노션과 연동되는 할 일 관리 앱 Akiflow
다른 할 일 관리 앱 다 때려침
노션과 연동되는 할 일 관리 앱 Akiflow
나는 할 일 관리를 노션 주간 플래너로 관리했다. 한 주의 내용을 한눈에 파악할 수 있어 계획을 세우기 쉬웠기 때문이다. 그런데 최근 프로젝트 개수가 늘어나고, 각 프로젝트 별 할 일이 많아지면서 노션으로는 내용이 많아지고 관리가 안 되는 것을 느꼈다. 특정 시간에 알림이 울렸으면 하는데, 노션은 알림 기능이 조금 불편하기도 하고, 캘린더와 연동이 안 되는 것도 불편했다. 그래서 Todoist나 Ticktick 그리고 Zapier를 활용해 노션과 연동하는 템플릿을 제작했는데, 할 일을 생성할 순 있지만 완료 체크가 되지 않아 연동을 포기했다. 그때! 가뭄의 단비 같은 앱이 나타났다!
존경하는 분의 소개를 받아 Akiflow(아키플로우)라는 앱을 알게 되었다. 아키플로우를 소개받을 때 가장 마음에 드는 3가지는 1) 강제 플래닝 2) 단축키 3) 노션과 연동이었다. 하나씩 살펴보자. 이 글은 아키플로우라는 앱을 소개하고 메일, 캘린더, 노션 등 다른 앱들과 연동하는 방법을 설명한다.
Akiflow(아키플로우)의 가장 좋은 점 중 하나는 매일 아침 Inbox를 비울 수 있게 해주는 점이다. 나는 할 일이 생각나면 일단 Inbox에 넣어둔다. 할 일이 쌓여있는 Inbox를 매일 정리해야 하는데 생각보다 쉽지 않아서 무작정 넣다 보면 너무 많이 쌓이고, 결국 또 다른 Inbox를 만들게 된다. 생산성에 빠진 사람들은 Inbox를 비우고 싶은 욕망에 붙잡히는데 아키플로우는 딱 3가지 액션을 통해 Inbox를 비울 수 있게 해 준다.
Plan : 지금 당장 계획하거나
Snooze : 며칠 뒤로 미루거나
Someday : 언젠가 할 일로 미루거나
이 3가지를 통해 매일 아침 Inbox를 비우고 오늘 일정과 할 일에 집중할 수 있게 해 주어 다른 주간 플래너를 이용하던 것보다 생산성이 훨씬 올라간다. 자세한 설명은 2. 단축키에서
1. Daily Planning / Shotdown
Akiflow(아키플로우)에서 가장 마음에 들었던 장점 중 하나는 강제로 그날의 할 일을 계획해야 한다는 것이다. 물론 사용자의 의지로도 할 수 있지만 이 글을 읽고 있는 사람들은 이미 생산성에 빠졌기 때문에 매일 할 일을 계획하게 만들어주는 것 자체가 아주 매력적으로 다가왔을 거라 생각한다. 내가 원하는 시간을 설정하면 그 시간에 매번 아래 화면과 같은 창이 나타나면서 Daily Planning 기능이 실행된다.
Daily Planning을 실행하면 먼저 어제 일정과 할 일을 Review 한다.
(Daily Shotdown과 같다)
1번 패널은 어제 일한 총업무는 몇 시간인지, 각 카테고리 별로 얼마나 일을 했는지 보여준다. 그 아래에는 어제 일정을 보여주는데, 이는 구글 캘린더와 연동되어 있어서 내 일정과 할 일을 동시에 파악할 수 있다.
2번 패널은 어제 완료한 할 일들을 보여준다. 어떤 업무들을 완료했으며, 완료한 할 일 중에 보충이 필요하거나 완료한 할 일 중 추가로 작업하거나, 완벽히 할 일을 끝내지 못했을 때에는
3번 패널인 Pending으로 옮겨 놓아도 된다.
4번 패널은 어제 한 할 일과 일정을 캘린더 형태(시간 순)로 보여준다. 어제 몇 시에 내가 무슨 일을 했고, 어떤 일정이 있었는지 손쉽게 파악할 수 있다.
마지막 5번 패널의 Next를 누르면 오늘의 Planning으로 넘어간다.
Today's work로 넘어오면 비슷한 레이아웃에 조금만 달라졌다.
1번 패널에서는 오늘의 목표가 무엇인지 먼저 묻는다. 생성되어 있는 할 일 중에서 오늘 반드시 해야 하는 목표 3개를 지정할 수 있고, 목표로 지정하면 무지개 빛으로 할 일이 강조된다. 바로 아래에는 Plan을 통해 미리 오늘로 계획해둔 할 일이 총 몇 시간이고, 카테고리 별로 몇 시간의 업무인지, 내 캘린더에 등록된 일정은 몇 시간인지 보여준다.
2번 패널에서는 어제 활동하던 중 Inbox에 넣은 할 일들을 보여준다. 앞에서 말했다시피 할 일이 생각나면 무작정 Inbox에 넣어두는데 어제 바로 처리하지 않고 Inbox에 남아 있는 할 일은 오늘 아침 Plan, Snooze, Someday로 분류하는 것이다.
3번 패널에서는 오늘의 계획(Plan)된 할 일을 보여준다.
4번 패널에서는 오늘 계획된 할 일을 일정과 함께 보여준다. 일정에 반드시 넣어야 할 일이 있고, 일정과 관계없는 할 일이 있는데, 일정에 영향을 미친다면 3번 패널에 있는 할 일을 4번 패널로 드래그 앤 드롭하면 일정으로도 잡을 수 있다. 이때, 특정 버튼을 누르면 할 일을 일정처럼 등록할 수도 있다. 내 캘린더가 외부에 공개된 캘린더 거나 Whattime, Calendly같은 서비스를 이용하고 있다면 해당 시간에 다른 일정을 잡지 않도록 만드는 것이다.
이렇게 1, 2, 3, 4번 패널에서 Inbox를 모두 비우고 오늘의 할 일과 일정을 정리한 다음 5번 패널의 Done 버튼을 누르면 Daily Planning이 끝난다.
2. 단축키
Akiflow(아키플로우)에서 가장 마음에 드는 점 중 또 한 가지는 단축키다. 소개를 받을 때에도 언급하셨는데, 아키플로우에서 일어나는 대부분의 일을 마우스에 손을 대지 않고 단축키로 설정할 수 있다. 예를 들면 할 일을 등록할 때에는 Option + Space를 누르면 화면에 Spotlight 같은 작은 창이 나타난다. 이 창에다가 할 일, 시간, 우선순위, 라벨 등을 입력하고 Enter를 누르면 등록된다.
Inbox에 있는 할 일을 분류하는 것도 편리하다. 아래처럼 각 단축키를 누르면 된다.
기능 : 단축키
Create Task : C
Plan : P
Snooze : S
Someday : Cmd + S
Labels : #
Priority : !
Day 1 ~ 5 : 1 ~ 5(숫자)
Weekly : W
Monthly : M
Upcoming : U
Filter : Shift + F
Sorting : Shift + S
등등 이외에도 알아두면 편리한 단축키들이 훨씬 많다. 이 Akiflow(아키플로우)의 Daily Planning 기능과 단축키들을 이용하면 내 Inbox 정리가 훨씬 편해진다.
백문이 불여일견. 아래 영상을 통해 어떻게 작동하는지 살펴보자
3. 연동
Akiflow(아키플로우)의 연동 또한 끝내준다. 구글 캘린더, Gmail, Slack, Notion 등 다양한 앱들이 연동된다.
구글 캘린더는 등록한 일정을 Akiflow(아키플로우)에서 보여줘 위에서 설명한 일정과 할 일을 동시에 관리할 수 있고, 업무에 얼마나 시간을 소요하는지도 보여준다.
Gmail은 받은 메일에 별표를 누르면 Akiflow(아키플로우)의 할 일로 등록된다. 그리고 할 일을 완료하면 Gmail에서 별표가 사라진다. (정확히는 별표 편지함에서 삭제되고, 메일의 별표는 그대로 있더라. 언젠가 고쳐지겠지)
Slack을 연동하면 메시지에 북마크 하면 내 할 일로 등록된다. 마찬가지로 할 일을 완료하면 북마크에서 사라진다. 잔디(JANDI)에는 할 일 등록 기능이 있었지만 다른 할 일 앱과 연동되지 않는 점이 아쉬웠다.
Notion은 데이터베이스와 연동할 수 있는데, 아직 관계형 데이터베이스나 Status, 체크박스 속성 연동이 안되어서 조금 아쉽긴 하지만 Select 속성만으로 충분히 좋다. Notion과 연동 방법에 대해 알아보자.
Notion - Akiflow(아키플로우) 연동 방법
Akiflow(아키플로우)와 노션의 연동은 데이터베이스로만 되기 때문에 노션에 데이터베이스를 만들어주어야 한다. 그전에 노션 API를 사용해야 하는데, 노션 API를 처음 사용하는 사람은 이 글을 먼저 읽어보고 노션 API 사용 권한을 얻어야 한다.
노션 API 권한을 얻었다고 가정하고 연결해보자.
1. 노션 데이터베이스 생성
우선 노션에 연결할 데이터베이스(DB)를 만들어야 한다. 아래와 같이 원하는 페이지에 데이터베이스를 만들자. 여기서 주의할 점은 진행 상태를 표시할 속성이 '선택'속성이다.
2. Akiflow(아키플로우) -> Settings -> Integrations -> Notion을 클릭한다.
3. Connect 버튼을 클릭
4. 페이지 선택하기 클릭
브라우저에 노션과 Akiflow(아키플로우)를 연결하는 페이지가 나온다.
5. 원하는 페이지 선택
생성한 데이터베이스가 있는 노션 페이지를 선택한 후 '액세스 허용' 버튼 클릭
6. Akiflow(아키플로우)에서 데이터베이스 설정하기
Akiflow(아키플로우)의 Integration -> Notion에 들어와 데이터베이스 연결을 해주기 위해 Workspaces에 있는 Add 버튼 클릭
7. Akiflow(아키플로우)에서 데이터베이스 설정
1번 패널에서 생성한 데이터베이스를 선택
2번 패널에서 연결된 데이터베이스의 '선택'속성을 클릭, Done(완료) 일 때 속성과 Undone(미완료) 일 때 속성을 각각 선택해준다.
8. Akiflow(아키플로우)에서 추가 설정
Date에서는 노션 데이터베이스에 만들어둔 날짜 속성을 선택 하면 Akiflow(아키플로우)에서 Plan을 선택한 것처럼 해당 날짜에 할 일을 입력해준다.
모두 설정을 완료 후 Save Changes를 클릭하면 연동이 완료된다.
9. 연동 확인
아래 영상을 통해 노션 데이터베이스에 할 일을 추가하면 Akiflow(아키플로우)에 할 일이 자동으로 추가되고, Akiflow(아키플로우)에서 할 일을 완료하면 노션에서 완료되는 모습을 볼 수 있다.
Akiflow(아키플로우)에서 만든 할 일을 노션으로 넘길 수 없고, 노션의 다른 속성들을 이용할 수 없지만 이 정도 기능만 있어도 노션의 데이터베이스에 생성되는 업무들을 자신의 할 일 목록에 쉽게 넣을 수 있기 때문에 아주 만족스럽다.
10. 노션 데이터베이스를 다른 동료들과 함께 사용한다면
다른 동료들과 연동한 데이터베이스를 함께 활용해, 내 업무가 아니라 다른 사람들의 업무까지 내 Akiflow(아키플로우)에 들어온다면 이를 필터링할 수 있다. Akiflow(아키플로우)의 노션 설정에서 아래 이미지처럼 Only pages assigned to me를 선택하고 노션 데이터베이스에서 사람(Assign) 속성을 선택해주면 나에게 할당된 할 일들만 내 아키플로우에 넣을 수 있다.
아직 iOS 베타테스터 앱을 사용 중이라 기능이 많이 부족한 것은 알고 있다. 사용 전에 이런 기능이 없다는 것을 인지해보셨으면 한다. 이런 것들을 고려하더라도 나는 Akiflow(아키플로우)가 너무 좋아서 잘 사용하고 있다.
- 스마트폰 알림 기능이 없다. 나는 대부분 Mac에서 사용하기 때문에 모바일 알림 기능이 아직 딱히 필요하진 않은데, 꼭 필요하다면 다른 앱들과 연동해서 사용하면 된다.
- 스마트폰에서 공유할 때 앱이 아직 나타나지 않는다.
- Akiflow(아키플로우)에서 할 일을 입력하고 노션에 넣을 수 있는 방법은 없다(이건 없어도 될 듯)
- Label이 하나씩만 선택된다.
- 메인 할 일에 서브 할 일을 만들 수 없다.
그 외에도 다른 할 일들에 비해 불편한 점은 많겠지만, 개인적으로 너무 만족한 상태로 사용하고 있다.
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