문서화의 중요성

문득 든 생각_HR

가끔씩 스타트업에 몸을 담고 계시는 담당자 혹은 관리자분들을 만날 기회가 있다. 당연히 HR 혹은 관리업무와 관련된 얘기들이 주를 이룬다. 그 중에서 아쉬운 점들 중 하나는 업무와 관련되어 정리된 문서를 보유하고 있는 곳들이 많지 않다는 점이다. 회사마다의 업무 처리 기준, 제도 등이 있다고 구두로는 공유가 되지만 업무나 제도를 시행한 근거, 진행 방안, 배경, 절차, 기준 등이 상세히 정리된 문서가 없는 경우가 있었다. 사내 게시판에 공지한 정도의 내용에 그치는 경우도 있었고 이 경우에도 내용과 근거가 명확치 못하다 보니 실제 시행에 있어서는 담당자들도 혼란을 겪는 경우도 있었다. 

조직마다 다양한 이유로 취업규칙, 규정 등이 제대로 구비되어 있지 못할 수도 있고 어떤 제도나 업무 절차가 상세하게 기술되어 있지 못할 수도 있다. 하지만 이런 상황이 오래될까 문득 걱정이 앞선다. 빠르고 유연하게 업무 처리를 위해서는 구두 전달 혹은 보고와 그때그때 상황에 맞게 업무를 진행할 수도 있다. 하지만, 이런 상황들을 정리하고 수집하고 다듬는 과정 없이 반복이 된다면 업무가 아닌 이슈가 되어버리고 그 이슈는 계속 발생할 수 밖에 없고 “어떡하지?”라는 생각만 반복될 가능성이 높다고 생각되기 때문이다. 

어떤 업무를 진행하던 간에 구두로만 이뤄지면 확실히 빠른 전달과 실행이 가능하다. 그럼에도 불구하고 문서로 남겨둬야 한다. 문서로 남겨야 하는 이유는 많다. 조직의 히스토리는 구두로만 전해질 경우 왜곡되기 쉽고, 조직 내에서 보유하고 있는 소위 인재들이 떠나면 그 인재들의 머리속에 있는 정보들의 1%라도 남겨야 하고, 업무 기준을 정립하기 위해서는 데이터 수집과 가공이 필요하다. 더 중요한 것은 문서를 작성하는 사람은 그 문서 작성을 위해 애쓰는 시간만큼 생각을 정리하고 스스로를 교육시킬 수 있다. 누가 읽겠어? 라는 걱정은 접어두자. 일단 문서는 읽히는 것보다 직접 작성하는 것에 의미가 있다. 문서로 남겨두면 필요한 시기에 필요한 사람에게 무엇보다 중요한 정보가 되고 조직에서는 자원이 된다. 

보고를 위한 문서 작업이라 해도 좋고, 초반에는 기준 없는 단순 기록이라도 해도 좋다. 보고서든 기록지든 쌓이고 또 쌓이고 수정에 수정을 거듭하다 보면 제도가 되고 규정이 되고 업무 매뉴얼이 될 수 있다. HR을 담당하는 분들과 관리자의 위치에 있는 분들은 이 점을 정말 중요하게 생각했으면 좋겠다.