행사를 위한 조직의 예산은 어떻게 확보하고 어떻게 집행할 것인지 사전에 명확하게 정리되어야 한다. 예산 확보가 안된 상태에서 지출 계획을 수립하여 진행한다든가 하면 중간에 일이 멈출 수도 있고 회계정리에 어려움이 있다.
특히, 수입 예산에 자부담인 수익금이 편성되는 경우에는 지출에 반영하면 안 된다. 예산이 없는 상태에서 지출 예산으로 잡아 추진하다가가 수익금 확보가 안 되는 경우 문제가 된다. 그래서 현재 대부분의 행사는 자체 수익금을 잡아도 먼저 지자체에서 예산을 지원받은 후 사후 정산하는 개념으로 접근하고 있다. 이것은 수익금을 지출예산으로 잡았지만 예산확보가 불확실하기 때문이다.
아울러 예산의 지출에 있어서는 민간에서 행사를 진행한다고 할지라도 공공부문의 예산지출 지침을 준용해서 처리해야 차후 정산에 문제 소지가 줄어든다. 특별한 경우를 제외하고는 수의 계약을 지양하고 공개입찰을 통해 계약을 진행하는 것이 좋다. 지역 업체의 참여를 위한 지역제한 등을 활용하면 많은 부분에서 지역업체 참여가 가능하기 때문이다. 수의계약 문제는 지역업체 간에 같은 업종을 가지고 있는 업체가 많아 과다한 경쟁유발이 있을 수 있고 그럴 경우 불만이 나올 수도 있기 때문이다.
조직원의 근무 행태 관리 또한 근로기준법에 어긋나지 않도록 철저한 관리가 필요하다. 휴일근무, 시간외 근무 등 여건에 대한 보상과 휴가 등 근태관리를 철저히 해야 차후 새로운 민원발생을 예방할 수 있다. 예산 편성 시 공무원이 아닌 민간인 신분의 근로자에 대한 계획적인 관리가 필요한 이유다.