중요한 일 VS 급한 일 구별하기
중요한 일을 먼저 해야 하나요?
급한 일을 먼저 해야 하나요?
할 일 목록을 만드는 것 업무를 완료하기 위한 첫 번째 단계입니다. 그러나 하루 안에 모든 일을 다 처리할 시간이 부족할 때, 어떤 업무를 먼저 처리할지 어떻게 판단할까요? 효과적으로 업무 우선순위를 지정하면 생산성을 높이고 가장 중요한 업무에 먼저 집중할 수 있습니다.
아이젠하워 매트릭스는 효율적인 워크플로를 수립할 수 있도록, 긴급한 업무와 중요한 업무를 구분하도록 도와주는 작업 관리 도구입니다.
아이젠하워 매트릭스란?
아이젠하워 매트릭스는 긴급성과 중요도에 따라 업무를 체계적으로 정리하는 방법으로, 가장 중요한 업무의 우선순위를 효과적으로 지정할 수 있습니다.
미국의 34대 대통령이자, 제2차 세계 대전 기간에 5성 장군이었던 Dwight D. Eisenhower는 후에 아이젠하워 매트릭스로 발전하게 되는 아이디어를 제안했습니다.
1954년에 Eisenhower는 한 대학 총장의 말을 인용하여 “저에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 종류의 문제가 있습니다. 긴급한 것은 중요하지 않고, 중요한 것은 절대 긴급하지 않습니다”는 내용의 연설을 했습니다.
아이젠하워 매트릭스는 작업을 먼저 해야 할 일, 계획해야 할 일, 다른 사람에게 위임할 일, 하지 않아도 될 일의 네 가지 카테고리로 분류하도록 해줍니다.
<성과를 지배하는 바인더의 힘 중에서>
긴급한 업무와 중요한 업무를 구별하는 방법
긴급함과 중요함이라는 단어는 비슷하게 보일 수 있습니다. 그러나 아이젠하워 원리로 긴급함과 중요도를 분석해 보면 이 둘에는 중대한 차이가 있습니다.
아이젠하워 매트릭스 내에서 긴급함과 중요도를 구별하면, 어떤 업무에 착수해야 하는지, 다른 팀원에게 위임하는 것이 더 나은 업무가 무엇인지 파악할 수 있습니다.
긴급한 업무는 즉시 처리해야 하는 업무입니다. 어떤 업무가 긴급하면 바로 처리되어야 하며 정해진 일정 안에 이 작업을 완료하지 않으면 명확한 결과가 나타납니다. 이러한 작업은 미룰 수 없는 작업이며 이 작업을 미룰수록 더 많은 스트레스를 유발하게 되고 결국 번아웃으로 이어질 수 있습니다.
그로우 마미 예를 들면)
1일 1 경제 읽기 챌린지 신문일기
긴급한 상담하기
학원 수업 준비하기 (문제 풀이)
독서와 글쓰기 (매일 글쓰기)
중요한 작업은 즉각적인 관심이 필요하지는 않을 수 있지만, 장기 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있는 업무입니다. 이 업무가 덜 긴급하다고 해서 중요하지 않은 것은 아닙니다. 보유하고 있는 리소스를 효율적으로 사용할 수 있도록 이 업무를 신중하게 계획해야 합니다.
그로우 마미 예를 들면)
10월 프로젝트 계획하기
온라인 사업 구축을 위한 비즈니스 교육 듣기(정기적인 날짜)
자기 계발 코칭을 위한 강의 듣기(정기적인 날짜)
정기적인 모임 (그로우 마미스쿨 운영)
독서모임(매월 둘째 주, 넷째 주)
긴급한 업무와 중요한 업무를 구별할 수 있게 되면, 업무를 사분면의 아이젠하워 매트릭스에 분류하는 작업을 시작할 수 있습니다.
제1 사분면: 해야 할 일
제1 사분면은 ‘해야 할 일’ 사분면이며, 여기에 긴급하면서 중요한 모든 작업을 배정합니다. 할 일 목록에서 당장 처리해야 하고, 명확한 결과가 따르며, 장기 목표에도 영향을 주는 업무를 확인하면, 해당 업무를 제1 사분면으로 분류합니다.
이 업무는 가장 염두에 두고 있으며, 스트레스를 유발하고 있는 업무일 가능성이 높기 때문에, 이 사분면에 속하는 업무는 분명하게 드러납니다.
제2 사분면: 계획해야 할 일
제2 사분면은 ‘계획해야 할 일’ 사분면으로, 긴급하지는 않지만 중요한 업무를 배정합니다. 이러한 업무는 장기 목표에 영향을 미치지만 당장 처리해야 하는 것은 아니므로 나중에 처리하도록 계획할 수 있습니다.
제1 사분면에 속한 업무를 처리하고 나면 바로, 제2 사분면에 속한 업무를 처리하게 됩니다.
제3 사분면: 위임할 일
제3 사분면은 ‘위임할 일’ 사분면이며, 긴급하지만 중요하지는 않은 모든 업무를 배정합니다. 이 업무는 바로 처리되어야 하지만, 장기 목표에는 영향을 주지 않습니다.
이러한 업무는 개인에게 배정된 업무가 아니기 때문에 특정 역량이 필요하지 않을 가능성이 높습니다. 따라서 이 업무를 다른 팀원에게 위임할 수 있습니다. 팀원이 역량을 강화하는 기회가 되기도 합니다.
제4 사분면: 삭제할 일
할 일 목록을 확인하고 제1~3 사분면에 업무를 추가하고 나면, 업무가 몇 개 남지 않았다는 것을 발견하게 될 것입니다. 남은 업무는 긴급하지도 중요하지도 않은 업무입니다. 중요하지 않고 긴급하지 않은 방해 요소는 목표를 달성하는 데 단지 방해가 될 뿐입니다.
여기서 중요한 TIP
할 일 목록에 처리해야 할 업무가 많이 있더라도, 한 사분면 당 10개의 항목 이하로 제한하도록 하세요.
항목 수를 10개 이하로 제한하면, 아이젠하워 매트릭스가 어수선해지거나 부담스럽지 않게 유지할 수 있습니다.
