개떡같이 얘기하면 찰떡같이 알아듣지 못한다.

너무 원활하게 끝난 회의는 의심해봐야

부서 내 사람들이나 혹은 다른 기관 사람들이랑 회의를 하다보면 분명 같은 이야기를 나누며 서로 고개를 끄덕인 내용인데 나중에 봤더니 서로 다르게 이해하고 있는 경우가 많았다. 혹은 전달 당시 의도대로 상대방이 이해하고 있지 않은 경우도 있었다. 한 두 번이 아니어서 왜 그런가 곰곰이 생각해 보니 흥미로운 포인트가 있어 공유해본다. '너무 당연한 것'들에서 서로 다른 이해를 불러 일으키는 경우가 많았다는 점이다. 

당연한 것들이 항상 문제

예를 들어 회의에서 '고객 의견을 반영하자'는 누구나 쉽게 이해될 만한 말을 했다고 하자. 하지만 사실 '고객 의견 중 어떤 부분을 반영하고, 이를 통해 제품의 어떤 점을 개선할 것인지'까지는 천차만별로 이해하는 경우가 많다.

마치 '언제 한번 밥 한번 먹자'처럼 너무 당연한 내용들이 사실 구체적인 계획이 없는 경우가 많다는 것이다. '이번 주에 보고서 검토해 보자'라고 말하면 듣는 사람은 단순히 한번 읽어보라는 의미로 이해할 수 있지만, 실제로는 세부적인 피드백과 수정사항을 준비하라는 뜻일 수 있다. 이렇게 서로 당연히 이해할 것 같은 부분에서 차이가 생길 수 있다. 그래서 명확하게 '어떤 방식으로 검토하고, 결과를 언제까지 공유할 것인지'를 설명하는 것이 중요하다. 

이런 일은 비일비재하다. '다음 회의 때 다시 이야기하자'고 말할 때, '다시 이야기한다'는 표현이 사람마다 다르게 이해될 수 있다. 한 사람은 가볍게 검토한다는 의미로 받아들이고, 다른 사람은 심도 있는 논의를 기대할 수 있다. 이런 차이를 줄이기 위해 '어느 정도 깊이로 논의할지'와 같은 구체적인 지점을 명확히 하는 것이 필요하다.. 

회의 중 '다음주 브라운백 미팅 자료를 준비하자'고 상사가 지시했을 때 상사가 의미하는 '자료'의 범위나 준비 수준이 담당자와 다를 수 있다. 상사는 간단한 요약 정도로 생각하고, 담당자는 갑자기 대단한 자료를 만들어야 되나하나 라고 큰 부담을 느낄 수 있다. 그래서 '당연한 것'들을 구체적으로 짚어주는 것이 필요하다.