행사 기획자 체크 리스트: 3개월 전, 2개월 전
기획자의 일 기록
행사 기획자 체크 리스트(Check list)
(200명 규모, 2박 3일 기준)
✔️ 행사 ~3개월 전(~D-90)
기획안
예산안
행사 장소 탐색, 답사
행사장 대관(계약)
기획안, 예산안
세부 기획안과 예산은 달라질 수 있겠지만, 최소 2개월 전에는 기획안, 예산안, 행사 장소가 정해지는 것이 좋다. 기획서에는 행사의 취지와 목적, 참여 대상, 기대 효과, 결과물, 예산 등이 들어가야 한다. 협력 기관이 있거나 협찬 제안을 보내기 위해서는 기획안이 빨리 나올수록 더 좋다.
행사장 탐색, 대관
행사 장소는 계약 전에 미리 답사를 가보자. 검색해서 사진만 봤을 때는 완벽해 보이더라도 실제로 그 공간을 방문했을 때 불편하게 느껴지는 점이 있을 수 있다. 강의장, 회의실, 주차장, 수도 시설, 화장실, 엘리베이터, 경사로 등 행사에 필요한 요소가 잘 갖추어져 있는지 확인하자. 현장 사진을 여러 각도에서 찍어두고, 건물 도면을 받아두면 동선과 공간 기획을 할 때 도움이 된다.
✔️ 행사 2개월 전(D-60)
모집 홍보물 디자인 - 카드뉴스, 웹 포스터, 출력용 포스터, 현수막 등
연사/사회자/출연진 섭외 연락
구체적인 행사 프로그램(안)
홍보물 디자인
모든 홍보물 디자인에는 주최, 주관 기관의 로고가 들어가야 한다. 협력업체 로고•사진이 홍보물에 들어가야 한다면 섭외가 확정될 때 바로 요청해 두자. 로고는 ai파일이나 PNG파일로 받으면 되고, 어두운 배경과 밝은 배경에 적용 가능한 버전을 각각 받아두면 좋다. 기업이나 기관 BI(Brand Identity), CI(Corporate Identity)는 사용 매뉴얼이 있다. 예) 서울시 상징물 표준화규정집: 휘장편
디자인은 회사 내부에 디자이너가 있는 경우에는 소통이 빠르지만, 외주를 맡길 경우 너무 일이 몰려있는 특정 시기엔 납기일을 맞추기가 어려울 수 있다. 사전에 미리 커뮤니케이션을 해본 디자이너(회사)가 있다면 제일 좋고, 디자인 래퍼런스(포트폴리오)를 보고 새롭게 컨택할 수 있다. 이 디자이너에게 꼭 맡기고 싶은데, 일정이 빠듯할 경우에는 디자인비를 추가로 더 드리고 조율하는 방법도 있다.
출연진 섭외
모시기 어려운 출연진의 경우 2개월보다 더 전에 스케줄을 잡아놔야 할 수도 있다. 미리 섭외해 놨다고 하더라도 천재지변 등 각종 변수로 인해 행사 당일 참석이 어려운 경우가 생길 수 있다. 이때 당황하지 않으려면 대체인물을 염두에 두자.
프로그램 기획(안)
프로그램의 세부적인 기획을 계속해서 발전시키는 것이 좋다. 디테일을 챙길수록 기획의 완성도는 높아진다.
