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by 서진호 Oct 12. 2022

삼성인들은 어떤 미팅 도구를 사용할까?

삼성 브리티웍스 리뷰 제 2 편

본격적인 원격 근무가 시작된 이래로 많은 사람들이 하루 종일 회의에 참석하고 있다. 기존 업무 루틴에 화상 회의가 새롭게 추가되며, 어떻게 하면 능률적인 업무를 할 수 있을까 고민하는 직원들이 늘어나고 있는 현실이다.

비즈니스 리더 800여 명을 대상으로 조사한 결과, 직원들이 회의에 참석하는 시간은 매주 평균 10시간이다. 또한 업무 환경이 디지털 방식으로 변화함에 따라 점차 많은 직원들이 다른 팀원들과 연결해야 할 필요성을 느끼고 있는 것으로 나타났다. 이러한 직원들은 일하는 장소에 상관없이 연결할 수 있도록 발전된 기술을 사용하길 바라며, 체계적으로 준비된 회의와 효율적이고 입증된 회의를 원하고 있다.

직원들의 다양성이 증가함에 따라, 리더들이 회의의 가치를 극대화하는 데 집중하는 것이 그 어느 때보다도 중요해 졌다. 오늘은 그러한 회의 생산성을 높이고 창의성과 혁신 능력을 향상 시킬 수 있는 브리티 미팅과 메신저에 대해 중점적으로 알아보도록 하겠다.

온라인 교육과 기업 면접, 비즈니스 발표까지 원활하게 해 주는 브리티 미팅

먼저 필자와 같은 경우엔 기술 컨설턴트로서 온라인으로 대규모 기술 세미나나 강의를 위해 브리티 미팅을 주로 이용한다. 보통 50명 또는 1백 명의 학생들에게 대규모 기술 세미나를 진행하는데, 브리티 미팅은 타사 대비 무료 사용 시간이 길어 끊김 없이 회의를 진행할 수 있다. 그뿐만 아니라 기술 멘토로서 대학생들이 만든 프로젝트 작품들에 대해 5명이 한 팀으로 구성원들에게 피드백 줄 때에도 사용한다.

물론 대규모 온라인 세미나를 실행하기 전, 프로덕트 마케팅팀과 사전 미팅을 할 때도 브리티 미팅을 통해 진행한다. 브리티 미팅은 한 회의에 전체 참가할 수 있는 인원이 최대 1천 명이기 때문에, 대규모 세미나나 교육을 위한 회의를 진행할 수 있다. 또한 와이파이(WiFi)나 5G 네트워크 통신이 연결되어 있다면, 언제 어디서나 동료들과 즉각적인 회의가 가능하다. 브리티 미팅은 우수한 HD 비디오 화질과 선명한 오디오 품질로 고객 또는 컨설턴트 동료 간의 온라인 미팅을 원활하게 진행할 수 있다.

[그림 1] 언제 어디서든 회의를 예약 및 바로 개설할 수 있는 브리티 미팅 전용 홈페이지

브리티 미팅은 사용자의 편의를 고려한 다양한 특징들이 있다. 우선 첫 번째로 누구나 쉽게 회의를 예약하고 관리할 수 있는 브리티 미팅 전용 홈페이지를 제공하는 것이 눈길을 끌었다. 다우 오피스와 같은 경우에는 미팅 기능이 따로 없기 때문에 별도로 타사의 미팅 앱을 설치해야 한다. 그러나 브리티 미팅은 홈페이지 안에서 회의를 즉시 개설하거나 예약된 회의 정보를 한눈에 확인할 수 있다. 더욱이 외근 중에도 모바일 앱을 통해 간단히 원하는 사용자를 추가하여 회의를 예약하거나 회의 참석이 가능하다. 또한 외부 회사 참석자의 경우 링크 클릭만으로도 간편하게 회의에 참여할 수 있다.

[그림 2] 회의 몰입을 위한 다양한 화면 영상 보기 옵션 지원

둘째, 브리티 미팅은 회의 몰입을 위한 다양한 화면 옵션을 제공하는데, 바로 영상 옵션과 문서 옵션이 있다. 영상 보기 옵션 변경은 [그림 2]에서 보듯이, 2인, 4인, 9인, 16인, 25인 등 회의 목적에 따라 영상 레이아웃을 선택할 수 있다. 만일 25인 이상이 넘을 때는, 책을 넘기는 것처럼 옆으로 넘겨서 영상을 확인할 수 있다.

한편, 문서 보기 옵션에서는 다양한 파일을 함께 보면서 회의가 가능하다. 그리고 회의 중 언제든지 영상 보기와 문서 보기 옵션을 자유롭게 전환할 수 있어, 회의의 몰입감을 더욱 높일 수 있다. 또한 가상 배경을 제공해 재택 근무자에게 민감한 개인 사생활 보호도 가능하다.

[그림 3] 브리티 미팅을 이용한 온라인 비지니스 마케팅 세미나

셋째, 화이트보드에 판서 기능을 통해 온라인 상으로 화면을 바라보는 청중들에게 지루할 틈 없이 좀 더 회의에 몰입할 수 있도록 한다. [그림 3]과 같이 강사가 펜, 형광 펜, 포인터, 도형 그리고 텍스트 입력이 가능한 판서 기능을 사용하여 별표로 직접 그리면서 강의를 할 수 있다. 청중들도 강의 중 이해되지 않는 부분에 대해 손들고 바로 실시간 채팅으로 질문하거나 다수결 투표에 참여할 수 있다. 그 밖에 공유 중인 문서 외 업로드한 타 문서를 사전에 검토하여 안정적인 회의를 운영할 수 있는 문서 검토 기능도 포함되어 있다.

한 가지 외국의 모범 사례를 들어 보자면, 폴란드 내 여러 판매 채널과 1천여 개의 리테일 매장의 효율적인 관리에 어려웠다. 또한 포스터나 리플릿과 같은 마켓 자료가 현장 배포 후 제대로 적용되지 않아 사례가 빈번히 발생했다. 더욱이 현장 점검을 위해 법인 담당자의 잦은 국내 출장 발생 등 어려움이 많이 따랐다. 이러한 문제점을 현장 관리자 태블릿을 통해 즉시 현장 점검할 수 있도록 미팅 시 태블릿 후면 카메라로 현장 즉시 촬영 후 자료를 공유했다. 그런 후 촬영된 이미지 위 브리티 미팅의 판서를 통해 정확한 의사 전달하여 이러한 문제들을 해결할 수 있었다.

한편, 중요한 회의는 녹화하여 업무에 활용할 수 있다. 그러므로 영상이나 문서, 판서 등 회의에 수록된 모든 내용을 윈도우 미디어 파일(WMV) 형식으로 녹화 후 PC에 저장한다. 또한 그런 녹화 파일들은 정보 공유를 위해 브리티웍스를 통해 배포할 수 있다.

예를 들어, 기존에는 삼성전자 부문장 주관 주간회의 참석으로 각 팀장들이 전국 27개 사업장에서 본사로 이동했다. 주간 회의 시 미리 준비되지 않은 현장 자료를 긴급으로 공유할 때나 갑작스러운 회의 일정 변경 시 일정 조율이 어려웠다. 그러나 브리티 미팅으로 사장 및 임원 주간 회의를 대체한 후부터 본인 사무실의 각 자리에서 회의에 참석할 수 있으며, 출장 중인 임원도 해외에서 손쉽게 회의에 참석할 수 있어 업무 효율이 향상되었다. 따라서 브리티 미팅 도입으로 회의 이동 시간을 절감하고 임원 업무 공백을 최소화할 수 있게 되었다. 또한 현장 자료 긴급 공유의 어려운 점은 브리티 미팅 내의 자료 공유 기능으로 즉시 공유하여 빠른 의사 결정이 가능하며, 이동 중 모바일 접속으로 회의 일정 조정을 할 수 있다.

[그림 4] 감성과 직관적인 인터렉션으로 온택트 소통하는 브리티 미팅

넷째, 카카오워크나 네이버웍스에서 아직 지원하지 않는 기능으로, [그림 4]와 같이 의견을 제시했을 때 즉석에서 이모티콘을 눌러 의사 표시를 해 미팅을 좀 더 생동감 있게 진행시킬 수 있다. 이는 사내에서 생일 파티 등 온라인 소셜 활동에 감성 이모티콘으로 티미팅에 활용할 수 있고, 회의나 강의 중 설문을 통해 간편하게 의견을 취합함으로써 양방향 커뮤니케이션을 할 수 있다.

다섯째, 감독자 권한이 들어간 기업 면접을 위한 전용 솔루션을 제공함으로써 인터뷰하는 사람들과 비대면으로 편리하게 인터뷰를 볼 수 있다. 이러한 브리티 미팅의 화상 면접은 삼성전자 신입사원 채용시험 때 커다란 효과를 가져왔다. 코로나 바이러스로 특정 장소에서 집합 시험이 불가하기 때문에, 브리티 미팅을 기반으로 한 모바일 앱을 응시자에게 배포하여 시험 과정 속 부정행위 등의 상황 발생 시 활용했기 때문이다. 기존 온라인 시험을 진행할 때는 실시간 부정 행위를 감독하기 어려웠는데, 브리티 미팅의 기능으로 이를 보완했다. 응시자의 PC와 주변 환경을 감독관이 PC에서 실시간 모니터링하고, 감독관이 주의사항, 신분증 확인, 쉬는 시간 안내 등을 진행하여 집합 시험과 최대한 비슷한 환경을 조성하여 기업과 응시자들에게 비용을 절감시키는 효과를 가져왔다.

[그림 5] 맥북 화면을 공유하여 원격 조정 화면

여섯째, 간편하게 PC 화면을 공유하거나 원격으로 제어할 수 있다. 다시 말해, [그림 5]와 같이 전체 화면 뿐만 아니라 오피스 문서, 동영상, 개발 도구 등 특정 프로그램을 화면에 공유 가능하며, 공유 화면 제어권을 주고받으며 손쉽게 공동 편집할 수 있도록 원격 제어를 할 수 있다는 뜻이다.

삼성전자 연구소와 같은 경우, 사업부 개발자 부서와 하드웨어 디자인 연구소가 지역적으로 떨어져 있어서 잦은 시내 출장 방문과 코드 리뷰 및 페어 코딩에 필요한 장비를 별도로 구입해야 하는 문제가 발생하였다. 더욱이 현장 이슈 발생 시 즉시 해결하는 데 어려웠다. 그러나 브리티 미팅의 원격 제어 기능을 이용하여 별도의 출장 없이 페어 코딩이 가능하여 기존의 물리적 거리로 발생하는 어려움을 해결했다.

협업 도구와 업무 시스템을 유기적으로 연결하는 브리티 메신저

브리티 메신저는 메일, 미팅, 드라이브와 함께 사용하는 브리티 웍스의 협업 솔루션의 한 종류다. 또, 언제 어디서나 팀원들과 빠르게 협업하고 업무 시스템 정보를 공유 받아 처리할 수 있는 기업용 메신저이다. 아울러 중요 메시지 저장, 예약 발신, 휴가 상태 표시 등 임직원 워라밸과 에티켓 등을 제공한다. 또한 협업 도구와 업무 시스템을 유기적으로 연결하여 지능적인 업무 공간을 제공한다. 그렇다면 좀 더 심화하여 브리티 웍스와 연계된 주요한 특징에 대해 알아보자.

첫째, 기획안에 대해 논의를 하거나 공유할 때, 브리티 메신저의 부서, 과제, 프로젝트 단위로 구분된 공간(워크스페이스)에서 업무를 공유하고 피드백을 할 수 있다. [그림 6]에 보듯이, 브리티 드라이브와도 연동하여 기획안 파일을 실시간으로 공유해서, 바로 그 기획안에 대한 의견을 댓글로 달 수 있다. 그러한 정보들은 ‘한눈에 모아보기’로 업무를 상시 공유하고 소통하기 때문에 히스토리를 체계적으로 관리할 수 있는 강력한 협업 도구이다.

[그림 6] 기획안 공유 및 논의를 위한 게시 메시지

또한, 내부 협업과 외부 협업 공간이 완전히 분리되어 내부 기업정보를 안전하게 보호할 수 있다. 예를 들어, 외부인은 결재를 통해서만 초대가 가능하며, 공유된 파일은 다운로드가 불가하고 조회만 가능하게 하는 등의 제한을 둘 수 있다. 또한 채팅 중에 원 클릭으로 즉시 위에서 나열한 브리티 미팅을 개설하여 영상 회의를 시작할 수 있다.

둘째, 기업 업무시스템과 실시간 연동하여 대화방에서 즉시 확인하고 처리할 수 있다. 예를 들어, 사내의 전사적 자원 관리(ERP) 또는 고객 관계 관리(CRM) 시스템이나 외부의 워크데이(Workday) 또는 세일즈포스와 같은 소프트웨어 서비스(SaaS)의 기업 업무 시스템으로부터 브리티 메신저로 다양한 정보와 이미지를 카드 형태로 확인한다. 또한 그러한 알림 메시지를 메신저에서 손쉽게 확인한 다음, 별도의 업무 시스템 접속 없이도 답장 형태로 업무를 완료할 수 있다.

[그림 7] 경영 정보나 개인 경비 신청 및 처리하는 브리티 메신저(발췌: REAL SUMMIT 2022)

예를 들어, 영업 등 외근이 잦은 직원들은 외부에서 접근이 어려운 전사적 자원 관리 시스템에 모바일을 통해 간단하게 접속할 수 있다. 경비 등 간단한 사내 업무 처리를 브리티 메신저를 통해 할 수 있어 업무 효율도 상승될 수 있다. 또한 IT 시스템 운영자는 사내 시스템 이상 상황 등의 이벤트 알림을 실시간으로 수신하고 주말, 야간 부재중 일 때 모바일로 긴급 알림을 받고 사전 설정된 대응 프로세스에 따라 즉시 조치할 수 있다.

셋째, 가상 비서인 챗봇과 실시간으로 대화하며 지능적으로 간편하게 업무를 처리할 수 있다. 예를 들어, 메신저 대화방에서 가상 비서에게 인간이 사용하는 자연어로 지시하면 챗봇이 사용자의 의도를 파악하여 결과를 전달한다. 따라서, 가상 비서와 업무시스템을 연계하여 대화방의 업무 지시에 따라 빠르게 업무를 처리할 수 있는 것이다. 그다음 회의 아이템과 관련된 기사 취합을 위해 메신저 창에 인공지능 기반 대화형 업무 자동화(RPA) 채팅 봇을 호출하여 기사 검색을 정리하고 메일 전송을 자동으로 실행한다. 따라서, 브리티 메신저뿐만 아니라 업무에 꼭 필요한 다양한 협업 도구와 자동화 솔루션들을 유기적으로 연결하여 협업할 수 있는 편리한 사용성을 제공한다.

마무리

이러한 브리티 미팅과 브리티 메신저의 특징을 살펴보면서 오프라인에서 회의한 것과 동일한 경험을 제공하는 새로운 온라인 커뮤니케이션 방식을 배우게 되었다. 새로운 업무 방식에서는 시간과 공간의 제약 없이 자유롭게 선택하여 탄력적으로 일할 수 있어야 한다. 대면 근무를 하는 사무실 근무와 원격 근무를 하는 재택근무 또는 외부 출장에서 팀 내부나 부서 간, 고객들과 커뮤니케이션이 무엇보다 중요하다.

또한 포레스터 리서치의 수석 애널리스트 앤드류 휴잇에 의하면, 매우 복잡한 환경에 구형 기술이 많이 배치된 기업에 디지털 직원 경험(DEX, Digital Employee Experience)이 유용하다고 말했다. 이러한 디지털 직원 경험은 IT에서 제공하는 디지털 작업 공간에 대한 직원의 전체적인 경험을 말한다. 이는 장치, 애플리케이션, 네트워크 및 최종 사용자 감정 등을 기반으로 하는 경험을 말한다. 따라서 이러한 디지털 직원 경험을 개선할 수 있는 이니셔티브와 플랫폼이 무엇인지 물어본다면 바로 브리티 미팅을 포함한 브리티 웍스라고 필자는 말할 수 있다. 왜냐하면, 이미 수많은 삼성 그룹에서 사용하고 있는 사례가 그 증거이기 때문이다.