협업 툴 팀즈: 팀원들과 협업하기
재택근무로 인해 팀원들과 따로 떨어져서 각자의 집에서 일을 하지만 사무실에서 함께 있었던 때처럼 협업을 해야 해서 어려우셨던 적이 많으시죠? 마이크로소프트 팀즈를 활용하시면 사무실에서 팀원들과 함께 모여서 칠판에 그림을 그리며 아이디어 회의를 하시고, 함께 발표 자료를 보고 이야기를 하셨던 그때처럼 일하실 수 있습니다.
이번 글에서는 협업 툴 팀즈를 활용해서 비대면 환경 속에서도 성공적으로 팀원들과의 협업을 이끌 수 있는 자세한 방법들을 소개해 드리고자 합니다.
1. Whiteboard 기능 활용하기.
팀즈를 사용하시면 큰 장점 중 하나가 바로 Whiteboard (화이트보드) 기능이 포함되어 있다는 거예요. Whiteboard는 아이디어를 함께 스케치하는데 정말 편리한 기능이어서 강력추천드립니다. 미팅 내에서 시각화해서 논의를 해야 하거나, 브레인스토밍 단계에서 쓰시면 정말 좋아요.
아래의 이미지를 보시면 팀즈의 온라인 미팅 내에서, Whiteboard 기능을 선택하셔서 사용하실 수 있는 것을 확인해보실 수 있어요. 팀즈의 온라인 미팅 화면 하단의... (점 세 개 아이콘)을 클릭하시면 Whiteborad를 선택하실 수 있습니다.
Whiteboard 기능은 아래서 보실 수 있듯이, 자유롭게 그림을 그리거나 글씨를 쓸 수도 있고, 포스트잇을 붙이면서 온라인 상으로 자유자재로 시각화해서 서로의 생각을 표현하고 나눌 수 있어요.
해당 기능은 마이크로소프트 서피스 펜과 함께 사용하시면 최고의 효과를 보실 수 있습니다. 서피스 펜을 이용해서 서피스 북, 서피스 프로, 서피스 허브 혹은 서피스 고의 화면에 자유롭게 표현하실 수 있거든요. 서로 떨어져 있지만 동일한 화면에 함께 시각화해서 논의를 할 수 있기 때문에 온라인 협업의 효율을 극대화해줍니다.
저는 시애틀 오피스에 출근해서 일 할 때는, 서피스 허브를 이용해서 전 세계의 팀원들과 협업을 하곤 했는데요. 디지털 칠판과 비슷하다고 생각하시면 될 것 같아요. 떨어져 있음에도 불구하고 어쩜 그리 매끄럽게 한 화면을 보면서 아이디어를 회의할 수 있는지. 처음 서피스 허브를 이용해서 독일팀과 Whiteboard 기능을 이용해서 브레인스토밍을 할 때 저의 충격이 아직도 잊히지가 않네요.
2. M365 협업 기능 활용하기.
마이크로소프트 팀즈와 M365가 연동되어 있기 때문에 팀즈 내에서 M365에 해당되는 사무용 소프트웨어들을 사용하셔서 효율적으로 협업을 하실 수 있습니다. M365에는 흔히들 많이 사용하시는 마이크로소프트 워드, 엑셀, 파워포인트, 원노트, 원드라이브, 아웃룩이 포함되어 있어요.
아래의 팀즈 화면을 보실게요. 팀즈 내의 채널에 업로드된 파워포인트 파일을 제가 클릭하면, 팀즈 내에서 여러 명이 동시에 파워포인트를 보면서 협업이 가능합니다. 만일 해당 파일의 용량이 너무 커서 팀즈 내에서 열어서 보는데 속도가 조금 느리다 싶으시면, 아래에 주황색으로 표시해드린 "Open Desktop App"을 누르셔서 파워포인트로 열어서 보실 수도 있어요. (참고로 저는 파일이 너무 큰 경우에는 이 방법을 자주 사용해서 일합니다.)
"Open Desktop App"을 누르시면 굉장히 매끄럽게 본인의 컴퓨터의 파워포인트 파일로 팀즈 내에서 보고 있으셨던 파일이 열립니다. 파일을 열어보시면 동시에 누가 어디에서 작업을 하는지 한눈에 확인이 가능해요. (참고로 파일의 어떤 부분에서 누가 어떤 작업을 하는지는 팀즈 내 파워포인트에서도 확인이 가능합니다)
아래의 제 컴퓨터에 있는 파워포인트로 팀즈에서 보던 파워포인트 문서를 열었을 때의 환경을 좀 더 자세히 설명드릴게요. 아래 주황색으로 숫자로 표시해드린 부분을 주목해주세요.
1번 부분은 최종적인 업데이트가 언제 되었는지를 보여주는 부분이에요. 누군가와 협력을 한다면 해당 파일이 최종본인지 확인하는 것이 굉장히 중요합니다. 내가 지금 작업하고 있는 파일이 최종본의 아니라면 다시 작업해야 하는 경우가 발생할 수도 있기 때문이죠. 보통 바로바로 서로가 작업하는 부분이 반영이 되지만, 이렇게 저처럼 제 컴퓨터 내의 파워포인트로 환경을 바꾸어서 작업을 하게 되면 그 연동이 조금 느려질 수 있어요. 이 경우에는 1번 부분에서 최종 업데이트가 언제 되었는지 확인하신 이후에, 작업을 함께 하는 동료에게 지금 본인이 보고 있는 파일이 최종 업데이트 본인 맞는지 꼭 확인하시기 바랍니다.
2번 부분은 저와 동시에 해당 파워포인트를 보고 있는 제 동료들이 누구인지를 보여주는 거예요.
3번 부분은 제 동료가 현재 파워포인트의 어떤 부분을 작업하고 있는지를 보여줍니다. 해당 부분은 각자 이름의 이니셜로 표시가 되기 때문에 여러 명이 동시에 작업을 해도 각자 어떤 부분을 수정하고 있는지 한눈에 볼 수 있어요.
4번 부분은 현재 제가 작업하고 있는 부분을 보여주는 거예요. 저의 이니셜로 표시되어 있기 때문에 이 역시도 쉽게 찾을 수 있습니다.
3. 미팅 인바잇과 플래너 잘 활용하기.
팀즈는 아웃룩과 연동이 되어서 팀즈를 통한 온라인 미팅을 팀즈나 아웃룩 어디에서든 스캐줄할 수 있어요. 미팅 인바잇을 만들어서 미팅을 스캐줄링 할 때, 이 미팅 인바잇과 플래너 기능을 잘 활용하시면 온라인상으로 협력하는데 도움이 많이 됩니다.
미팅 인바잇을 보낼 때, 팀즈 내의 Details와 Files 부분을 잘 활용하셔서 사람들에게 해당 미팅을 잘 준비하고 들어올 수 있도록 해주세요. 미팅 준비가 잘 될수록 시간 낭비하지 않고 효율적으로 미팅을 할 수 있습니다.
이를 위해서는, 미팅 인바잇을 만드실 때 아래의 화면에서 보실 수 있듯이 Details 부분에 해당 미팅에서 어떠한 Agenda를 가지고 이야기를 하고 싶으신지 미리 써주세요. 이와 관련된 파일을 Files 탭에 미리 업로드 해주시면 사람들이 미리 해당 파일을 리뷰하고 들어서 더욱 좋습니다.
미팅이 끝난 이후에는, 각자가 Follow-up 해야 할 일들을 팀즈 내의 Planner 기능을 이용하셔서 각자에게 지정해주시면 좋아요.
아래의 화면에서 보실 수 있듯이 (참고로 아래는 모바일 환경입니다), Planner 기능을 이용해서 각자에게 미팅 후의 Follow-up 할 업무를 나눠 주시면 "Assigned to me" 부분에서 어떤 일을 해야 하는지 한눈에 볼 수 있어요. 팀즈 채널 별로 업무의 리스트 별로 나에게 할당된 Task도 나누어서 볼 수 있고요.
4. 팀즈의 미팅 화면 세팅 잘 활용하기. (Together Mode 포함)
팀즈 내의 미팅 화면을 자유자재로 세팅하셔서 온라인으로 함께 효율적으로 일하실 수 있습니다. 아래의 화면에서 보실 수 있으시듯이, 소수의 몇 명만 화면에 보이게 설정하실 수도 있고, 많은 사람들의 얼굴이 동시에 보이게도 설정하실 수 있어요. (현재 최대 49명까지 동시에 보이게 할 수 있습니다)
미팅 내에서 발표되고 있는 자료와 발표자, 그리고 다른 참가자들의 얼굴을 동시에 보고 싶으시다면 아래와 같이도 미팅 화면 설정이 가능합니다. 저는 개인적으로 이렇게 발표자료와 발표자, 그리고 저에게 중요한 주요 사람들의 비디오 화면을 동시에 보는 것을 좋아해요. 사람들의 표정과 반응을 살피면서 동시에 발표자료를 볼 수 있어서 미팅에 제가 좀 더 효과적으로 참여할 수 있게 되거든요.
저는 팀즈의 Together Mode를 정말 좋아합니다. Together Mode는 온라인 미팅에 참여하고 있는 사람들이 마치 한 공간에 함께 보여 있는 것처럼 이미지 편집을 해서 아래와 같이 보여주는 기능이에요. 마치 한 공간의 의자에 앉아 있는 것 같아 보이죠? 이렇게 화면을 보면서 상대방과 이야기를 하면, 위에서 보셨던 분할된 네모 화면 속의 비디오로 상대방을 보는 것과는 완전 다른 느낌이 듭니다. 떨어져 있지만 한 공간에서 좀 더 연결된 듯한 느낌이 들어서 협력을 하는데도 정서적으로 도움이 되는 것 같아요.
*Disclaimer: 저는 현재 마이크로소프트 본사에서 일을 하고 있는 직원이지만, 제가 Brunch에 쓰는 글은 저의 개인적인 의견일 뿐, 저희 회사를 대변하는 공식 입장이 아님을 밟힙니다.
