행사 기획자 체크 리스트: 행사 당일, 행사 이후
기획자의 일 기록
행사 기획자 체크 리스트(Check list)
(200명 규모, 2박 3일 기준)
✔️ 행사 당일(D-day!)
행사장 시설 최종 점검
발표/진행 자료 프로젝터 연결 확인
안내문 부착, 현수막&배너 설치
참가자 등록 데스크 세팅
다과 세팅, 식사 확인
연사/사회자/출연진 대기 장소 확인&도착 확인
사진/영상 촬영
행사장 시설, 발표/진행 자료 최종 점검, 연사 확인
행사 당일에는 시간이 어떻게 흘러가는지 모를 정도로 바쁘디 바쁘게 지나갈 것이다. 시작 전에 리허설을 하며 놓치는 게 없는지 확인, 또 확인하기! 연사들에게 차질 없이 도착이 가능한 지 연락하고, 강연 전 대기 장소가 있다면 그곳으로 안내하자. 연사를 전담 마크 할 사람을 배치해 두는 걸 추천한다.
참가자 등록 데스크 운영, 다과 세팅, 식사 확인
참가자 등록 데스크를 잘 세팅해 놓자. 등록 서명을 받으면서 명찰도 함께 나가 야하기 때문에 명단 순서대로 명찰을 준비해 두자. 다과, 물, 휴지 등을 행사장 뒤에 세팅해 놓기. 식사는 참가 신청받을 때 미리 확인하는 게 좋다. 요즘에는 채식(비건, 패스코, 락토오보 등)을 지향하는 분들도 있으므로, 여력이 있다면 고려해서 식당(도시락)을 정하자. 식사 장소에 대한 안내는 행사 마치고 할 수도 있고, 명찰 뒷면 시간표에 아예 장소를 명시해 두면 좋다.
안내문 부착, 현수막&배너 설치
참가자들이 행사장까지 찾아오는 중에 동선이 헷갈리는 곳에 배너나 화살표 안내문을 설치해 두면 좋다. 이때 대관 담당자에게 설치 장소를 사전에 협의하고 설치해 두면 혹시나 생길 수 있는 마찰을 줄일 수 있다.
사진. 영상 촬영
행사 사진 촬영은 중요한 기록이기 때문에 사진 담당자를 지정해 놓자. 다른 운영진들도 휴대폰으로 동영상이나 사진을 찍어두는 걸 추천한다. 현장감이 잘 드러나는 사진/영상을 실시간으로 인스타그램 스토리를 통해 행사 중계할 수도 있다.
✔️ 행사 이후
참가자 만족도 설문조사(피드백)
사진, 영상 아카이빙
연사/사회자/출연진 사례비 지급
결과보고서 작성
참가자 만족도 설문조사(피드백)
행사의 마무리는 만족도 설문조사! 구글폼 등을 통해 미리 양식을 만들어놓고, 행사가 끝날 때 바로 휴대폰 문자를 보내는 걸 추천한다. 시간이 지나면 응답률이 떨어진다. 응답자 대상으로 기프티콘 등의 상품을 증정하면 응답률을 높일 수 있다. 만족도 조사 항목에는 전반적인 운영, 장소, 일정(요일, 시간 등), 각 프로그램/강연 별, 기타 의견을 수렴하면 좋다. 만족도 설문조사(피드백)는 결과보고서에도 활용될 수 있고, 다음 행사를 기획할 때 중요한 참고자료가 된다. 그리고 운영진 자체적으로도 좋았던 점과 아쉬웠던 점을 나누는 피드백 시간을 가지 걸 추천한다.
사진, 영상 아카이빙
구글 드라이브 폴더에 사진/영상 중 괜찮은 장면을 추려 올리자. 행사에 온 사람들에게 주소(링크)를 공유하면 참가자들이 자신이 나온 장면을 찾아서 자발적으로 행사 후기를 올리기도 한다. 드라이브 폴더를 공유하면서 사진을 업로드할 때 특정 해시태그나 인스타그램 계정을 넣어달라고 권유한다면 파급력이 더 커질 수 있다.
연사/사회자/출연진 사례비 지급
사례비(감사비)는 빠르게 지급할수록 좋다. 단, 증빙이나 소득세 신고에 필요한 서류를 다 취합한 뒤에 내보내야 한다. 사례비 지급 후에 확인 연락을 하면서, 행사 때 찍은 사진을 몇 장 같이 보내준다면? 최고의 담당자로 자리 잡을 것이다.
결과보고서 작성
결과보고서에는 기획안과 예산안을 바탕으로 실제 진행된 내용과 예산 사용 내역을 정리하면 된다. 보통 정성적, 정량적 평가로 나누어서 작성하는데 참가자 만족도 설문조사가 중요한 근거자료가 된다. 각 행사 프로그램마다 대표적인 사진을 한 장씩 골라 넣으면 더 생생하게 현장감을 전달할 수 있다.
