Notion으로 사업의 기초를 셋업해보자 #5
회계•재무
약 다섯 달 전 Notion으로 기본 운영 체계 셋업하기 콘텐츠를 작성하고 난 이후 정말 감사하게도 몇몇 분들이 글을 재미있게 보았다는 연락을 주셨다.
이번에는 한 독자 분이 요청 주신 ‘각 팀별 페이지를 어떤 식으로 만들었는지 HR파트처럼 나눠 보고 싶다’에 대한 답변으로 ‘Notion으로 재무·회계 업무 관리하기’ 콘텐츠를 작성해보려고 한다!
아마 일반적인 스타트업과는 다른 업종이다 보니 관리하는 방식이 완전히 똑같을 것 같진 않다. 하지만 정말 초기에 최소한의 인원으로 재무·회계 관리를 할 때 조금이라도 참고할 수 있을만한 글이 되었으면 좋겠다(사실 크게 특별한 건 없다..)
아래 설명한 페이지의 기본 템플릿을 드립니다!
오른쪽 페이지 위’···’을 누른 후 ‘복제’를 누르면 템플릿을 복제해 가실 수 있습니다.
템플릿 링크 <- Click
래버리지의 특징과 finance 업무 범위
1. 투자를 받는 회사가 아니다: 그렇다 보니 관리 방식이 조금 더 심플하고 투자 관련된 페이지가 별도로 없다.
2. 내부에서 세무 기장 및 신고를 직접 한다: 실무 담당자님이 래버리지 기장/신고 업무를 직접 하고 있다.
3. 실무 담당자가 1명이다: 실무 담당자가 한 명이다 보니 팀원이 여러 명이면 관리 방식이 조금은 달라질 수 있다.
그렇게 해서 나온 finance 업무 범위와 관련 페이지!
왼쪽은 팀 워크스페이스 비공개 페이지이고, 오른쪽은 효율적인 관리를 위해 공용 스페이스로 빼둔 공개 페이지이다. 1,2,3 차례대로 세 편에 글에 걸쳐서 시리즈로 작성해 보도록 하겠다.
Fin.checklist: 절대 놓치지 않는 업무 관리 틀 만들기
회계·재무 분야의 업무는 다른 직군의 업무와는 달리 주, 월, 연 기준으로 루틴한 업무가 많으며, 기한이 정해져 있는 업무들이 대부분이다.
이런 특성 때문에 실무 담당자가 한 명인 경우에 업무에 구멍이 날 가능성이 매우 높다. 실제로 많은 스타트업들의 재무 분야를 컨설팅하다 보면 부족한 부분이 매우 많은 것이 현실이다. 모든 업무를 월별로 확인할 수 있으면 좋겠다, 모든 업무를 체크리스트로 만들 순 없을까?라는 고민 끝에 업무 체크리스트, 캘린더, 백로그로 구성된 업무 관리 페이지가 나오게 되었다. 체크리스트 관리 방식은 처음에 대표님이 아이디어를 주셨다!! 짱!
업무 체크리스트
주기적으로 챙겨야 하는 모든 업무를 정리해서 한 테이블로 만든다. 사실 처음부터 모든 업무를 완벽하게 리스트로 만들기는 어렵고, 그때그때 생기는 대로 추가하다 보니 현재는 40개 정도의 항목이 나오게 되었다.
1. 데이터베이스 - 테이블로 큰 틀을 만든다.
주기구분: 해당 업무의 주기를 표시해 준다.
남은 일수: due date까지 남은 일수가 나오도록 수식을 걸어준다.
수식: format(dateBetween(prop("Due date"), now(), "days")) + "일 남음”
링크: 해당 업무와 관련된, 업무에 대한 결과를 확인할 수 있는 페이지 또는 자료의 링크를 걸어준다.
주기: 실제로 몇 월에 해당 업무를 챙겨야 하는지 넣어준다.
2. 뷰 기능을 활용하여 [한 달 내] / [전체] 두 가지 뷰를 생성한다.
[한 달 내] 뷰: 한 달 안에 챙겨야 하는 업무 리스트가 나올 수 있도록 필터링을 걸어준다.
필터링: due date를 기준으로 시작일 - 오늘기준 - 이번 월로 세팅
[전체] 뷰: 아무 필터링 없이 due date가 가까운 순으로 정렬해서 모든 업무 리스트를 볼 수 있도록 한다.
캘린더
이제 월별로 어떤 업무를 챙겨야 하는지 한눈에 볼 수 있도록 만들어준다. 이번 달, 다음 달에 어떤 업무를 챙겨야 하는지 미리 예상이 가능하며 업무에 대한 리소스 분배를 효율적으로 할 수 있게 된다.
1. 링크된 데이터베이스를 활용해서 위에서 만든 ‘체크리스트’ 테이블을 갖고 온다.
2. 레이아웃을 보드로 바꾼 후에, 그룹화 기준을 체크리스트의 주기칼럼으로 설정해 준다.
백로그
정기적으로 완료해야 하는 업무 외에도, 프로젝트성으로 장기간 협업해서 진행해야 하거나 추후에 진행해 보면 좋을 것 같은 아이디어들은 요 백로그에 넣어둔다. 일단 넣어놨다가 조금 여유가 생기면 하나씩 꺼내서 진행하고 있다.
템플릿을 만드는 방식은 위 체크리스트와 동일하다. 테이블 형식으로 쉽게 만들어 볼 수 있다.
위와 같은 방식으로 업무를 관리하면 뭐가 좋을까?
사실 비단 finance 뿐만 아니라, 주기별로 정해진 업무가 있는 특성을 가진 분야라면 모두 적용이 가능할 것 같다. 실제로 우리 회사에서는 P&C와 내 업무도 위와 완전히 동일한 템플릿으로 관리하고 있다.
이런 식으로 업무를 관리하면 경험상 세 가지 장점이 있는 것 같다.
1. 초고속 인수인계가 가능하다
스타트업은 대부분 입, 퇴사가 빈번한 편이다. 이전 사람이 나가고 새로운 사람이 들어올 때마다 인수인계 하는 것도 많은 리소스가 들어가는데, 구멍이 나는 부분도 생기고.. 또 수습기간에 핏이 맞지 않으면 다시 새로운 사람을 뽑아야 하는 경우도 생긴다…ㅠㅠ 하지만 담당자가 퇴사하더라도 페이지를 보여주기만 하면 인수인계가 반은 끝난다. 하루 만에도 모든 업무를 파악할 수 있으며, 해당 업무를 할 때 옆에서 한 번씩만 알려주면 끝난다. 실제로 최근에 P&C 담당자님이 새로 들어오셨는데 체크리스트를 보면서 한 달의 사이클을 돌아보고 나니 한 달 만에 그냥 적응해 버리셨다(물론 담당자님 자체가 훌륭하시기도 하지만..!)
2. 업무를 놓칠 확률이 줄어든다
담당자와 관리자가 데드라인에 맞춰서 업무가 잘 완료되었는지 확인이 가능하기 때문에 업무에 구멍이 날 가능성이 거의 없다. 체크리스트 옆에는 결과물을 확인할 수 있는 페이지를 함께 추가해 놓기 때문에 굳이 확인을 하지 않아도 결과물이 있는지만 확인하면 해당 업무가 끝났는지 알 수 있다. 래버리지는 크로스체크를 하기 위해 주 1회 주간 미팅을 진행하거나, 지난주에 어떤 업무를 했고 이번 주는 어떤 업무를 할 것 인지 공유하는 절차가 있긴 하지만 없어도 큰 상관은 없을 것 같다.
3. 1년 사이클의 업무를 한눈에 확인할 수 있다
월별로 어떤 것들을 챙겨야 하는지 알 수 있기 때문에, 업무 리소스와 시간을 효율적으로 정해서 투입할 수 있다. 예를 들어 이번 달에 정기 업무가 많지 않다면 백로그에 있는 프로젝트를 하나씩 꺼내서 진행하는 식이다.
(사이드 팁!!) 관리자용 체크리스트 만들기
추가적으로 이렇게 각 finance, p&c 등 각 팀에서 만든 체크리스트를 관리자 체크리스트와 연결시켜서, 관리자의 업무+담당자의 업무 확인을 한 번에 효율적으로 관리할 수도 있다.
1. 데이터베이스 - 테이블로 큰 틀을 만든다.
이름: 업무명을 작성해 준다.
날짜: 해당 업무를 체크해야 할 날짜 또는 데드라인을 넣어준다. 보통 알림을 걸어놓는 편이다.
2. 테이블의 속성 중 관계형을 추가해 준다(칼럼명: 체크리스트 연결)
위에서 만들었던 담당자의 테이블을 연결해 준다.
내가 체크해야 할 업무명과 관련된 담당자의 업무 항목을 하나씩 추가해 준다.
3. 테이블의 속성 중 롤업을 추가해 준다(칼럼명: 데드라인)
위에서 관계형으로 만들었던 칼럼의 이름을 추가해 준다.
담당자의 체크리스트의 due date속성을 원본으로 가져오면 위처럼 데드라인 리스트로 만들 수 있다.
요즘 노션에 관심 있는 분들이 많아서 스타트업 업계에 있는 분들을 만나면 래버리지 워크스페이스를 보여드리는 편이다. 그럴 때마다 업무 관리하는 것에 대해 가장 많은 관심을 보여주셔서 시리즈의 첫 번째 콘텐츠로 작성하게 되었다. 조금이라도 도움이 되었기를!
Notion으로 이런 건 어떻게 관리하고 있는지 궁금하다! 하는 부분이 있으시다면
amy@leverage.partners 로 이메일을 보내주세요.
By Amy
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