PM : 프로젝트 킥오프 미팅

프로젝트 시작을 위한 첫번째 단추

오늘은 프로젝트 시작을 위한 첫 단추인 프로젝트 킥오프 미팅에 대해 이야기해보려 합니다.

안녕하세요. 저는 유니콘 스타트업에서 근무하고 있는 11개월차 프러덕트 매니저입니다.

지난글에서는 PM으로 새로운 프로젝트 시작하기에 대해 담았습니다.

2023년 8월, Product Manager로 직무 전환 후, 2024년 4월 Trade Navigator를 출시했습니다. 이후 직접 영업을 통해 유저와 소통하며 제품의 방향성을 설정했습니다. 영업 과정에서 받은 피드백을 반영해 Order Management System을 개발하기로 결정했습니다. 내부 이해관계자를 설득하기 위해 프로젝트가 회사 전략과 목표에 부합하는지에 대해 제시하여 설득하였습니다. 이 경험을 통해 고객 중심적 사고를 바탕으로 비즈니스 임펙트를 확장하는 경험을 할수 있었습니다.

지난 글 링크 : PM으로 새로운 프로젝트 시작하기

제가 현재 근무하고 있는 회사의 경우, PM의 중요한 역할 중 하나가 바로 "프로젝트 관리"입니다. 즉, 시장에 있는 문제를 정의하여 해결하는 역할뿐만이 아니라, 디자이너, 개발자분들과 함께 제품을 탄생시키고, 프로젝트를 관리하는 역할까지 수행하고 있습니다. 그러한 측면에서 프로젝트 킥오프 미팅은 프로젝트를 원할하게 관리하기 위한 첫번째 단추입니다.

프로젝트 킥오프 미팅에서 PM은 프로젝트에 참가하는 모든 사람들에게 프로젝트를 명확히 이해할수 있도록 설득하고, 동일한 기대치를 가질수 있도록 공유하며, 각자가 맡은 바를 명확하게 이해할수 있도록 해야합니다.

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프로젝트 킥오프 미팅의 목적은?

1) 프로젝트의 목표와 필요성에 대해 모두가 공유한다.

프로젝트 킥오프 미팅에서 가장 중요한 부분은 참가자 모두가 우리가 이 프로젝트를 통해 어떠한 문제를 해결하고 싶은지에 공감하고 이해하는게 필요합니다. 이를 위해 다양한 자료를 준비해서 논리적으로 설명하고, 전체 프로젝트에 필요성에 대해 구성원들이 명확히 이해하는 과정이 필요합니다.

2) 프로젝트의 범위를 규정한다.

규모가 큰 프로젝트를 진행하다보면 프로젝트 범위에 대해 무한적으로 늘어나는 경우가 발생합니다. 이러한 상황에서 명확한 기준을 가지고 프로젝트를 수행하기 위해서는 프로젝트 시작 이전 범위를 규정하는게 필요합니다. 단순히 어떠한 기능을 개발한다 정도가 아닌, 프로젝트 범위에 대한 명확한 기준을 설명하고 이에 따른 프로젝트 수행 단위를 설명한다면 프로젝트 진행 중 생기는 범위 밖 논의를 빠르게 의사 결정할수 있습니다.

3) 프로젝트의 운영 방식에 대해 결정합니다.

회사에서 프로젝트를 진행하다보면 처음 마주하는 사람과도 일할 기회가 있습니다. 또한 기간이 긴 프로젝트의 경우, 인원이 교체하는 상황이 발생할수도 있습니다. 그러한 상황에서 프로젝트 시작 전 프로젝트 운영 방식에 대해 논의하고 결정하는 과정이 필요합니다. 예를 들어 프로젝트 진행 과정은 어떻게 이루어지는지 (디자인 리뷰와 QA등), 주기적인 회의는 얼마나 자주 진행하는지 등의 논의는 작은 요소처럼 보이지만 프로젝트 진행에서 발생하는 리스크를 최소화하기 위해서는 필요합니다.

프로젝트 킥오프 미팅의 진행 방식은?

각자의 방법이 있겠지만 오늘은 저의 방법을 소개해드릴려고합니다.

1) 프로젝트 소개 (배경 및 참여인원)

2) 프로젝트 목표 (OKR)

3) 프로젝트 범위 (Timeline)

4) 프로젝트 운영 방식 (Way of Working)

5) Q&A

1) 프로젝트 소개 (배경 및 참여인원)

프로젝트 시작을 가볍게 저의 소개로 시작합니다. 그리고 참여한 분들을 한분 한분 소개해 같이 업무하는 사람들끼리 서로 인사를 할수 있도록 합니다. 그 이후, 이 프로젝트를 시작하는 배경을 설명합니다. 최근에 진행한 프로젝트 킥오프 미팅의 경우 기존에 판매중인 제품의 확장 위한 프로젝트로, 1) 전사적인 방향성에서 필요성, 2) 고객 피드백의 따른 제품 확장 그리고 3) 제품이 해결하려고 하는 문제에 대해서 설명함으로 프로젝트 배경을 설명했습니다. 이를 통해 참가인원 전부 우리가 이 프로젝트를 수행하는 이유를 명확히 설명합니다.

2) 프로젝트 목표 (OKR)

프로젝트 킥오프 미팅을 하면서 가장 중요하게 생각하는 부분입니다. 우리가 어떠한 목표를 달성하려고 하는지에 대해 소개하고 구성원들의 동의를 얻기위해 1) 정량적 목표, 2) 정성적 목표를 제시하여, 프로젝트의 목표를 제시합니다. 이 과정에서 많이 언급하는 내용은 Objective & Key Result입니다. 흔히 OKR이라고 불리우는 이 프레임워크는 목표(Objective) 를 설정하고 그 결과 (Key Result) 를 측정할수 있도록 도와줍니다.

이번에 제가 진행하는 제품의 가장 큰 목적은 Increase Buyer Engagement 입니다. 즉 플랫폼 사용자 중  사용료를 내고 제품을 사용하는 Paid Buyer User를 늘리는데 있습니다.

이 목적을 달성하기 위해 달성하기 이뤄내야하는 OKR은 아래와 같습니다.

1) Paid Buyer User 숫자 달성

2) 구매 계획 및 오더 관리를 위한 모듈 개발

3) 기존에 개발한 구매 계획 수립 모듈과 오더 관리 모듈 통합 사용 유저 확보

실제 킥오프 미팅에서 사용한 OKR 자료

자세한 수치는 내부 사항이라 밝힐수 없지만, OKR 수립시 Key Result는 측정 가능하며 실현 가능한 수치를 기반으로 세우고 있습니다. 이를 통해 전체 구성원이 현실목표를 세우고 프로젝트 달성을 위해 집중할수 있는 환경을 구성하고 있습니다.

3) 프로젝트 범위 (Timeline)

프로젝트 범위에 대해서 소개할 때 가장 중요하게 생각하는 부분은 Timeline입니다. 우리가 풀려고 하는 문제를 해결하기 위해 PM이 생각한 해결방안을 제시하고, 목표한 시기를 설명합니다. 킥오프 미팅 이전 CPO님과 대화를 통해 대략적인 Timeline을 산출하고 이에 회사와 타협 가능한 버퍼를 설정하여 Timeline에 반영하고 있습니다. 이를 통해 전체 구성원이 프로젝트 범위를 이해하고 타임라인에 맞게 업무를 조정할수 있도록 진행하고 있습니다.

4) 프로젝트 진행방식 (Way of Working)

프로젝트 시작 전 프로젝트 운영 방식에 대해 논의하고 결정하기 위해 Way of Working을 꼭 Project Kick Off Meeting에 하나의 중요한 부분으로 다루고 있습니다. 지금 근무하고 있는 회사의 업무 환경과 개발 환경 그리고 개개인의 성향을 고려해서 Way of Working을 정해서 프로젝트 참여인원에게 공유 중입니다. 특히 이번에 진행하는 프로젝트의 경우 이전 프로젝트를 함께 진행했던 디자이너분과 개발자분들과 함께 하고 있습니다. 따라서 이전 프로젝트 회고 미팅에 나왔던 내용을 기반으로 우리 프로젝트가 일하는 방식을 작성해서 공유해 앞으로 함께 협업할수 있도록 진행하였습니다.

자세한 업무방식 (미팅 주기 등)은 잠시 내려놓고, 이번 프로젝트를 시작하면서 내가 강조한 부분은 2가지였습니다.  

1) Focused on Problem and Solution : 풀어내야하는 문제에 온전히 집중하고 이를 고객 중심적 사고로 해결한다. 해결하는 방법에 대해서는 제한점을 두지말고 토론하며, 능동적으로 대화에 나선다.

2) Organize Effective Meeting for Everyone : 미팅 시작전 아젠다를 선 공유하고, 해당 미팅에서는 그 문제만 해결한다. 서로의 역할을 존중하고 미팅이 효율적으로 이루어질수 있도록 준비한다.

이렇게 프로젝트의 진행 방식 및 업무 방법을 공유하며 한팀으로 이 프로젝트를 진행할수 있도록 진행하고 있습니다.

5) Q&A

프로젝트 킥오프 미팅 중에 나올수 있는 여러 질문에 답변하는 시간입니다. 가장 많이 나오는 질문은 풀어야하는 문제와 OKR입니다. 즉 PM이 발견한 문제는 무엇인지, 어떻게 해결하고 싶어하는지를 더욱 깊이 이해하기 질문들이 대다수이고 PM이 생각하는 프로젝트의 성공지표는 어떠한지에 대한 질문들이 대부분이였습니다.

결론을 지으며

킥오프 미팅은 단순한 시작을 넘어, 프로젝트의 성공적인 완수를 위한 첫걸음입니다. 이를 통해 팀원들이 프로젝트에 대한 명확한 이해와 동일한 기대치를 가지게 되며, 효율적인 운영 방식을 통해 프로젝트 진행 중 발생할 수 있는 리스크를 최소화할 수 있습니다.

마지막으로, 프로젝트의 성공을 위해서는 지속적인 커뮤니케이션과 피드백이 중요합니다. 킥오프 미팅에서 설정한 목표와 범위, 운영 방식을 기반으로 프로젝트가 진행되는 동안 주기적인 점검과 조율을 통해 목표 달성에 한 걸음 더 가까워질 수 있습니다.

프로젝트 킥오프 미팅 이후