노션 초보자들 데리고 사이드 프로젝트 진행하기
노션으로 업무 협업 진행 과정 공유
1. 배경
저는 시진님이 사이드 프로젝트를 기획, 참여하는 경험이 필요하다고 생각해요
존경하는 분의 멘토링 내용을 고민하던 중, 좋은 기회를 얻어 사이드 프로젝트에 참여하게 되었습니다. 컬러테라피를 주제로 제품을 판매하는 일이죠. 프로젝트 리더가 실제 사업화를 준비하고 있어서 콘셉트는 미리 정해졌지만 제품 아이데이션부터 판매, 마케팅까지 모든 과정을 경험해볼 수 있는 기회였습니다.
프로젝트 참여자 분들은 엑셀, 파워포인트, 카카오톡, 전화를 이용해 업무를 진행했습니다. 이 방식이 익숙하다는 이유로 말이죠. 소통이 조금 부족하다 싶으면 전화를 하고, 회의록은 엑셀에, 업무 내용은 카카오톡으로 전달하는 방식이었죠.
프로젝트의 성공도 중요하지만 사이드 프로젝트는 기존 업무 방식에서 벗어나 새로운 것을 시도하고, 경험을 쌓기 위해 진행한다고 생각하여 노션을 이용한 업무 방식을 제시했습니다. 큰 조직에서 일하시는 분들이라 조금 어려워하셨지만, 이번 기회를 통해 새로운 업무 방식을 경험시켜드리고 싶었습니다.
이 글은 제가 참여한 사이드 프로젝트에서 노션을 사용했던 방법과 이를 통한 경험을 공유하는 내용입니다.
2. 업무 규칙
제가 진행하고 싶었던 업무 규칙은 아래와 같습니다.
- 모든 업무 관련 내용은 노션의 프로젝트 관리 페이지에 업로드한다.
- 의견, 질문, 요청, 반박 등 업무에 관련된 내용은 해당 업무 페이지에 작성한다.
- 특정 사람의 업무에 의견을 전달할 때는 노션 페이지에서 멘션 한다.
- 최대한 문서를 위주로 소통하며, 문서가 이해되지 않을 때 통화를 요청한다.
- 대면 또는 화상 회의가 필요하면 주최자는 회의의 목적과 주제를 미리 공유한다.
- 참석자는 해당 회의에서 발언할 내용을 참석 전에 준비한다.
이번 프로젝트의 목적은 새로운 업무 방식의 경험이 아니기 때문에 가볍게 흘려서 들려주었습니다. 이 방식으로 업무를 하면 좋고, 그게 아니라도 이렇게도 일을 할 수도 있구나를 알려주고 싶었어요.
3. 노션 페이지 소개
강의 및 컨설팅을 진행하며 초보자들이 가장 어려워했던 부분은
노션이 좋은 건 알겠는데 어떻게 써야 할지 모르겠다
였습니다. 그래서 항상 제안한 방식은 템플릿이었죠. 파워포인트 템플릿을 다운로드하여 내용만 바꿔 사용하듯이 글자만 입력하면 노션을 사용할 수 있도록 최대한 간단하게 페이지를 만들어두었습니다. 그리고 만들어진 페이지를 사용할 수 있도록 초보자 가이드 페이지를 만들었죠.
프로젝트 페이지의 메인 화면은 아래와 같습니다.
프로젝트 기획서는 엑셀과 파워포인트에 작성되어 있었습니다. 프로젝트를 시작하기 전 브리핑을 통해 전달받은 내용이라 노션의 페이지에 맞게 정리만 조금 해두었습니다.
내용은 공개할 수 없어 로렘 입숨을 사용했습니다.SWOT 분석까지 완벽하게 되어 있었습니다.
내용은 공개할 수 없어 로렘 입숨을 사용했습니다.멤버 역할 페이지는 노션을 이렇게도 사용할 수 있다는 걸 보여드리기 위해 만들었는데 팀은 많고, 멤버는 적다 보니 오히려 더 보기 불편해졌습니다. 이렇게 만들지 마세요.
익명을 위해 요즘 즐겨보는 '어게인 마이 라이프'의 등장인물 이름을 빌려 썼습니다.회의록 페이지는 템플릿을 만들어 '새로 만들기' 버튼을 누를 때마다 미리 지정한 서식이 똑같이 나타납니다.
DB 최상단에는 날짜, 참가자를 넣었습니다. 컨설팅했던 기업에서는 참석해야 하지만 못하는 사람들을 위해 '참조자' 항목을 넣고 참석 못한 사람들을 멘션 하여 그분들이 회의록을 읽어볼 수 있게 만들었습니다.
회의록 맨 위에는 오늘 회의의 논의 주제를 넣을 수 있게 해두었습니다. 주제를 작성하는 곳에는 해당 주제에 필요한 페이지를 멘션하고, 페이지 아래 필요한 논의 내용, 결정 사항, 할 일 등을 넣을 수 있도록 만들었습니다.
논의 주제에 '/목차' 블록을 만들어 두면 주제를 일일이 작성하는 것보다 더 편리합니다.
회의록의 마지막에는 회의록 작성에 필요한 페이지를 쉽게 불러오기 위해 프로젝트 관리 DB를 불러왔습니다. 프로젝트 추가 보기를 클릭한 다음 페이지의 링크를 복사하고 붙여 넣으면 멘션 페이지를 통해 쉽게 페이지를 불러올 수 있습니다.
회의가 종료된 후 새로운 업무를 추가한다면 프로젝트 관리 DB에 바로 추가할 수 있게 만들었습니다. '업무 추가' 버튼을 클릭한 후 '새로 만들기' 버튼을 클릭하면 프로젝트 관리 DB에 진행 전 업무로 추가되어 회의 후 바로 할 일을 체크할 수 있습니다.
프로젝트 관리 페이지는 가장 많이 작성해야 하면서도 가장 어려워했던 페이지라 최대한 간편하게 만들었습니다. 진행 전, 진행 중, 진행 완료로 나눠져 있고, 카드를 옮기기만 하면 되는 것이죠. 세부 내용은 페이지 안에 작성해달라고 요청했습니다.
마지막 초보자 가이드는 이 페이지의 간단한 사용법 정도를 넣어두었습니다. 최대한 제가 페이지를 만드는 리소스를 줄이고자 노션의 공식 도움말과 지원 페이지를 활용했습니다.
협업을 할 때는 프로필 설정을 해야 멘션을 편하게 할 수 있기 때문에 프로필 작성 가이드를 전달했습니다.
그 외에도 공동 작업을 한다거나 프로젝트 관리 페이지에서 업무를 추가하는 등 다양한 상황을 최대한 간결하게 작성했습니다.
회의록 작성 방법도 넣어보았습니다.
4. 결과 및 개선 방안
결과부터 말씀드리자면 이상적인 협업 방식은 나오지 않았습니다. 페이지 내용에 추가해야 할 내용이 댓글에 추가되어 있기도 하고, 노션에 작성해야 할 내용은 카카오톡에 올라왔고, 급할 땐 회의록을 엑셀에 썼다가 추후에 노션에 다시 정리하곤 합니다. 잠시라도 카카오톡을 보지 않으면 전화가 오기도 하죠.
가장 큰 원인은 관성이었습니다. 기존의 업무 방식이 너무 익숙해서 그 방식을 버릴 수가 없죠. 게다가 새로운 방식으로 업무를 하려면 평소 예상하는 시간과 노력보다 더 필요하니 투입할 여력이 없었죠.
이 문제를 개선하려면 일단 세 가지부터 갖춰야 한다고 생각합니다.
1. 업무 방식을 변경하고자 하는 사람의 리더십
2. 참여자의 의지
3. 참여자에 대한 강제력
업무 방식을 변경하고자 하는 사람이 리더십을 가지고 참여자들을 독려하고 요청을 해야 합니다. 이번 프로젝트에선 저였지만 업무 방식에 대한 경험을 가볍게 여겨 강하게 진행하지 못했습니다. 제가 반성해야죠.
참여자의 의지 또한 필요합니다. 참여자들은 바뀌면 오히려 귀찮고, 안 바뀌어도 크게 상관이 없습니다. 기존 방식이 익숙하기 때문이죠. 그래서 변경하고자 하는 사람(이 프로젝트에선 제가)이 계속 참여자들에게 요청하고 부탁하고 귀찮게 굴어야 합니다. 새로운 업무 방식이 기존 업무 방식보다 더 편하다는 걸 느끼고 스스로 움직일 때까지요. 그런데 참여자들의 의지가 없다면 참여자들은 저를 만나기 싫어할 것입니다.
가장 편리한 방법은 강제력이죠. 권력으로
업무 방식 변경해!
라고 하면 참여자들은 피할 수 없으니까요. 그래서 조직의 리더나 회사의 대표님을 설득하는 게 가장 어렵지만 가장 쉬운 방법입니다. 강제력이 있다면 참여자의 의지는 없어도 됩니다.
5. 느낀 점
업무 방식은 조직마다 천차만별이고, 기존 방식의 관성을 쉽게 벗어날 수 없기 때문에 업무 효율이 올라가는 방법을 찾았다고 해도 쉽게 바뀌지 않습니다. 업무 방식을 바꾸면 안 그래도 많던 업무가 더 많아지거든요. 도구의 사용법을 새로 익혀야 하고, 새로운 업무 방식도 익혀야 하니까요. 변경된 업무 방식을 빠르게 파악하고 바로 실행할 수 있는 사람은 정말 일을 잘하는 사람이죠.
+
위에서 작성한 업무 규칙을 봤을 때 누군가는
저건 당연한 거 아니야?
라고 생각할 수 있는 항목들도 보이실 것입니다. 세상엔 다양한 사람이 있듯이 조직에도 마찬가지라 당연한 일도 없고, 당연한 일을 어쩔 수 없이 하지 못하는 경우도 많습니다. 조금씩 경험하고 스스로 고쳐나갈 수밖에 없죠.
혼자 일 잘하는 방법보다 협업을 잘하는 방법이 성공에 더 가까워진다고 합니다. 사람의 생각이 다른 만큼 다양한 조직이 더 효율적으로 굴러가도록 돕겠습니다.
조직의 업무 효율 향상을 위한 강의, 컨설팅, 콘텐츠를 제작합니다.
강의 및 컨설팅 문의 : https://sireal.co
