행사는 시기와 장소 선정이 중요하다

계획 단계의 중요성 18

  어떤 행사를 개최하든지 그 시기를 정하는 것은 매우 신중해야 한다. 주변여건과 기후변화 등을 제대로 살피지 않으면 행사자체를 망칠 수도 있다. 특히 야외에서 이루어지는 행사가 많은 경우에는 기후변화를 고려하여 선정해야 한다. 하늘만 믿고 행사를 진행하면 실패할 확률이 높다.

행사장 위치는 매우 중요하다. 접근 가능성과 행사장 활용면에서 검토가 있어야 한다. 주차공간이 부족하던가 주변과 연계할 수 없는 외진 곳은 피해야 한다. 홍보를 통한 관람객 유입은 한계성을 지니기 때문이다. 행사성공의 반은 장소에 의해 결정된다고 해도 과언이 아닐듯싶다.

따라서 어떤 행사를 개최하느냐에 따라 장소가 우선 결정되어야 한다. 최적의 장소를 찾으면 거기에 맞게 전체적인 배치와 균형을 찾아 행사준비를 해야 한다. 아주 작은 부분일지라도 주변환경이 행사에 미치는 영향은 크다는 것을 잊으면 안 된다. 행사장이 결정되면 주차문제와 관람객의 접근 방법에 대해 고민하는 것이 두 번째가 될 것이다.

강원세계산림엑스포도 지리적으로 멀다고 느끼는 곳이지만 행사장에 들어서보면 주변 전체가 산림이기에 아늑하고 쾌적한 기운을 느끼게 만드는 곳이다. 전시장 자체도 설악산 기슭의 풍광을 고려하여 배치하고 그 흐름을 잘 살리려 노력했다. 그것이 관람객들에게 주는 만족도의 큰 부분을 차지했다고 생각한다.

한번 가고 다시 가보고 싶어지는 마음이 일어나야 한다. 그것이 행사 공간이 갖는 매력이다. 지역의 크고 작은 행사장이 행사 성공의 가장 큰 역할을 하는 것은 이미 잘 알고 있을 것이다.  그렇지만 여러 여건에 의해 부득이하게 어울리지 않는 곳에서 개최하는 경우도 많을 것이다. 그럴 경우 당초의 계획을 변경하여 그 장소와 어울리는 행사 준비를 해야 한다.