ESG경영에서 Paperless Office의
의미
디지털 문서 전문회사인 유니닥스 이지칼럼에 기고한 글입니다.
최종연, 경영학박사
중앙대학교 창업대학원 겸임교수
LSMnM지원부문장, Accenture 파트너 역임
브런치: 링크
✅ESG경영의 개념과 Paperless Office
ESG 경영은 환경 (Environmental), 사회 (Social), 그리고 지배구조 (Governance)의 측면을 모두 고려하여 기업이 지속가능하고 사회적 책임을 다하는 경영을 추구하는 접근 방식이며, Paperless office는 기업이나 조직이 디지털 기술을 활용하여 종이 문서를 최소화하거나 전혀 사용하지 않는 것을 의미합니다.
✅Paperless Office의 ESG관점의 혜택
Paperless office는 ESG 측면에서 다음과 같은 다양한 혜택을 줄 수 있습니다.
1) E : 환경적 혜택
종이 사용 감소: 종이 생산은 나무를 필요로 하며, 나무 벌채로 인해 산림 파괴와 온실가스 배출 등 환경문제가 발생할 수 있습니다. Paperless office는 종이 사용량을 줄여 자원낭비와 환경파괴를 최소화합니다.
에너지 절약: 종이 생산, 인쇄, 운송 등 종이 문서의 생애주기에서 많은 에너지가 소모됩니다. 디지털 문서를 사용하면 이러한 에너지 소비를 줄일 수 있습니다.
2) S : 사회적 혜택
접근성 및 협업환경 개선: 디지털 문서는 언제 어디서든 접근이 가능하고, 공유와 협업이 용이합니다. 이로 인해 업무 효율성과 협업 성과가 향상됩니다.
데이터 보안 강화: 종이 문서는 정보 유출 위험이 존재하는 반면, 디지털 문서는 보안 시스템을 통해 더욱 안전하게 보호되고 유출을 방지할 수 있습니다.
3) G : 지배구조적 혜택
비용 절감: 종이 문서 작성, 인쇄, 보관, 운송 등에 막대한 비용이 발생합니다. 특히 문서를 생성하고 관리하는데, 보이지 않은 간접 인건비의 부담이 큽니다. 디지털 문서 전환은 이러한 비용을 절감하게 해 줍니다.
지속가능한 이미지: 기업이 환경과 사회에 대한 책임감을 보여주는 ESG 경영 방식은 투자자들과 고객, 내부직원들에게도 긍정적인 이미지를 보여주게 됩니다.
✅Paperless Office와 기업문화적 변화 : LSMnM 사례
Paperless Office를 단순히 종이를 줄이는 것으로 충분하지 않으며, 디지털혁신과 함께 이루어져야 그 장점을 극대화할 수 있습니다. 필자가 근무한 LSMnM은 지속적인 디지털혁신을 추구하면서 동시에 Paperless Office를 성공적으로 실행하였습니다.
먼저 문서를 클라우드 시스템에 보관하고 문서의 출력 등의 활동이 모두 기록되도록 하였습니다. 이를 통해 부서에서 출력하는 모든 문서와 문서사용량을 모니터링하고, 각 부서들의 문서사용량을 기록, 공개하여 부서별 성과에 반영토록 하였습니다.
그 결과 사무실에서 사용하는 인쇄물과 종이의 양을 현격하게 줄일 수 있었습니다. 예를 들어 한 층 사무실에 여러 개의 복합사무기가 있어 엄청난 양의 인쇄와 복사가 이루어지던 것을 단 두 대의 복합기로 모든 것을 해소할 수 있게 되어 전사적으로 인쇄복사관련 비용이 현격하게 줄었습니다.
또한, 회의문화 역시 바뀌었다는 점입니다. 인쇄를 하지 않게 됨에 따라 모든 회의에 종이자료가 사라지게 되었습니다. 그 전에는 회의를 위해 막대한 양의 인쇄물을 준비하고, 이를 준비하는데 상당한 인력이 투입되었는데 이러한 불필요한 업무가 현격하게 줄거나 사라졌습니다. 또한, 효과적인 디지털회의를 위해 화상회의 시스템 역시 도입하였습니다.
세번째로는 사무실 환경이 물리적으로 변화했다는 것입니다. 높은 직급일 수록 보아야 하는 서류의 양이 많다 보니, 서류보관함을 많이 준비해야 했습니다. 특히 임원들은 큰 서류장을 여러 개 두고, 많은 서류들을 보관하고 있었으나 반드시 필요한 법적 서류 외에는 보관하지 않게 되었다는 점입니다. 동시에 Clean Office를 함께 추진하여 퇴근 시에 원칙적으로 사무실 책상 위에 문서와 업무와 무관한 물품들의 보관을 금지하였습니다. 그리고 개인별 서랍장 대신 사물함을 제공하여 문서 보관이 불가능하도록 하였습니다.
✅ESG, 디지털혁신의 도구로서 Paperless Office 필요
Paperless Office는 단순히 사무실에서 종이사용만을 줄이는 것이 아닌, ESG경영의 비전과 연계성을 확보하여 과제 실행에 대한 목적을 명확히 하고, 이를 지원할 수 있는 디지털혁신이 동시에 지원되어야 성공할 수 있습니다. 많은 기업들이 디지털문서의 활용을 통해 ESG경영에 기여하고, 생산성도 함께 높일 수 있기를 기대해 봅니다. 특히 디지털 문화의 창출에 큰 기여를 하게 될 것입니다.
[출처] [이지칼럼] ESG경영에서Paperless Office의 의미 (최종연, 경영학박사)|작성자 유니닥스
