행사 기획자가 지금 당장 챙겨야 할 것들(체크리스트)

기획자의 일 기록

최근 200명 규모의 2박 3일 오프라인 행사(워크숍)를 준비하며 중요하다고 생각한 부분을 정리해 봤다.

행사 기획자 체크 리스트(Check list)

(200명 규모, 2박 3일 기준)

✔️ 행사 ~3개월 전(~D-90)

기획안

예산안

행사 장소 탐색, 답사

행사장 대관(계약)

✔️ 행사 2개월 전(D-60)

모집 홍보물 디자인 - 카드뉴스, 웹 포스터, 출력용 포스터, 현수막 등

연사/사회자/출연진 섭외 연락

구체적인 행사 프로그램(안)

✔️ 행사 1개월 전(D-30)

참가자 모집 홍보글 게시 - 온라인 플랫폼, 커뮤니티, 오프라인 부착

참가자 등록 양식 제작

다과 - 케이터링 주문(계약) 혹은 주변 마트에 문의

자료집 제작

✔️ 행사 2주일 전(D-14)

물품 구입

행사장/숙박 시설 확인

행사장 레이아웃(자리배치)

사이니지(현수막, 배너 위치) 계획

현수막, 배너 제작

✔️ 행사 1주일 전(D-7)

개인 명찰 제작

연사/사회자/출연진 참석 확인 연락

참가자 참석 확인 연락

✔️ 행사 하루 전(D-1)

발표/진행 자료 확인

진행순서 큐시트(Cue sheet)

역할 분담(R&R; Role & Responsibilities) 확인

현장 안내문 제작&인쇄

물품 확인

✔️ 행사 당일(D-day!)

행사장 시설 최종 점검

발표/진행 자료 프로젝터 연결 확인

안내문 부착, 현수막&배너 설치

참가자 등록 데스크 세팅

다과 세팅, 식사 확인

연사/사회자/출연진 대기 장소 확인&도착 확인

사진/영상 촬영

✔️ 행사 이후

참가자 만족도 설문조사(피드백)

사진, 영상 아카이빙

연사/사회자/출연진 사례비 지급

결과보고서 작성

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각 시점마다 체크리스트를 꼼꼼하게 챙기다 보면 어느새 행사 당일이 된다. 기획안에 적힌 글이 실제가 되어 눈앞에 펼쳐질 때의 짜릿함은 행사 기획자가 누를 수 있는 특권이다. 각 시점마다 체크해야 할 내용에 대한 구체적인 내용은 다음 글에서 이어진다.