아웃룩 활용 스케줄 관리하기
저는 회사에서 미팅이 정말 많은 편이에요. 하루 8시간 근무 시간 중, 최소 절반 이상의 시간에 미팅을 합니다. 제 업무의 특성상, 제가 혼자서 할 수 있는 일보다는 본사 내, 그리고 다양한 글로벌 지사들과 협업을 해서 함께 해야 하는 일이 많아서 더욱 그런 것 같아요.
미팅이 많은 날에는 쉬는 시간 없이 6-7시간을 쭉 미팅에만 있곤 해요. (잠시 화장실 다녀올 시간이 없어서 미팅에 들어가서, "나 지금 6시간 연속으로 미팅하느라고 화장실 갈 시간이 없었는데, 잠깐만 화장실 빨리 다녀와도 되겠니?"라고 말한 적도 많습니다....) 이렇게 미팅이 많은 날에는 미팅에 단순히 참여하는 것만으로도 지치지만, 미팅이 끝나고 해야 하는 Follow-up들도 상당히 많기 때문에, 초과근무를 하게 되더라고요. 미팅 끝나고 바로바로 Follow-up하지 않으면 중요한 부분을 까먹기도 하고 제가 바로 Input을 주어야 일이 진행되는 미팅들이 많이 있으니깐요. (다양한 팀과 협업을 하는 경우, 개개인의 Input이 모두 들어가야만 일이 다음 단계로 진행되는 경우들이 있잖아요- 저의 경우 이러한 성격의 일들이 많습니다)
작년부터 모든 사람들이 재택근무를 하게 되면서, 이러한 상황이 악화되었어요. 기존에도 미팅이 많았는데, 재택근무를 하면서 미팅이 더 많아졌어요. 이게 한두 번 일어나는 일이라면 그러려니 하면서 버티겠지만, 하루의 대부분을 미팅에서만 보내는 날들이 일상이 되다 보니 제 몸이 버텨 나지를 못하더라고요. 그래서 어떻게 하면 일을 최대한 효율적으로 할 수 있을지에 대해서 고민 또 고민하게 되었답니다. 저의 수많은 고민들과 시행착오 끝에 제가 터득한 꿀팁인, 아웃룩을 활용해서 스케줄을 최적화하는 방법을 공유해드리고자 합니다.
1. 미팅 시간과 개인 집중 시간을 최대한 그룹화 하기
가장 효과적인 방법은 미팅 시간과 내가 집중해서 일할 수 있는 개인 집중 시간을 최대한 몰아주는 거예요.
미팅 시간이 너무 띄엄띄엄 떨어져 있으면 낭비되는 시간이 많아서 일의 효율성이 떨어집니다. 저의 실제 예시를 통해서 살펴볼게요. 아래의 왼쪽 캘린더 스케줄을 봐주세요. 실제 미팅 시간은 약 6시간 정도입니다. 그럼 2-3시간 정도는 제가 미팅에 없이 일에만 집중할 수 있는 시간이어야겠죠? 하지만 미팅 시간이 저렇게 띄엄띄엄 설정되어 있으면 제가 집중해서 일을 하기가 힘듭니다. 미팅 한 개가 끝나고, 잠시 화장실 갔다가 물을 마시고 오면 벌써 5-10분 정도가 지나있고, 그러면 남은 20분의 시간 동안 하나의 일에 온전히 집중하기 어렵기 때문이죠. 집중을 해서 하나의 일을 시작한다고 하더라도, 다음 미팅에 들어갔다가 나오면 그 집중의 흐름이 깨지게 돼버려요. 이렇게 집중을 시도하다가 집중의 흐름이 깨지는 일이 반복되고, 결국 나중에는 모든 미팅이 끝나고 난 이후에, (즉 더 이상의 미팅이 나를 방해하지 않을 때) 다시 집중해서 그 일을 하게 되더군요. 결국 저렇게 띄엄띄엄 미팅 시간이 잡히게 되면, 각 미팅 시간 사이의 시간들은 집중해서 일을 하지 못하는 낭비되는 시간이라고 보는 게 맞습니다.
그렇기 때문에 오른쪽의 캘린더 스케줄과 같이 최대한 미팅 시간을 몰아주는 것이 중요합니다. 위와 같이 하루에 6시간 미팅을 띄엄띄엄해야 된다면, 차라리 미팅을 3시간씩 몰아주고, 그 사이에 집중해서 일을 할 수 있는 2시간을 만들어주는 것이 좋습니다. 오른쪽 캘린더 스케줄을 보시면 3시간씩 미팅을 앞과 뒤로 몰았고, 그 중간에 비는 시간이 있죠? 이 시간 동안은 미팅에 방해받지 않고 집중해서 일을 할 수 있는 거예요.
이렇게 미팅 시간을 몰아서 설정하는 데에는 분명 한계가 존재합니다. 어떤 미팅은 제가 주관하는 미팅이 있고, 어떤 미팅은 다른 사람이 주관하는 경우가 있죠. 다른 사람이 주관하는 미팅의 경우 제가 미팅 시간을 조정하기가 힘듭니다. 하지만 내가 주관하는 미팅의 경우 제가 미팅 시간을 어느 정도 조정할 수 있죠. 내가 미팅 시간을 컨트롤할 수 없는 미팅들을 기준으로, 해당 미팅 시간의 앞이나 뒤로 미팅을 주관해서 미팅들을 몰아주는 거예요.
예를 들어볼게요.
만약에 다른 사람들이 주관한 미팅 시간이 아래 이미지에서 왼쪽과 같이 주어졌다고 생각해보죠. 이 상황 속에서 내가 30분짜리 미팅을 스케줄 해야 해요. 어떻게 미팅을 스케줄 해야 나의 시간을 가장 효율적으로 쓸 수 있을까요?
다른 사람이 주관해서 이미 정해진 미팅 시간의 앞 뒤로, 내가 미팅을 주관하는 거예요. 아래의 경우 맨 마지막에 있는 짧은 30분짜리 미팅 시간의 앞이나 뒤에 붙여줌으로 최대한 내가 한 번에 집중할 수 있는 시간을 늘려줄 수 있죠.
미팅 스케줄링의 좋은 예시아래와 같이 미팅을 스케줄 한다면 미팅 시간 사이사이에 낭비되는 시간이 많아지게 되니, 이런 미팅 스케줄링은 지양하는 편이 좋겠죠.
미팅 스케줄링의 나쁜 예시2. 쉬는 시간을 반드시 넣어주기
미팅이 많이 잡히는 경우에는 반드시 짧게라도 쉬는 시간을 넣어주셔야 합니다. 미팅을 몰아서 하는 것이 효율적으로 보일지라도, 쉬는 시간 없이 계속 몰아서 하면 미팅에 집중을 할 수 없고 미팅의 효율이 떨어지기 때문이죠. 우리는 기계가 아니라 사람이잖아요. 적당히 쉬어주면서 일을 해야지 일의 효율도 높아집니다.
쉬는 시간을 넣어주는 방법에는 두 가지가 있어요.
하나는 긴 미팅의 뒤에 내가 집중해서 일할 수 있는 시간을 넣음으로 잠시 휴식을 취하도록 하는 것이에요. 예를 들어서 3시간 미팅, 2시간 집중해서 일할 수 있는 시간, 3시간 미팅이 있다고 생각해볼게요. 그러면 3시간 미팅이 끝난 이후에 바로 이어서 2시간 일에 집중하는 것이 아니라, 30분 정도 쉬는 시간을 갖는 거예요. 맛있는 간식을 먹을 수도 있고, 명상을 할 수도 있고, 낮잠을 잘 수도 있죠. 저는 긴 미팅 후에는 20-30분 정도 짧게 낮잠을 자고 일어나서 일을 이어서 하는데, 정말 좋더라고요.
다른 하나는 미팅과 미팅 사이에 5-10분이라도 짧은 쉬는 시간을 넣어주는 것이에요. 어떤 날에는 어쩔 수 없이 미팅과 미팅 사이에 개인 집중 시간을 넣기가 힘들 때가 있어요. 미팅을 연속해서 6-7시간 해야 하는 경우가 이 경우에 속합니다. 이 경우 저는 제가 주관하는 미팅들을 30분 혹은 60분으로 잡지 않고, 25분 혹은 50분으로 잡아요.
사실 30분짜리 미팅이면 25분 내로, 60분짜리 미팅이면 50분 내로도 충분히 미팅을 진행할 수 있거든요. 이렇게 미팅 시간을 설정하면 미팅과 미팅 사이에 적어도 5-10분의 짧은 휴식시간을 가질 수 있습니다.
하나의 꿀팁은, 미팅 시간을 설정하실 때 미팅의 끝 시간이 아닌 시작 시간을 늦추시는 거예요. 예를 들어서 내가 30분짜리 미팅을 설정한다면, 2:00 pm - 2:25 pm으로 설정하는 것이 아니라 2:05 pm - 2:30pm으로 설정하시는 거죠. 2:00 pm - 3:00pm으로 설정하는 것이 아니라 2:10 pm - 3:00pm으로 설정하고요. 아래와 같이요.
저는 이 꿀팁을 높은 레벨의 시니어급 매니저들과 미팅을 하면서 배웠어요. 제가 저희 팀의 General Manager (제 매니저의 매니저이니 상당히 시니어급 분이죠)와 미팅을 할 일이 생겼어요. 보통 미팅들이 30분 혹은 60분이니깐, 당연히 정시에 미팅이 시작할 줄 알고 2시 정각에 들어갔죠. 그런데 아무리 기다려도 이분이 안 오시는 거예요. 2-3분이 지났는데도 미팅에 늦는다는 메시지도 없고, 미팅에 들어오시지도 않아서 이 미팅을 하긴 하는 것인지, 바쁜 일이 생기셔서 미팅이 취소되는 것인지 어리둥절하고 있었죠. 그런데 2시 5분에 이분이 들어오시더라고요. 그러면서 "너 미팅에 미리 들어와서 나 기다리고 있었지?" 라면서 엄청 웃으시더라고요. 알고 보니 이분이 미팅을 2:05분에 시작하게 해 두신 거예요. 전 너무 습관적으로 정시에 미팅이 시작할 것이라고 생각하고 아웃룩 캘린더 인바 있을 자세히 보지 않고 미리 미팅에 들어왔던 거고요.
이분이 이렇게 말씀하더이다. "미팅 시간을 줄이기 위해서 25분짜리 미팅을 정각에 시작했는데, 보통 미팅이 늘어지게 돼서 25분이 항상 30분이 되더라고. 그래서 나는 아예 미팅을 5분 늦게 시작하게 해서 정시각에 끝나게 설정해두었어. 이렇게 하면 무조건 미팅을 25분 내에 끝내게 돼서 좋아."
생각해보니 그러더라고요! 보통 다른 미팅들은 정시에 시작하는 미팅들이 많잖아요- 2시, 2시 반, 3시 이런 식으로 요. 그러니 다음 미팅에 가기 위해서 지금 하고 있는 미팅을 무조건 정시까지 끝내야 되게 되는 거죠. 그러니 내가 지금 하는 미팅을 아무리 25분짜리로 잡더라도 다음 미팅까지 5분이 남으니 사람들 심리가 그 5분도 마저 써서 미팅을 길게 하게 되는 거예요. 하지만 아예 시작시간 자체를 5분 늦게 시작하면, 다음 미팅에 가기 위해서 정시에 미팅이 무조건 끝나게 되어 있기 때문에 25분만 미팅을 하게 됩니다. 이 방법 강추예요!
참고로 아웃룩 기능 중에서 미팅을 스케줄링할 때 이렇게 짧게 25분 혹은 50분으로 스케줄링하도록 Defaul 설정해두는 방법이 있어요. Outlook Options - Calendar - Calendar Options에 들어가셔서 "Shorten appointments and meetngs"에서 조정해주시면 됩니다. 아래의 이미지 참고해주세요.
3. 아웃룩의 Focus Time 기능 이용해서 개인 집중시간의 효율 극대화 하기
위에서 안내드린 대로 미팅 시간을 최대한 몰고, 개인 집중시간을 만들었어요. 기나긴 미팅이 끝나고 이제 좀 집중해서 일을 해볼까 하는데 중간에 누가 메신저로 말을 걸면 일에 집중하기가 힘들죠.. 이게 정말 급하고 중요한 일 때문에 메시징을 하는 경우를 제외하고는, 솔직히 정말 방해됩니다. 집중해서 1시간이면 끝낼 일을 누군가가 중간에 말을 걸면, 2-3시간이나 걸려서 일을 끝내게 되기 십상이죠.
나의 소중한 개인 집중 시간의 효율을 극대화하기 위해서 Outlook의 Focus Time 기능을 이용하시는 것을 강추드립니다. Outlook에 Focus Time이라는 기능이 있는데요, 이를 이용해서 하루에 1-2시간이라도 내가 다른 사람에게 방해받지 않고 집중하는 시간을 설정하는 거예요. 이 기능을 이용하시면, 아래의 이미지에서 보실 수 있듯이 초록색으로 "Focus Time"이라고 설정이 됩니다.
이 기능이 좋은 것이, Focus Time으로 설정을 해둔 시간에는 Outlook 및 Teams 메신저에서 나의 상태가 "Focusing"으로 표시가 돼요. 이 Focusing은 Do not disturb와 같은 의미입니다. 정말 중요한 일이 아닌 이상은 이 시간에 말 걸지 말라는 거죠. 실제로 Focusing으로 상태 표시가 되어 있는 사람에게 말을 걸려고 그 사람의 프로필에 마우스를 가져다 되면 "이 사람의 현재 상태가 Focusing으로 되어 있으니 엄청 급한 일일 때만 이 사람에게 말을 걸도록 해"라는 안내 메시지가 나옵니다.
아래의 이미지와 같이 Focusing 상태 표시가 되는데요. 바로 저 빨간색 금지 표시가 Do not disturb 상태의 이미지와 같아요. 즉 Focusing 상태일 때는 Do not disturb 상태와 같이 중요한 일 아니면 말 걸지 말라는 거죠. 이렇게 본인 상태가 설정되어 있으면, 상대방도 해당 개인 집중 Focus Time에는 말을 걸지 않습니다. 혹은 정말 급해서 말을 걸 때도 "너의 Focusing 시간에 말을 걸어서 미안한데, 이런이런 부분이 내가 지금 곧바로 필요한데 도와줄 수 있겠니?"라는 식으로 정말 중요한 메시지만 받게 됩니다.
이 Focus Time을 설정하면서 상태 표시 메시지에 하기와 같이 "나 정말로 Focus Time에 집중해서 일을 하고 싶으니 정말 중요한 일인 경우에만 말을 걸어줘"라고 표시해두는 사람들도 종종 있어요. 이렇게 표시해두면 정말로 중요한 일이 아니면 웬만해서는 말을 걸지 않더라고요. 그러면 방해받지 않고 집중해서 일을 할 수 있는 꿀과 같은 Focus Time을 잘 지켜낼 수 있습니다.
이 꿀과 같은 Focus Time을 설정하는 방법은 두 가지가 있어요.
하나는 Outlook의 Cortana를 통해서 설정하는 방법입니다.
Outlook을 사용하시면 Cortana가 Your Daily Briefing이라는 이메일을 매일 보내줍니다. Cortana는 인공지능 비서라고 생각하시면 될 것 같아요! Cortana가 보내는 이 이메일에는 내가 이메일에서 Follow-up 하겠다고 했던 부분들을 표시해서 제가 까먹지 않고 Follow-up 할 수 있도록 리마인드를 해주고, Focus Time을 설정할 수 있도록 해줘요.
아래의 이미지에서 제가 Cortana로부터 받은 이메일을 보면 "Schedule time to focus today"라고 하면서 오늘의 Focus Time을 설정하라고 나와요. 보시면 이미 3:00 pm - 5:00pm은 제가 Focus Time을 설정해두었는데, 추가로 1:30 pm - 2:00pm에도 Focus Time을 설정할 수 있다고 제안을 해주죠. 여기서 "Book" 버튼을 눌러주시면 바로 Focus Time이 지정돼서 굉장히 편합니다.
다른 하나는 Outlook의 MyAnalytics라는 Add-in 기능을 통해서 설정하는 방법입니다.
MyAnalytics 기능을 Outlook에서 추가해두시면 아래서 보시는 바와 같이 Outlook의 Home 메뉴에 MyAnalytics 버튼이 생기게 됩니다. 해당 버튼을 클릭하시면 "Make time for your work. Reserve this week's focus block"이라는 메시지 나오고 (아래 이미지에서 주황색 박스로 표시된 부분입니다) 해당 메시지를 클릭하시면 Focus Time을 설정할 수 있게 됩니다.
이러한 Outlook의 MyAnalytics 기능을 추가하시기 위해서는 아래와 같이 Outlook의 Settings - Org Settings - Services - MyAnalytics를 클릭하셔서 "Insights Outlook Add-in"을 선택해주시면 됩니다. 나머지 옵션인 "Insights Dashboard"와 "Weekly Digest"도 선택하시면 내가 업무시간을 얼마나 효율적으로 쓰고 있는지에 대한 분석 리포트를 받아볼 수 있어서 함께 선택하시기를 추천드립니다. (해당 리포트는 본인만 볼 수 있으며, 절대 매니저나 회사가 볼 수 없으니 안심하셔도 돼요)
이렇게 Focus Time을 설정하러 들어가면 아래와 같이 Focus Time 설정과 관련해서 개인 선호도를 반영할 수 있습니다. Focus Time을 매일 설정하고 싶은지, Focus Time을 하루에 몇 시간 지정하고 싶은지, Focus Time을 오전 혹은 오후에 설정하고 싶은지 등의 개인 선호도를 입력할 수 있어요. 입력 후에는 개인 선호도에 기반해서 나의 Outlook 캘린더에서 가장 적합한 Focus Time을 자동으로 지정해줍니다. 저는 이렇게 Focus Time 자동 지정 기능을 사용하고 있는데 정말 편해요!
*Disclaimer: 저는 현재 마이크로소프트 본사에서 일을 하고 있는 직원이지만, 제가 Brunch에 쓰는 글은 저의 개인적인 의견일 뿐, 저희 회사를 대변하는 공식 입장이 아님을 밟힙니다.
