행사 조직 구성시에는 공무원뿐 아니라 민간 전문가가 함께 참여하는 것이 중요하다. 상호보완을 통해 일을 진행시킬 수 있기 때문이다. 외부전문가는 관리자가 아닌 실무자로 참여하는 것이 좋다. 그렇지만 특정 전문 영역의 경우에는 감독 등으로 전체적인 행사를 주관하는 권한을 부여하는 방안이 있다. 그것은 행사 성격에 따라 조직 구성은 달라질 것이다.
행정에서 직접 추진하는 경우는 공무원을 파견해서 조직을 구성하고 대행사를 통해 일을 진행한다. 민간기관에 위탁하는 경우는 예산을 지원하고 민간조직에서 대행사와 함께 일을 진행한다. 어느 형태로 일을 추진하던지 조직은 별도로 구성되어 운영되어야 한다. 특히 공무원이 파견되어 일을 하게 되는 경우에는 민간 전문가를 채용하여 전문성을 보완하는 것이 중요하다.
전문가 영입은 대부분 행사운영이나, 홍보, 전시연출 등 특정 분야의 전문가로 대부분 이런 분야에서 오랫동안 일을 해본 경험이 많아 행사를 진행하는데 전체적인 자문을 얻을 수 있다. 특정 부분에 대한 업무를 맡겨서 대행사 등과 업무 추진에 역할을 하도록 해주면 좋을 것이다.
또 필요시 각 분야별 전문가를 초대해서 수시로 전시연출 등 내용을 점검하고 보완하거나 수정할 필요가 있다. 외부에서 보는 시각과 내부에서 보는 시각이 현저히 다른 경우도 많기 때문이다. 그럴 경우 행사 자체에 대한 문제점을 찾아내는데 큰 도움이 될 것이다. 각 분야별로 전문가 툴을 구성해서 필요시 수시로 자문을 구하는 것이 도움이 된다.
그렇지만, 대형 행사가 아니라 지역 축제라면 공무원이 주도하는 것이 아닌 민간에서 운영하도록 하고 행정은 지원하는 수준으로 해야 한다. 새로운 아이디어의 창출과 실행에 있어 민간 전문가들의 활약이 더 두드러지기 때문이다.
20. 예산편성과 지출은 명확하게
행사를 위한 조직의 예산은 어떻게 확보하고 어떻게 집행할 것인지 사전에 명확하게 정리되어야 한다. 예산 확보가 안된 상태에서 지출 계획을 수립하여 진행한다든가 하면 중간에 일이 멈출 수도 있고 회계정리에 어려움이 있다.
특히, 수입 예산에 자부담인 수익금이 편성되는 경우에는 지출에 반영하면 안 된다. 예산이 없는 상태에서 지출 예산으로 잡아 추진하다가가 수익금 확보가 안 되는 경우 문제가 된다. 그래서 현재 대부분의 행사는 자체 수익금을 잡아도 먼저 지자체에서 예산을 지원받은 후 사후 정산하는 개념으로 접근하고 있다. 이것은 수익금을 지출예산으로 잡았지만 예산확보가 불확실하기 때문이다.
아울러 예산의 지출에 있어서는 민간에서 행사를 진행한다고 할지라도 공공부문의 예산지출 지침을 준용해서 처리해야 차후 정산에 문제 소지가 줄어든다. 특별한 경우를 제외하고는 수의 계약을 지양하고 공개입찰을 통해 계약을 진행하는 것이 좋다. 지역 업체의 참여를 위한 지역제한 등을 활용하면 많은 부분에서 지역업체 참여가 가능하기 때문이다. 수의 계약의 문제는 지역업체 간에 같은 업종을 가지고 있는 업체가 많아 과다한 경쟁유발이 있을 수 있고 그럴 경우 불만이 나올 수도 있기 때문이다.
조직원의 근무 행태 관리 또한 근로기준법에 어긋나지 않도록 철저한 관리가 필요하다. 휴일근무, 시간 외 근무 등 여건에 대한 보상과 휴가 등 근태관리를 철저히 해야 차후 새로운 민원발생을 예방할 수 있다. 예산 편성 시 공무원이 아닌 민간인 신분의 근로자에 대한 계획적인 관리가 필요한 이유다.