행사를 계획하는 이유는 여러 가지로 오랫동안 지속되어 온 행사인 경우도 있고 특정 사업의 기대효과를 얻기 위해 새로 시작하는 경우도 많다. 그러나 반복되는 행사든 신규로 만들어지는 행사든 매년 계획수립은 새롭게 하여야 한다는 것이다.
기존 행사도 시간이 지나면서 분위기와 행사 방향이 바뀌어야 하는 경우도 생길 것이다. 또 신규 행사의 경우 무엇을 어떻게 해야 할지부터 어려움에 처하게 된다. 그래서 시간이 걸리더라도 행사를 하는 목적, 방향, 시기, 예산규모, 누가 주관할 것인가 하는 것부터 세심하게 고민해야 한다. 특히 행사를 계획하면서 시설물 투자보다 그 내용을 채우는데 많은 비용을 편성해야 한다.
가장 중요한 것이 큰 그림을 제대로 그려 주어야 한다는 것이다. 이 행사를 왜 해야 하는지 어떤 효과를 기대할 수 있는지, 향후 이 행사를 어떻게 계속 끌고 갈 것인가에 대한 답을 내놓아야 한다. 그리고 조금 더 구체적인 방향에서 무엇을 하면 좋겠다는 안이 나온 후에 예산은 어떻게 확보할 것인지가 나와야 한다.
그러나 대부분의 행사는 큰 제목만 정해지고 내용은 없는 경우가 많다. 그럴 경우 시간에 쫓기어 사업내용이 부실해질 수밖에 없다. 많은 지역에서 개최하는 행사 내용을 벤치마킹이라는 이름으로 비슷하게 모방하여 사용할 수도 있기 때문이다. 지역의 행사는 그 지역의 특색을 드러내야 한다. 그것을 드러내지 못하는 행사는 실패할 수밖에 없다.
그러다 보니 건물 같은 보여주기식 준비가 이루어지고 나중에 관리 문제 등 악순환이 이어진다. 계속 사용될 곳이 아니라면 기반시설과 건축물 설치 등은 최소한으로 투자하고 기존의 것을 활용하는 방안으로 계획해야 한다. 행사계획의 기본 방향이 잘 수립되어야 행사도 성공할 수 있다. 계획은 현실성 있어야 한다. 꿈을 꾸는 것이 아니다. 이걸 왜 하지? 실행가능한가? 하는 의문을 앞에 놓고 있어야 한다.