행사 기획자 체크 리스트: 1개월 전, 2주일 전
기획자의 일 기록
행사 기획자 체크 리스트(Check list)
(200명 규모, 2박 3일 기준)
✔️ 행사 1개월 전(D-30)
참가자 등록 양식 제작
참가자 모집 홍보글 게시 - 온라인 플랫폼, 커뮤니티, 오프라인 부착
다과 - 케이터링 주문(계약) or 주변 마트에 문의
자료집 제작
참가자 등록, 모집 홍보
참가자 모집 홍보에 최선을 다해야 할 시기다. 바쁘디 바쁜 요즘 사람들은 급하게 일정을 잡기보다는 1달~3주 전에 미리 스케쥴러에 적어놓는 경우가 많다. 모집 대상이 자주 가는 온라인 커뮤니티에 글을 올리는 것도 반응이 좋다. 홍보가 가능한 이메일이나 전화번호 명단이 있다면 DM(Direct Massege)를 보내보자. 참가자 등록 양식은 간단하게 구글폼이나 네이버폼으로 만들 수 있다. 타이프폼을 사용하는 경우도 있다. 등록 양식에는 이름, 소속, 직위, 연락처(이메일, 휴대전화 번호), 관심분야 등 행사를 진행할 때 필요한 정보를 요구할 수 있다. 이번 행사에는 숙박이 포함되어서 숙소 배정을 위해 성별을 선택하거나 특정인과 같이 방을 쓰고 싶은 지 기입하도록 했다. 개인정보 수집 및 활용 동의와 초상권 활용 동의를 아예 등록할 때 받아두는 것도 좋다.
다과/식사 주문
개인적으로 행사의 꽃은 다과라고 생각한다. 먹는 걸 잘 줘야 참여자 만족도가 높거든요 ㅎㅎ 예산이 넉넉하다면 케이터링 업체와 계약해서 세팅부터 철수까지 맡길 수 있다. 그럴만한 예산이 없다면? 행사장 인근에 다과를 구입할 만한 마트가 있는지 알아보자. 행사장이 외진 곳이라면 내가 원하는 품목이 평소에 구비되어있지 않을 확률이 높으므로, 미리 발주를 요청해 두자.
자료집, 팸플릿
행사에 필요한 자료집도 미리 제작해 두자. 인쇄를 맡길 경우 최소 일주일 전까지는 모든 자료의 취합, 편집, 교정교열, 디자인이 끝나야 한다. 요즘엔 친환경이 대세라 종이로 인쇄하는 자료집 대신 온라인에 올려놓고 QR코드로 열람하게 하는 경우도 있다.
✔️ 행사 2주일 전(D-14)
물품 구입
행사장/숙박 시설 확인
행사장 레이아웃(자리배치)
사이니지(현수막, 배너 위치) 계획
현수막, 배너 제작
물품구입
어떤 행사를 나간다고 하면 기본적으로 운영진이 갖추어야 할 물건들이 있다! 이 정도 기본 물품은 구입해서 갖춰두자.
명찰, 테이블 명패, 테이프(투명 테이프, 종이테이프, 박스 테이프), 펜(볼펜, 매직, 네임펜), 가위/칼, usb, 손소독제, 휴지/물티슈, A4 클립보드, 클리어파일, 상비약, A4용지 여분 등
리빙 박스에 담아놓고 행사 때마다 슝- 들고 가면 좋다. 방 배정표와 등록자 리스트도 출력해서 꼭 챙기기.
행사장/숙박 시설 확인
행사장 내부에 갖추고 있는 시설(조명, 음향, 프로젝터 등), 테이블, 의자 개수 등도 확인해야 한다. 현수막과 X배너를 설치할 수 있는 행사장 내/외부 위치와 컨디션도 확인하자. 행사장 대관 담당자에게 궁금한 것과 요청할 사항을 이 시기에 조율해 놓는 게 좋다. 행사장 내에서 발생하는 쓰레기를 어떻게 처리하는 지도 꼭 확인하자.
행사 대관 장소 이미지와 공간 도면현수막, 배너 제작
행사 현수막과 배너는 모집 홍보 포스터와 결을 맞추어 작업하면 좋다. 애초에 디자이너에게 맡길 때 홍보 포스터, 현수막, 배너, 그리고 전체 진행용 PPT 장표 디자인까지 같이 맡기면 된다. 현수막을 설치할 공간의 가로*세로 사이즈에 맞추어 실사 출력을 맡기자. 설치하는 곳의 컨디션에 따라 봉미싱, 줄미싱, 타공(아일렛) 등의 후가공이 필요할 수 있다.
