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by Bridge IT Apr 10. 2021

협업 툴 팀즈: 기술적 부분 세팅하기

재택근무로 인해서 다양한 온라인 협업 툴들을 사용하게 되었죠. 저는 그중에서 마이크로소프트 팀즈를 매일 회사에서 사용하고 있습니다. 어떻게 하면 마이크로소프트 팀즈를 잘 활용해서 성공적으로 팀원들과 함께 일하실 수 있을 지에 대해 소개해 드리려고 해요. 가장 먼저 팀즈의 기술적 부분 세팅에 대한 꿀팁을 공유하고자 합니다.

1. 팀즈 디바이스 간 연결 설정하기.

제가 팀즈를 좋아하는 이유 중 하나가 여러 가지 디바이스 간의 연결이 매끄럽기 때문입니다. 저는 휴대폰과 제 랩탑을 번갈아가면서 팀즈를 사용합니다. 이때 휴대폰-랩탑 간의 팀즈 연결이 굉장히 부드러워요.

해당 기능을 잘 활용하시면 중요한 이벤트에서 백업 디바이스를 설정해두심으로 예상치 못한 상황 속에서도 침착하게 다른 디바이스로 팀즈 미팅을 부드럽게 이어받아서 미팅을 성공적으로 하실 수 있으니 꼭 미리 익혀두시기를 추천드립니다.

또 개인적으로 잠시 밖에서 퀵하게 일을 보고 와야 해서 미팅의 일부를 랩탑으로 조인하실 수 없을 때, 휴대폰을 이용해서 해당 부분을 들으시고 집에 돌아와서 랩탑으로 부드럽게 이어받아서 들어가실 수 있기 때문에 굉장히 편리합니다. 이 경우 해당 팀즈 미팅을 휴대폰으로 들어왔는지 랩탑으로 들어왔는지 전혀 표시가 나지 않으며, 휴대폰에서 랩탑으로, 혹은 랩탑에서 휴대폰으로 디바이스를 바꿔서 미팅에 들어가도 아무런 표시가 나지 않아서 좋아요.

팀즈에서 이렇게 다양한 디바이스 간에 연결을 해서 Flexible 하게 일을 하실 수 있는 방법을 알려드릴게요. 저의 경우 랩탑과 휴대폰의 두 가지 디바이스를 자유롭게 오고 가면서 미팅에 참여하기 때문에 해당 부분으로 설명드리겠습니다.

제가 현재 제 랩탑에서 팀즈 미팅에 참여하고 있는 경우에, 휴대폰으로 팀즈 미팅에 동시에 들어가는 경우입니다. 즉 기존 디바이스는 랩탑이 되고, 새로운 디바이스는 휴대폰이 되는 거예요. 하기의 이미지는 이 상황에서 제 휴대폰으로 팀즈 미팅에 들어갈 때 나오는 이미지입니다.

하기의 왼쪽 화면을 보시면 현재 제가 랩탑에서 이미 조인해있는 미팅이 화면 상단부에 표시됩니다. 주황색으로 표시해드린 부분을 보시면 "In progress"라고 써져 있죠? 해당 부분에서 Join을 클릭하시면 됩니다.

Join을 클릭하시면, 하기의 오른쪽 이미지에서 보실 수 있는 것과 같이 두 가지 옵션이 제시됩니다. "Add this device"와 "Transfer to this device"라는 두 가지 옵션입니다.

첫 번째 옵션인 "Add this device"는 새로운 디바이스를 (즉 여기서는 제 휴대폰이죠) 옵션으로 추가해두는 방법입니다. 이 경우 새로운 디바이스의 오디오와 비디오는 미팅에서 전혀 나오지 않게 됩니다. 이미 제 기존 디바 이서인 랩탑에서 오디오와 비디오가 나오고 있으니깐요. 해당 옵션은 중요한 발표를 하실 때, 혹시나 랩탑에서 진행하시던 팀즈 미팅에 기술적인 문제가 생길 경우를 대비해서, 백업으로 휴대폰으로 팀즈 미팅을 이어서 하실 수 있도록 미리 휴대폰을 백업 디바이스로 추가해두실 때 사용하시면 좋습니다. 참고로 해당 기능은 중요한 온라인 이벤트를 할 때 연사들에게 백업으로 항상 준비시키는 중요한 부분입니다.

두 번째 옵션인 "Transfer to this device"를 선택하시는 경우에는, 제가 해당 미팅에 참여하고 있었던 기존 디바이스 (여기서는 제 랩탑이죠)의 오디오와 비디오가 꺼지고, 새로운 디바이스 (제 휴대폰)의 오디오와 비디오가 켜지게 됩니다. 해당 옵션은 제가 랩탑으로 미팅에 참여하다가 잠시 밖에 나갈 일이 생겨서 휴대폰으로 미팅을 이어서 듣고 싶을 때 자주 사용하는 기능입니다. 혹은 제가 중요한 발표를 랩탑으로 하고 있었는데 랩탑에서 기술적인 문제가 생겨서 팀즈 미팅의 연결이 끊겼을 때, 휴대폰으로 이어받아서 미팅을 할 때도 종종 이용합니다.

2. 팀즈 백그라운드 이미지 설정하기.

팀즈를 사용하실 때 기술적으로 설정해 두시면 좋은 것 중 하나가 바로 팀즈 비디오로 보이는 본인의 백그라운드 이미지를 설정하는 것입니다. 팀즈 비디오로 보이는 것은 본인의 얼굴뿐 아니라, 얼굴 뒤로 보이는 백그라운드도 포함되기 때문이죠. 이 백그라운드가 무엇이냐에 따라서 본인의 이미지를 상당히 좌지우지할 수 있습니다. 우리가 중요한 미팅에서 프로페셔널한 이미지를 유지하기 위해서 정장을 입는 것과 비슷한 이치라고 생각하시면 됩니다. 따라서 업무를 위한 비즈니스 미팅을 하실 때는 본인의 백그라운드로 본인의 사생활 공간이 보이는 것은 좋지 않습니다.

저의 예시를 보여드릴게요. 아래 왼쪽 이미지의 팀즈 비디오 화면을 보시면 제 뒤로 저의 침대가 보입니다. 이렇게 개인 사생활, 특히나 침대와 같은 공간이 보이면 프로페셔널한 이미지를 만들 수 없겠죠? 이 경우, Blur 기능 (백그라운드 흐리게 하기) 기능을 사용하셔서 오른쪽 이미지와 같이 만들어 주시기를 추천드립니다.

만일 본인 뒤로 보이는 백그라운드가 본인의 프로페셔널한 이미지를 향상하는데 도움이 된다면 굳이 해당 기능을 사용하시지 않으셔도 됩니다. 예를 들어서, 저희 회사 시니어리더십 분들은 본인 뒤에 책이 가득 차있는 책꽂이를 두시더라고요. (그 책을 다 실제로 읽으시는지 가끔 궁금하지만) 이런 백그라운드라면 오히려 긍정적인 이미지를 만들어 줄 수 있으니, 그냥 두시는 것도 좋습니다. 참고로 일부러 본인의 사생활 백그라운드를 이런 용도로 프로페셔널하게 꾸미시는 분들도 종종 있더라고요.

팀즈 내에서 백그라운드 흐리게 하기 (Blur) 기능을 이용하시고 싶으시면 다음과 같이 하시면 됩니다.

미팅에 조인하시기 전에, 하기의 빨간 화살표가 가리키고 있는 아이콘을 클릭하셔서 "Blur"이라고 표시되어 있는 화면을 클릭하신 다음에 "Join Now"를 누르셔서 미팅에 조인하시면 됩니다.

이미 미팅에 조인하신 상태이시라면, 미팅 화면 하단의... (점 세 개 아이콘)을 클릭하셔서 "Blur my background"를 클릭해주시면 됩니다.

만일 나는 백그라운드를 흐리게 하고 싶지 않고, 다른 공간으로 설정하고 싶으시다면 비디오 아이콘을 누르신 다음에 팀즈에서 제공되는 다른 백그라운드 이미지를 고르시고 하단의 "Apply"를 눌러주시면 됩니다. 어떤 백그라운드 이미지를 고르실지 고민이 되신다면, 궁금하신 백그라운드를 클릭하신 다음에 하단의 "Preview"를 눌러주시면 해당 백그라운드에서 본인이 어떻게 보이는지 미리 확인해보실 수 있어요.

나는 나만의 백그라운드 이미지를 따로 사용하고 싶으시다면, 하기의 왼쪽 이미지에 노란색으로 표시해드린 부분의 "+ Add New"를 누르셔서 원하시는 이미지를 추가해주시면 됩니다. 제 팀원들 중에서는 본인이 찍은 재미있는 백그라운드 이미지를 매일 다르게 설정해서 미팅에 들어오는 분도 있는데요. 이 경우 해당 백그라운드 이미지에 대해서 재미있게 이야기를 할 수 있어서 서로 친해지는데 도움이 되더라고요.

3. 팀즈 백그라운드 오디오 최적화하기. (노이즈 캔슬링)

팀즈의 오디오를 최적화하셔서 미팅 시 주변 소음을 없앨 수 있는 꿀팁이 있습니다. 마치 노이즈 캔슬링 이어폰을 이용한 것 같은 마법과 같은 효과여서 강력 추천드립니다.

온라인 미팅을 할 때 주위에 본인이 통제할 수 없는 소음이 발생하는 경우가 있으시죠? 예를 들어서 저는 집 공사를 할 때의 드릴 소리 나 잔디 깎는 소리가 너무 커서 미팅에서 상대방이 제 목소리를 듣지 못할까 봐 걱정했던 적이 많았습니다. 이 경우 팀즈에서 간단한 오디오 환경 설정을 통해 노이즈 캔슬링을 해서 성공적으로 미팅에 참여할 수 있었어요.

팀즈의 오른쪽 상단에 있는 본인의 얼굴 부분을 클릭해주세요. (하기 이미지 1번 부분)

여러 가지 선택 옵션들이 나오는데 그중 "Settings"라고 써져 있는 톱니바퀴 모양의 아이콘 (하기 이미지 2번 부분)을 클릭해주세요.

Settings에서 "Devices"라고 써져 있는 부분을 클릭해주세요. (하기 이미지 3번 부분)

Noise Suppression 부분을 "High"로 설정해주세요. (하기 이미지 4번 부분)

이렇게 설정해두시면 본인의 목소리 이외의 백그라운드에서 들리는 소음들이 자동 제거되는 노이즈 캔슬링 효과를 보실 수 있습니다. 단, 해당 기능은 녹음되고 있는 미팅에서는 지원이 되지 않는다는 점 유의해주세요.

저는 해당 기능을 잘 활용해서 이러한 고모집 대공사 속에서도 성공적으로 미팅을 했습니다^^ 이 정도 공사의 소음도 캔슬링 될 정도면 꽤 괜찮은 기능이죠?

4. 팀즈 채널 알림 해지 설정하기.

팀즈를 사용하시다 보면 본인이 추가되어 있는 채널에서 너무 많은 알림을 받는 경우가 생깁니다. 특히나 본인이 속해 있는 채널의 수가 많을수록 이런 알림 들을 엄청나게 많이 받게 되는데요. 팀즈 로그인했을 때 알림이 이렇게 수십 개 혹은 수백 개 떠있으면 굉장히 스트레스받습니다. 마치 휴가 다녀와서 아웃룩을 켰을 때 수백 개의 이메일을 확인할 때와 비슷한 스트레스라고나 할까요.

이런 알림 들을 본인의 업무 니즈에 맞춰서 설정해두시면 중요한 채널의 알림만 받으심으로 일을 집중해서 하실 수 있습니다. 즉, 본인의 업무에 직접적인 연관이 없는 채널이라면 하기의 방법을 사용하셔서 알림을 해지해 두시기를 추천드립니다.

팀즈 채널 알림 해지 설정을 하는 방법은 두 가지가 있습니다.

첫 번째 방법은 해당 채널에서 직접 알림 해지 설정을 하시는 방법입니다.

해당 채널의 이름 오른쪽에 있는.. (점 세 개 아이콘)을 클릭해주세요. (하기 이미지 1번 부분)

Channel Notifications라는 종모양의 아이콘을 클릭해주세요. (하기 이미지 2번 부분)

Off를 클릭해주시면 해당 채널의 알림을 받지 않게 됩니다. (하기 이미지 3번 부분)