업무 우선순위만 바꿨을 뿐인데
여러분은 하루 업무 중 무엇을 먼저 하시나요?
보통 중요하고 긴급한 일부터 먼저 해야 한다고 알고 있나요? 실제로 많은 사람들이 중요성과 긴급성을 가지고 업무의 우선순위를 정하곤 합니다. 하지만 이제부터 중요하지 않고 긴급하지 않은 일부터 없애 보세요.
중요도 긴급도 매트릭스라고도 얘기하는 우선순위 매트릭스는 스티븐 코비의 유명한 베스트셀러 저서인 “성공하는 사람들의 7가지 습관”에 나오는 시간관리 매트릭스 때문입니다. 그러니까 원래 이 매트릭스는 우선순위 매트릭스가 아니라 시간관리 매트릭스란 말이죠.
시간관리 매트릭스는 사실 중요하고 긴급한 일보다는 중요하지만 긴급하지 않은 일에 더 시간을 들이라고 합니다. 그래야 위기나 급박한 문제 같은 중요하고 긴급한 일을 줄여주기 때문이죠.
그렇다면 어디에서 시간을 줄여야 할까요?
당연히 중요하지 않고 긴급한 일, 또는 중요하지도 않고 긴급한 일에서부터 시간을 줄여야 하겠죠. 그리고 중요하지만 긴급하지 않은 일을 빨리 처리해야겠죠.
이제 제가 하려는 말을 눈치채셨나요? 스티븐 코비의 시간관리 매트릭스를 업무 우선순위로 본다면 가장 먼저 할 일은 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일을 없애는 겁니다(Delete). 그 다음은 중요하지 않은데 긴급한 일을 다른 사람에게 위임하는 겁니다(Delegate). 그 다음엔 중요하지만 긴급하지 않은 일은 어떻게 할 것인지 결정하는 겁니다(Decide). 마지막으로 남은 중요하고 긴급한 일을 하면 되겠죠(Do).
업무 우선순위 매트릭스우리가 하루나 주간 업무를 계획할 때 가장 먼저 해야 하는 것은 중요하지도 않고 긴급하지도 않을 일을 Delete 하는 겁니다.
그래야 중요하고 긴급한 일에 집중할 수 있는 거죠. 똑 같은 업무를 해도 집중해서 할 때와 딴생각하면서 할 때는 천지 차이죠. 누구나 집중하고 전념하고 몰입해야 업무 생산성을 높일 수 있습니다.
그런데 많은 사람들이 업무를 하면서 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일 때문에 머릿속에 잡념이 가득해서 일을 잘 못합니다. 여러분들이 매일 쓰는 To-Do 리스트를 보면 몇 날 몇 주를 걸쳐 그냥 계속 남아 있는 일이 있죠? 중요하지도 않고 긴급하지도 않지만 To-Do 리스트에는 남아 있는 거죠. 왜냐하면 Delete 하지 못했으니까요.
예를 들면 이런 일들입니다.
l 책상 정리
l 컴퓨터 폴더 정리
l 시간 지난 메모 삭제
l 윈도우 휴지통 비우기
l 고객에게 감사 메일 보내기
이런 일은 그냥 Delete 해야 한다는 겁니다.
To-Do 리스트에서 과감히 목록을 삭제해 버려야 잡념이 사라지고 다른 일에 전념할 수 있다는 거죠.
만약 기억력이 좋지 않아 무엇이든 기록해야 하거나, 뭔가 기록하지 않으면 불안한 성격을 가진 사람이라면 쉽게 Delete 할 수 없습니다. 그럴 때는 일을 묶으면 됩니다. 예를 들어 컴퓨터 폴더 정리, 시간 지난 메모 삭제, 윈도우 휴지통 비우기 같은 것은 그냥 ‘컴퓨터 정리’라고 묶으면 되는 거죠.
중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일을 1순위로 Delete 했다면, 이제 2순위인 중요하지 않고 긴급한 일을 Delegate 해야 합니다. 그 일을 다른 사람에게 위임하는 거죠.
고객에게 감사 메일 보내는 일이 자기에게 중요하지 않고 긴급하기만 하다면 주변의 동료나 부서원에게 요청하거나 지시하는 겁니다. 다른 부서에서 온 긴급한 협조 요청 같은 것도 내가 일일이 대응하는 것이 아니라 적절한 사람에게 공을 던지는 거죠.
놀랍게도 많은 사람들이 일을 받으면 그 일을 반드시 자기가 해야 한다고 생각합니다.
그런데 일 잘하는 사람은 자기가 할 일과 다른 사람이 할 일을 구분하죠. 그렇게 해야 팀장이 되고 임원이 되고 사장이 되는 거죠.
만약 다른 사람에게 일을 넘기는 것이 성격적으로 어려운 사람이라면 부서장에게 말해서 업무를 배분해 달라고 하면 됩니다. 부서장에게 가장 중요하고 긴급한 업무 중 하나는 부서원 업무 배분이니까요.
다음과 같은 일은 반드시 Delegate 해야 합니다.
l 내 업무와 상관 없는 다른 부서의 긴급한 요청
l 부서 회의 중에 얼떨결에 맞은 업무
l 특별히 성과도 나지 않고 성과가 나도 내가 가지지 못하는 일
l 내가 하기도 애매하고 안 하기도 애매한 일
l 나보다 다른 사람이 하면 더 잘할 일
3순위는 중요한 일인데 긴급하지 않은 일을 Decide 하는 겁니다. 이때 결정해야 할 것은 그 일을 한다, 안 한다가 아니죠. 그 일은 중요하기 때문에 언젠가는 해야 합니다. 지금 당장 급하지 않을 뿐이죠. 그래서 이런 일은 언제 시작할 건지, 언제 완료할 건지, 언제 보고할 건지를 결정하는 겁니다.
예를 들어 내년 사업을 계획해서 보고하는 일이 있다고 하죠. 이 일은 분명 중요한 일입니다. 그런데 지금이 9월 즈음이라고 해 보죠. 그러면 내년 사업을 계획하기는 좀 이릅니다. 이때 우리가 Decide 해야 할 것은 내년 사업 계획을 언제 시작할 거냐 하는 거죠. 10월에 시작할 수도 있고, 12월에 시작할 수도 있습니다. 그런데 상사에게 12월에 시작하겠다고만 말하면 어떻게 될까요? 상사는 대뜸 “그래서 언제 완료합니까?”라고 물어보겠죠. 여러분이 12월 30일에 완료하겠다고 한다면, 상사는 또 물어봅니다. “초안은 언제 보고할 겁니까?”라고요.
중요하지만 긴급하지 않은 일의 핵심은 시작일, 완료일, 보고일이란 겁니다.
언제 시작할지 언제 완료할지 언제 보고할지만 명확하게 정하면 그 일은 그때 시작하거나 그때 보고하면 되는 겁니다. 그 전까지는 신경 쓸 필요가 없겠죠. 상사에게도 이걸 알려주는 겁니다. 그 일은 언제 시작해서 언제 완료하고 언제 보고하겠다고 상사에게 말하는 겁니다. 그러면 상사도 “그 일은 언제 합니까? 진행은 하고 있나요?”라고 물을 필요가 없겠죠.
이제 4순위로 남은 일은 결국 우리에게 중요하고 긴급한 일입니다. 그건 그냥 Do 하는 거죠. 딴생각할 겨를도 없습니다. 어차피 To-Do 리스트에는 그냥 Do 해야 할 일만 남을 거니까요.
