온라인 발표: 내용 잘 전달하기
이번 글에서는 비대면 온라인 환경 속에서 성공적인 발표를 하기 위한 저의 두 번째 꿀팁을 소개해드리고자 합니다.
앞선 글에서는 온라인 발표를 위한 장비 세팅을 함으로, 어떻게 효과적인 시청각적 이미지를 청중들에게 전달해 줄 수 있을지에 대해 다뤄봤는데요. 이제 효과적인 발표 환경을 구축했으니, 그 발표 환경 속에서 어떻게 하면 효과적으로 발표 내용을 잘 전달할 수 있을지에 대해서 자세히 살펴볼게요.
우선, 온라인과 오프라인의 발표 환경 차이에 대해서 짚고 넘어갈게요. 온라인 환경 속에서 발표를 할 때는 오프라인 환경 속에서 발표를 할 때와 다음과 같은 주요 차이점을 가지고 있어요.
1. 시간이 제한적이다.
온라인 환경 속에서는 발표의 길이가 오프라인 발표와 비교했을 때 훨씬 짧아지게 됩니다. 예를 들어, 오프라인 환경 속에서의 45-50분짜리 발표는, 온라인 환경 속에서는 15-20분 정도로 짧게 진행됩니다. 온라인 환경 속에서는 시간이 제한적인만큼, 발표시간을 효율적으로 활용해야 합니다.
이때, 단순히 오프라인 발표자료를 재활용하려고 해서는 안됩니다. 온라인 발표 환경에 맞게, 더욱 짧고 간결하고 임팩트 있는 발표자료를 다시 만들어야 합니다. 발표시간이 절반 이상으로 짧아진 만큼, 이 소중한 제한적인 시간 속에서 가장 중요한 내용만 골라서 효율적으로 전달할 수 있어야 하기 때문입니다.
2. 오프라인과는 청중들의 에너지가 다르다.
온라인 환경에서는 연사와 청중이 같은 공간에 있지 않기 때문에 연사-청중 간의 상호작용에 있어 제한이 많이 생깁니다. 온라인 환경 속에서는 오프라인 환경과 비교했을 때, 연사들이 발표 에너지를 청중들에게 전달하기가 힘들어지기 때문입니다. 오프라인에서 정말 활기찬 연사들을 만나면 그 긍정적인 에너지를 발표를 들으며 전달받을 수 있지만, 온라인 환경 속에서는 웬만해서는 연사들의 에너지를 전달받기가 힘들어지죠.
그렇기 때문에 오프라인 환경 속에서보다 온라인 환경 속에서 발표를 할 때 2-3배 이상으로 오버를 해서 발표를 해야 합니다. 그래야 온라인 환경 속에서 스크린을 통해서 발표를 볼 때, 조금이라도 연사의 에너지가 청중들에게 전달되기 때문입니다.
3. 더 많은 방해 요소 (Distraction)으로 부터 청중들의 집중도를 유지해야 한다.
온라인 환경 속에서 발표를 할 때는 청중들의 집중도를 잃기가 쉽습니다. 오프라인의 경우 청중들과 연사가 한 공간 안에 있기 때문에, 청중들이 좀 더 연사들에게 집중을 하게 됩니다. 즉 청중들이 딴짓을 하기가 힘듭니다. 연사가 바로 앞에서 발표를 하는데 대놓고 딴짓을 하기는 힘들잖아요? 하지만 온라인 환경의 경우, 연사가 청중 앞에 없기 때문에 청중들이 딴짓을 하기가 쉬워집니다. 연사의 발표를 들으면서 동시에 할 수 있는 일이 많아지죠. 동시에 인터넷 쇼핑을 할 수도 있고, SNS를 할 수도 있죠. 즉, 온라인 환경 속에서는 청중들을 집중시키기가 굉장히 어렵기 때문에, 청중들의 집중도를 높일 수 있는 방법에 대해 철저히 고민해 보아야 합니다.
시간이 제한적이고, 연사-청중 간의 에너지 교환이 어렵고, 청중들의 집중도를 얻기 힘든 온라인 상황 속에서는 발표자료를 더욱 효과적으로 전달하기 위해 소프트웨어를 자유자재로 활용할 수 있어야 합니다.
준비한 발표 슬라이드를 제대로 조절하지 못하는 그 순간, 이미 청중들의 집중도를 잃게 되고, 이미 짧은 온라인 발표시간을 낭비하게 됩니다. 발표 내용 전달만 연습을 하시다가, 실제로 온라인 환경에서 발표를 할 때 준비한 파워포인트 슬라이드를 제대로 조절하지 못해서 당황하는 연사들을 상당히 많이 보았습니다. 온라인에서의 발표 시간은 매 순간순간이 오프라인에서의 발표 시간보다 중요하다는 점 명심, 또 명심해주세요.
발표자료를 효과적으로 전달하기 위해서 어떻게 소프트웨어를 이용하면 좋을지에 대해 살펴보겠습니다.
1. 파워포인트의 Reading View 기능 사용하기
파워포인트 발표자료를 온라인 발표 환경 속에서 자유자재로 조정할 수 있어야 합니다. 이를 위해서는 파워포인트의 Reading View 기능을 사용하시는 것을 추천드립니다.
파워포인트에서 발표를 하실 때 보통 사용하시는 기능은 바로 Slide Show 기능일 거예요. 하지만 이 Slide Show 기능을 사용하시면 사용하시는 컴퓨터 화면의 전체가 파워포인트 슬라이드로 가득 차게 되기 때문에, 발표 동시에 발표 스크립트나 청중들의 반응들 (청중들의 비디오나 채팅 메시지 등)을 확인할 수 없게 됩니다. 따라서 해당 Slide Show 기능은 온라인 환경에서 발표를 하실 때는 추천드리지 않습니다.
위의 Slide Show 기능을 이용하시면 하기의 이미지에서 보시는 것과 같이 화면 전체가 발표 슬라이드로 가득 차게 됩니다. 발표 스크립트나 청중들의 반응은 전혀 살펴볼 수가 없죠.
그 대신에 추천드리는 기능이 Reading View 기능입니다. Reading View 기능은 파워포인트 오른쪽 하단에서 찾아서 이용하실 수 있습니다. 아래에 첨부해드린 이미지의 오른쪽 하단에 노란색으로 표시해드린 부분을 보시면 됩니다.
좀 더 확대해서 보여드릴게요. 오른쪽 하단 부분에, 책 모양과 같은 아이콘이 있습니다. 해당 아이콘을 클릭하시면 파워포인트 발표자료를 Reading View 기능을 이용해서 발표하실 수 있습니다.
Reading View 기능을 이용하면 좋은 점은, 파워포인트 발표자료가 발표하는 연사의 컴퓨터 전체 화면을 차지하지 않는다는 것입니다. 연사가 자유자재로 파워포인트 발표자료의 크기를 조정할 수 있고, 남은 공간에는 연사의 발표에 필요한 워드 스크립트를 띄어두시고 참고하시거나, 발표 협업 툴 (예시- 마이크로소프트 팀즈, 줌 등)을 띄어두시고 청중들의 반응을 살피며 발표를 할 수 있습니다.
해당 기능을 이용할 경우, 해당 파워포인트 자료를 협업 툴 내의 Screen Share를 사용하시면, 청중들은 파워포인트 슬라이드 부분만을 보게 됩니다. 즉, 청중들은 연사의 컴퓨터 화면에 있는 다른 부분들 - 워드 스크립트 파일 혹은 협업 발표 툴 등- 은 볼 수 없습니다. 연사가 파워포인트 슬라이드 자체만 보는 것이 아니라 발표에 필요한 다른 자료들을 보고 발표 중간중간 청중들의 반응을 살피는데 굉장히 유용한 기능입니다. (위에서 보여드린 화면 전체에 발표 슬라이드가 가득 차게 되는 경우와 비교해보세요)
Reading View 기능을 이용한 경우
Slide Show 기능을 이용한 경우2. 마이크로소프트 팀즈의 Presenter View 기능 사용하기
마이크로소프트 팀즈의 Presenter View 기능을 사용하시면 발표 슬라이드와, 발표 스크립트, 그리고 청중들의 반응을 모두 마이크로소프트 팀즈 내에서 한 번에 확인이 가능합니다. 따라서 마이크로소프트 팀즈를 이용하시는 경우에는, 위에서 소개해드린 파워포인트의 Reading View를 사용하시는 것보다 해당 기능을 사용하시는 것을 추천드립니다. 파워포인트 Reading View를 사용하시면 연사가 직접 발표 스크립트 파일, 그리고 발표 협업 툴 소프트웨어를 띄어서 화면 내에서 조정을 해야 하지만, 팀즈를 이용하시는 경우 이미 팀즈 환경 내에서 세 가지 기능을 동시에 사용할 수 있도록 지원해주기 때문입니다.
마이크로소프트 팀즈의 Presenter View 기능을 자세히 살표 보겠습니다. 아래의 화면을 보시면, 왼쪽에는 발표 슬라이드가, 중간에는 해당 발표 슬라이드에서 이야기할 발표 스크립트 내용이, 그리고 오른쪽에는 청중들의 채팅 메시지가, 하단에는 청중들의 비디오 화면을 모두 동시에 확인할 수 있습니다.
해당 기능은 올해 초 마이크로소프트에서 발표한 새로운 기능인데요. 강력 추천드립니다. 저는 회사에서 발표를 하는 경우가 굉장히 많은데요- 해당 기능을 사용한 이후로 발표를 더욱 쉽고 효과적으로 하고 있습니다. 해당 기능 발표에 관련한 자세한 기사는 이곳에서 확인해보실 수 있습니다.
해당 기능을 이용하시기 위해서는 팀즈에서 파워포인트 슬라이드를 Share(화면 공유) 하신 이후에, 오른쪽 하단에 위치한... (하단에 노란색으로 표시해드린 점 세 개 아이콘)을 선택하셔서 "Show Presenter View"를 클릭해주시면 됩니다.
3. 위기상황 대처방안 마련해두기
온라인 상황에서 발표를 하다 보면 예상치 못한 위기상황이 생각보다 자주 발생합니다. 예를 들어서 인터넷 연결이 끊기거나, 갑자기 협업 발표 툴에 기술적 이슈가 발생하는 경우가 있습니다. 생각보다 온라인 상황 속에서 위기상황이 자주 발생하기 때문에 이를 미리 생각하고 대비해야 합니다. 그래야 위기상황 속에서도 발표를 성공적으로 마칠 수 있습니다.
1. 발표 자료 파일의 복사본을 해당 발표에 들어오는 다른 사람에게 공유하시기 바랍니다. 만일 인터넷이 끊기거나 인터넷 속도가 느려져서 연사가 본인의 컴퓨터에서 화면 공유를 중단해야 하는 경우, 파일의 복사본을 가지고 있는 다른 사람에게 발표 파일을 대신 화면 공유해달라고 요청할 수 있기 때문입니다.
2. 휴대폰으로 온라인 발표 소프트웨어에 언제든 접속할 수 있도록 준비해두시기 바랍니다. 만일 컴퓨터로 발표를 하던 상황 속에서 컴퓨터에 문제가 생기게 된 경우, 바로 본인의 휴대폰으로 온라인 발표 소프트웨어에 접속해서 발표를 이어서 할 수 있도록 준비하셔야 합니다.
마이크로소프트 팀즈를 이용하는 경우로 자세히 안내드리겠습니다. 휴대폰에서 마이크로소프트 팀즈로 발표 미팅을 미리 Join 하시면 되는데요. 하기의 이미지를 보시면 Join 하실 수 있는 두 가지 옵션이 있습니다.
Add this device: 컴퓨터로 발표 미팅에 접속하는 동시에, 휴대폰으로도 동시에 접속을 하는 것입니다. 해당 기능을 이용해서 휴대폰으로 동시 접속하시는 경우, 반드시 오디오를 끄고 접속하셔야 합니다. (이를 꼭 확인하셔야 합니다) 만일 오디오를 켜고 접속하시면 컴퓨터와 모바일에서 동시접속을 함으로 컴퓨터로 접속해서 발표하실 때 에코가 들어가게 됩니다.
컴퓨터로 발표를 하시다가 컴퓨터에 발표 환경에 문제가 생긴 경우, 동시접속을 하고 있으셨던 휴대폰에서 오디오를 켜주시고 이어서 발표를 하시면 됩니다. 컴퓨터에 문제가 생겨서 공유하던 발표 슬라이드도 동시에 공유가 중단되는 경우가 발생하기 때문에, 이는 위의 1번에서 안내드렸듯이, 미리 발표자료를 공유한 다른 사람에게 슬라이드를 공유해달라고 부탁하시면 됩니다.
*Disclaimer: 저는 현재 마이크로소프트 본사에서 일을 하고 있는 직원이지만, 제가 Brunch에 쓰는 글은 저의 개인적인 의견일 뿐, 저희 회사를 대변하는 공식 입장이 아님을 밟힙니다.
