어나지 못했을까?
'협업툴' 검색하여 나오는 소프트웨어들의 대부분이 이러한 소셜형 내부 협업툴이다.가장 주요한 이유는 현존하는 협업툴 대부분이 내부 소통(Internal communication)의 효율화를 위해 존재한다는 점에 있다. 단톡방을 통해 이뤄지는 업무들은 '내부 소통'이 아닌 업무와 관련된 외부인과 소통하는 '외부 소통'(External communication)이 대부분이다. 협업툴을 도입하여도 단톡방에서는 벗어날 수 없다는 이야기가 된다.
실제로, 수많은 국내 광고 에이전시, 디자인 에이전시는 클라이언트와의 소통을 위해 카카오톡과 이메일을 사용하여 협업하고 있다. '내부'의 개념이 없는 대학생들은 협업(팀플)을 할 때 카카오톡을 사용하는 것이 보편화되어있다.
그렇다면, 외부 커뮤니케이션을 위해서 왜 이메일과 카톡만을 사용해야 할까?
가장 큰 이유는 클라이언트가 커뮤니케이션의 주도권을 잡고 있기 때문이다. 에이전시들은 클라이언트의 편의성이 높은 수단을 채택한다. 대학생도 마찬가지다. 팀원 중 한 명이라도 사용하지 않는 소프트웨어는 팀 협업 소프트웨어로 채택되기 매우 어렵다. 이 때문에 단톡방으로부터의 탈출은 매우 어려운 일이다.
그렇다고 단톡방과 이메일로만 소통할 수가 없는 것이 가령 디자인 자료의 경우 텍스트를 기반으로 소통하기가 매우 어렵다. 디자인이나 작업 결과물에 대한 피드백이 텍스트로 오갔을 때 오해의 소지가 매우 크기 때문이다. 단톡방 특성상 전체 상대방이 확인하였는지 알기도 매우 힘들다. 공식적인 업무에서는 문제가 없지만 대학생들이 팀플을 할 때는 문제가 될 수 있는 부분이다.
결국 작업은 포토샵, 일러스트레이터, 워드, 액셀, 파워포인트로 진행하면서도 이메일이나 카톡으로 단순히 '소통'과 '피드백'만을 주고받는 셈이다.
우리는 이러한 문제를 해결하기 위해 비주얼 작업도구인 비캔버스를 만들었다. 비캔버스는 '협업툴'이라기 보다는 '작업도구'에 가까운데, 캔버스라는 공간 안에서 실제 업무를 진행하고 작업 결과물을 도출해낼 수 있기 때문이다.
비캔버스는 철저히 '프로젝트'를 위해 만들어진 도구다. 이 '프로젝트'는 특정 주제에 대한 개인 프로젝트일 수도 있고 팀의 프로젝트일 수도 있다. 사용법은 매우 간단하다. 비캔버스에 접속하여 프로젝트를 만들고, 프로젝트를 실제 수행하는 인원의 이메일을 입력하여 인원들을 초대하면 된다.
프로젝트에 인원을 추가하는 개념이다.이렇게 만들어진 프로젝트 안에서 '캔버스'를 만들 수 있게 된다. 이 '캔버스'가 바로 우리의 비주얼 작업공간이 되는 것이다. 비캔버스는 파워포인트를 쓸 줄 아는 사람이라면 누구나 쉽게 활용할 수 있기 때문에 클라이언트 또는 교수님과 소통을 할 때도 무리 없이 소통이 가능하다. 실제로 비캔버스 사용자의 70% 이상이 30대 이상 사용자이며, 29%의 사용자가 미국, 일본, 남미 사용자로 구성되어 있다. 국가, 연령, 산업군 등 어떠한 장벽 없이 활용 가능하다는 것이 큰 장점이다.
'캔버스'는 거대한 화이트보드의 개념이라고 보면 되는데 화이트보드에는 단순히 그림과 글씨만 쓸 수 있지만 비캔버스의 캔버스는 조금 더 특별한 기능들이 숨어있다. 글과 그림은 물론, 웹사이트 링크, 유튜브 동영상, 문서, 파일, 이미지 등 모든 디지털 자료를 한 공간에 넣고 자유롭게 배치할 수 있다.
이렇게 기록된 정보에는 자유롭게 코멘트를 달며 피드백을 주고받을 수 있는데, 이 때문에 비캔버스를 활용하여 협업 및 프로젝트를 진행하게 되면 '커뮤니케이션'과 '작업'을 한 공간에서 한 번에 진행할 수 있게 되는 것이다. 화상 채팅을 하며 더 정확한 커뮤니케이션을 하는 것 또한 물론 가능하다.
만약 비캔버스를 도저히 못 쓰겠다는 사람과 협업을 할 때는 어떨까? 이렇게 만든 캔버스를 PDF 파일로 추출하여 예외적인 상대방에게 전달하면 된다. 프로젝트에 대한 모든 자료, 피드백, 커뮤니케이션 등이 한 공간에 모이게 되기 때문에 관리도 매우 쉽고 간편해진다.
실제로 내가 업무를 하며 사용하는 툴은 액셀, 슬랙(Slack), 비캔버스가 전부다.
우리 팀은 비캔버스를 통해 대부분의 업무를 진행한다.김기덕 감독의 영화 '봄, 여름, 가을, 겨울 그리고 봄' 등의 음악감독을 맡은 지박 감독은 비캔버스를 '미팅 횟수를 혁신적으로 줄여줄 수 있는 툴'이라고 평가했다. 카톡으로 오해가 하도 많이 발생하다 보니 전화로 커뮤니케이션을 하였는데, 이러한 경우에도 작업물을 보며 제대로 된 커뮤니케이션을 할 수 없어 실제로 만나는 일이 비일비재했다는 것이다. 업무에만 집중하여 결과물을 뽑아내야 하는 예술가로서 매우 소모적인 일이 미팅이었는데 비캔버스는 이러한 문제를 해결해줬다.
쉽고 직관적이라는 비캔버스의 핵심 가치는 '지금 당장 사용 가능하다(Ready to dive)'라는 점에서 큰 매력을 갖는다. 비캔버스에서 프로젝트를 시작하면, 언제 어디서든 업무에 깊게 몰입(Deep dive)할 수 있다.
디지털 노마드 세대라고 불리는 밀레니얼 세대. 컴퓨터 한 대만 있으면 이제 우린 카페에서도, 집에서도 일 할 수 있는 세대임을 알고 있다. 이러한 상황에서 단순 관리형 소프트웨어가 아닌 커뮤니케이션과 협업을 통합하여 진행할 수 있는 소프트웨어인 비캔버스를 프로젝트에 도입하는 것은 매우 효과적인 것이다.
이제 언제 어디서든 일할 수 있는 거대한 화이트보드를 내 노트북에 넣고 다녀보는 것은 어떨까?
카페에 가면 모든 사람들이 저마다의 업무를 비캔버스에 그려보는 날을 기대해본다.
