비즈니스 미팅 일정 수립 툴 추천
영업맨 & 비즈니스맨은 필수인 미팅 일정 수립 툴, 아직 없으신가요?
외부 미팅 일정, 언제 만날지 조율하느라 시간을 보내고 계신가요? 일정 조율을 도와주는 일정 수립 툴을 쓰면, 메일을 여러 번 보내지 않고도 외부, 내부 미팅 시간을 확정할 수 있습니다. 조사에 따르면, 세일즈맨이 미팅을 확정하기까지 최소 5.2번의 메일 핑퐁을 반복한다고 하는데요. 미팅 일정 툴을 사용하면 이러한 시간 낭비를 없앨 수 있습니다. 지금부터 국내 미팅 일정 솔루션과 사용법을 소개합니다.
제가 소개해 드릴 솔루션은 바로 리캐치입니다. 리캐치는 B2B 영업을 효율화하는 CRM 솔루션으로, 여러 자동화 기능을 제공하는데요. 그중 하나가 오늘 소개해드리는 미팅 일정 수립 자동화 기능입니다. 리캐치 미팅 일정 수립 기능을 이용하면 캘린더와 메일을 오가며 가능한 시간을 확인하거나 상대방과 되는 시간을 일일이 대조할 필요 없이 자동으로 미팅을 확정하고, 내 캘린더에 추가할 수 있습니다.
회의 일정 조율 툴을 사용하면 좋은 점
불필요한 소통 비용을 줄일 수 있다.
중요한 일정이 중복되는 것을 방지할 수 있다.
캘린더와 연동하여 내 일정을 편하게 관리할 수 있다.
비용 없이 불필요한 시간을 없애 업무 효율을 높일 수 있다.
일정 답장 메일에 답장하는 것을 깜빡하는 것을 예방할 수 있다.
리캐치로 회의 일정 잡는 법
그럼 지금부터 리캐치를 이용해 상대방에게 보낼 수 있는 미팅 일정 수립 링크를 만드는 법을 알려드리겠습니다.
1. 리캐치 로그인
*참고로 리캐치에 로그인하려면 기업 고유의 도메인이 있는 구글워크스페이스 계정 혹은 마이크로소프트 아웃룩 계정이 필요합니다.
좌측 패널에서 [시간 제안]을 클릭합니다. 여기로 이동하면 로그인할 때 연동해 둔 구글/아웃룩 캘린더가 보입니다. 구글 워크스페이스 혹은 마이크로소프트 팀 계정을 사용하고 있다면 팀원의 캘린더를 구독해 보세요. 나뿐만 아니라 다른 팀원의 일정도 확인할 수 있습니다.
여기까지 이동했으면, 상대방에게 미팅을 제안하고 싶은 시간을 캘린더에서 클릭합니다. 그러면 기본으로 30분짜리 일정이 만들어집니다. 30분보다 더 긴 시간으로 회의를 제안하고 싶다면, 마우스를 아래로 드래그합니다.
2. 미팅 세부 정보 작성
캘린더에서 미팅 시간을 하나 이상 선택하면 우측에 미팅 팝업이 생깁니다. 여기서 미팅 이름, 미팅에 참석할 다른 팀원, 주최자, 미팅 장소, 미팅을 저장할 캘린더 등을 원하는 미팅 방식을 설정합니다.
미팅 장소는 곧 미팅의 형식을 의미합니다. 상대방이 여러 미팅 형식 중 특정 형식을 선택하도록 하고 싶다면, 미팅 장소 추가 버튼을 누르고 원하는 방식을 추가하면 됩니다. 리캐치에서는 구글 미트(Google Meet)뿐만 아니라 주소, 전화번호, 온라인 회의 링크 등 원하는 미팅 방식을 선택할 수 있습니다.
3. 미팅 일정 복사해서 보내기
여기까지 완료했다면 회의 일정 제안을 위한 준비가 끝났습니다. 우측 하단 미팅 설정 패널의 [복사하기] 버튼을 클릭하여 가능한 회의 일정 후보들을 상대방에게 전달하면 됩니다. 미팅 일정은 텍스트, 링크된 텍스트, 예약 링크 세 가지 중 하나의 방식으로 전달할 수 있습니다.
이때 텍스트가 아니라 링크된 텍스트 혹은 예약 링크로 복사하여 전달하면, 상대방이 원하는 시간을 선택하여 미팅을 확정까지 할 수 있습니다. 미팅이 확정되면 나와 상대방에게 미팅 확정 알림 메일이 전송되고, 내 캘린더에 해당 일정이 자동으로 추가됩니다. 이때 미팅 설정에서 선택한 캘린더에 해당 일정이 추가됩니다.
*참고: 리캐치 예약 링크를 활용하면 미팅 이전에 이름, 메일 주소, 전화번호 등 회의 이전에 상대방에 대한 정보를 획득할 수 있어요. '워크플로우(웹 폼)' 기능으로 수합하고 싶은 질문을 고도화할 수 있습니다.
미팅 일정 수립 메일 전송 예시:
상대방에게 보이는 리캐치 일정 확정 화면:
이렇게 리캐치를 사용하여 미팅 일정을 제안하면, 불필요한 메일 소통이 줄어듭니다. 또한, 리캐치에서 자동으로 메일로 미팅 리마인더 연락 전송됩니다. 상대방도 미팅 일정을 단순히 '제안'받는 것이 아니라, 자신이 직접 가능한 시간을 '선택'하여 '확정'하는 능동적인 경험을 할 수 있습니다.
리캐치를 이용하면 이러한 일회성 링크 미팅 제안뿐만 아니라 상시로 미팅 예약이 가능한 미팅 예약 '페이지'도 만들 수 있습니다. 미팅 예약 페이지를 웹사이트 혹은 SNS 프로필 등 필요한 곳에 넣어두고, 미팅이 수립될 때마다 슬랙으로 알림이 오게끔 전송해 보세요. 특히 외부 미팅이 많은 세일즈, 사업개발팀이라면 불필요한 시간 낭비를 획기적으로 줄일 수 있습니다.
리캐치로 나만의 미팅 예약 페이지 만드는 방법이 궁금하다면, 아래 리캐치 원문을 참고해 보시는 것을 추천드립니다.
이 글은 Re:catch(리캐치) 블로그 콘텐츠를 기반으로 작성되었습니다.
