보고서 잘 쓰려면 how를 잊지 말자
1. what 만으로는 부족해
많은 사람이 'what'에 비중을 두고 보고서를 작성한다. 행사를 예로 들자면 행사 '준비 필요'라는 식이다. 그런데 어떤 일이든 what 다음에 'so how' 가 있어야 한다. 구체적인 방법을 알려줘야 실제로 일을 할 수 있다는 뜻이다. 단순히 '행사 준비를 해야 한다'고만 하면 바로 행동에 옮길 수 있는 사람은 많지 않고, 그 행동도 중구난방이 될 수도 있다.
실제 어떤 일을 진행하고 결과물을 만들어 내기 위해서라면 how가 담겨 있어야 한다. 이 말은 how를 담기위해 보고서를 작성하는 담당자가 고민해야 한다는 것과 같은 뜻이다. how가 없는 보고서는 딱 거기까지. 그냥 텍스트가 담긴 문서일 뿐이다. 보고서는 어떤 일이나 사업, 행사의 실행을 이끌어내기 위한 중요한 도구라는 점에서 how가 반드시 담겨 있어야 한다. 구체적으로 무엇을 어떻게 해야 하는지 알아야 만 행동으로 이어질 수 있다.
아주 쉬운 예를 들어보자. 학교에서 행사를 준비하면서 '행사 준비를 하자'라고만 하면 학생들은 막연하게 느낄 수 밖에 없다. 하지만 '학교 행사를 위해 각 팀별 역할을 나누고, A팀은 음향 준비, B팀은 장식 준비, C팀은 참가자 명단 작성'과 같이 구체적인 계획을 세우면 훨씬 효율적으로 준비할 수 있다.
2. how를 쓰면 뭐가 달라지길래
잘 쓴 보고서를 보면 아주 미묘한 차이가 있다. 바로 구체적인 실행 방법이 있다는 것. 예를 들어 '안내문 배포' 대신 '안내문 각 세대 직접 전달, 주요 게시판 게시 및 SNS 공유'라고 적으면 훨씬 명확하다. 이렇게 하면 안내문을 배포하는 사람이 정확히 뭘 해야 할지 알 수 있고 업무 질도 올라간다. 보고 받는 사람 입장에서 생각해 봐도 구체적인 보고서가 어떤 결정을 하는데도 더 많은 도움이 된다.
보고서는 어떤 일이나 업무의 이정표라는 점에서 구체적인 실행 방안이 담긴 보고서는 나침반을 가지고 항해하는 것과도 같다. 명확하게 작성하려고 노력할수록 수정해야 하는 피드백도 줄어들고 결과적으로 보고 과정도 빨리, 확실하게 끝날 수 있다. 또 how를 잘 담으면 보고를 받을 상관에게도 신뢰를 줄 수 있다. 보고서 내용이 구체적일수록 상관은 해당 업무에 대한 이해가 높아지고, 중요한 결정을 내리기도 수월해지기 때문이다. 결론적으로 조직 전체 효율성도 높아질 수 밖에 없다.
3. 구체적인 how의 힘
보고서는 일이 어떻게 진행될지, 누가 뭘 해야 하는지를 담은 가이드라인이다. 그래서 작은 문장 하나라도 구체적으로 쓰는 게 중요한데 그 구체적이도록 힘을 들이는 부분은 how에 두는게 좋다. 어떤 부서에 협조를 요청할 때 '협조 필요'라고만 쓰지 말고, 'A부서는 행사 촬영 및 홍보 자료 제작, B부서는 행사 당일 안내 담당'처럼 적는 것이다. 일이 진행될 때 불필요한 갈등이나 혼란을 줄이려면 처음부터 how를 담는 것이 좋다.
how가 제대로 작성되지 않은 문서는 결국 여러 해석의 여지를 줄 수 있는 문서가 되고, 당초 목표와 다른 방향으로 진행되는 요인이 될 수도 있다. 구체적인 지시 없이 일을 맡기면 서로 다른 해석이 생길 수 있다. 이를 막으려면 각 부서가 해야 할 일 how를 명확히 문서화하고 공유하는 과정이 필요하다. 예를 들어 B부서가 행사 당일 안내를 담당한다고 명확히 적어두면 행사 당일 어떤 부서가 어떤 역할을 맡아야 하는지에 대한 혼선이 생기지 않는다. 어떤 사업이나 행사, 업무를 다루는 보고서의 디테일함은 what보다는 how에서 나온다. how가 잘 정리될 수록 행사든 사업이든 그 진행이 원활하고, 목표를 이루는데도 큰 도움이 된다.
보고서를 잘 쓰려면 단순히 '무엇'을 해야 하는지 적는 것에 그치지 말고 '어떻게' 해야 하는지까지 담으려는 노력이 있어야 한다. 상대적으로 what보다 how가 더 많은 고민과 검토가 필요하다. 왜냐하면 '무엇'에 대한 선택지 보다는 '어떻게'에 대한 선택지가 더 많을 수 밖에 없기 때문이다. '행사를 개최하자'는 게 what이라면 '어떤 컨셉으로 행사를 개최할지'는 how가 된다. 전자보다 후자에 대한 선택지가 훨씬 더 많다. 그래서 how를 담는 건 어렵다. 그 많은 how의 선택지 중에 어떤것을 선택할지를 보고서 작성자가 고민하고 검토해야 하기 때문이다. 그러나 그런 고민이 담겨있는 보고서는 실행력을 지니게 되고, 그 보고서를 작성한 사람도 더 자신있게 보고할 수 있다. 내가 쓴 문장에 how가 명확한지를 기준으로 검토하고, 수정하는 습관을 들일수록 보고서를 보는 사람의 입장에서 고민을 많이한 보고서라는 느낌을 줄 수 있다.
