성공적인 연말 모임을 위한 최종 점검을 해보자
프리마 스토리
11월 초 로컬스티치 답사 이후 우리는 본격적으로 프로젝트 운영 관리와 마케팅 홍보에 집중하기 시작했다. 운영 관리는 사라님과 다혜님이 집중적으로 맡아서 차근차근 진행했다. 주로 행사 전에 사야할 소품들 구매와 식음료 브랜드사 협찬을 논의했다.
주희님과 나는 마케팅과 홍보 업무를 집중적으로 관리했다. 나는 그 동안의 미팅과 현장 답사를 유튜브 영상으로 찍어서 프리마 유튜브 채널에 업로드했고, 주희님은 인스타그램을 중심으로 홍보를 진행했다. 마케팅에 필요한 메인 포스터도 제작이 됐다. 블랑카님은 이렇게 진행되는 많은 업무들을 구글 스프레트시트와 노션으로 정리하고 체계화 해주셨다.
일이 착착 진행된 덕분인지 목표했던 참석자 50명은 금방 채워졌고 예상 외로 다양한 브랜드에서 식음료 협찬을 해주셔서 운영 비용도 크게 줄일 수 있었다.
어느덧 12월이 다가왔고 연말 파티날 일주일 전, 우리는 로컬스티치 2차 답사와 마지막 미팅을 위해 모이기로 했다.
2차 현장 답사에서 우리가 생각한 것들
로컬스티치 2차 답사에서 중점적으로 본 것은 바로 공간 디자인과 당일 운영이었다. 공간 디자인을 위해 체크해야 하는건 무엇이 있었을까?
테이블 위치와 테이블별 컨셉(MBIT, 직군 등)
메인 포스터 부착 위치
프리랜서 홍보를 위한 문어발 전단지
식음료 세팅 방법
안내문 POP 제작 및 인쇄
파티 현장 촬영
기타 등등등
그 동안 일을 차근차근 진행해왔음에도 막바지에 생각할 게 정말 많았다. 오프라인 이벤트는 정말 마지막까지 체크해야 할 게 많다는걸 또 한 번 느꼈다.
파티 현장 촬영은 사라님의 지인분이 몸소 맡아주시겠다고 자원해주셨다. 파티 현장을 뭔가 전문적으로 촬영하고 싶은 마음이 있었는데 이렇게 전문가 분이 선뜻 먼저 말씀을 해주셔서 정말 감사했고 마음이 든든했다.
공간 구상 중인 팀원들
줄자로 꼼꼼히 체크하는 주희님마지막 점검이었기 때문에 1차 답사 때보다 훨씬 더 많은 시간이 소요됐다. 1차가 15분 정도 걸렸다면 2차 답사는 40분 정도 걸렸던 것 같다. 특히 주희님은 이번 행사에서 공간 운영도 담당하고 계셨기 때문에 직접 줄자까지 챙겨오셔서 테이블과 포토존에 활용할 벽면 길이를 체크했다.
로컬스티치 매니저님과 기기 운용(스피커, 노트북, TV 등)과 주의사항에 대해 전달받고 우리는 마지막 미팅을 하기 위해 1층에 있는 <카페 웍소베러>로 내려갔다.
마지막으로 점검해야 할 것은 무엇일까?
마지막 미팅에서 논의됐던 내용은 바로 연말 파티 당일날 우리가 해야할 일이었다. 예전에 화장품 박람회에 참여해서 알게된 게 있는데 바로 행사라는게 열기만 한다고 알아서 굴러가는게 아니라는 점이었다.
행사 하나가 원활하게 진행되기 위해서는 바로 직전에 준비해야 할 물품들과 공간 세팅, 그리고 운영 인력이 필요했다. 그러기 위해서는 각 인원들에게 적절하게 업무 분담이 이뤄져야 했다. 우리는 각 시간대와 역할을 구분하여 다음과 같이 개개인 역할을 분담했다.
물론 이렇게 역할을 나눈다고 해도 이게 만능은 아니다. 정말 최소한의 운영만을 보장할 뿐이다. 막상 행사가 시작되면 진짜로~~ 정신 없어지기 때문이다. 오고 가는 사람들이 많고 물어보는 중간에 문의를 주는 사람들도 많으니 말이다.
이제 연말파티를 즐겨보자!
마지막 미팅 끝!
밥 먹으로 가즈아~~이렇게 마지막 미팅을 마치고 처음으로 다 같이 모여서 회식을 가기로 했다. 성공적인 파티가 되길 기대하면서 모처럼 즐거운 회식 시간을 가졌다.
인원이 많이 모이는 것도 중요하지만 무엇보다 중요한 것은 바로 모두가 즐길 수 있는 파티가 되는 것이다. 혼자 일해서 좋지만 누구보다 외로울 프리랜서들이 따뜻한 연말을 보낼 수 있는 그런 파티가 되길 바란다.
편집자 : 콘텐츠 작가 재다희
이메일 : jafoo3506@gmail.com
인스타그램 DM : https://www.instagram.com/jay_dahee/
