행사 기획자 체크 리스트: 1주일 전, 하루 전
기획자의 일 기록
행사 기획자 체크 리스트(Check list)
(200명 규모, 2박 3일 기준)
행사 1주일 전(D-7)
개인 명찰 제작
연사/사회자/출연진 참석 확인 연락
참가자 참석 확인 연락
개인 명찰 제작
명찰 뒷면 - 전체 시간표개인 명찰을 잘 제작하는 것도 행사 기획자의 굉장히 중요한 업무다. 명찰의 뒷면에 전체 시간표를 넣어두면 참가자들도 다음에 무엇을 하는지 바로 알 수 있으니 안심되고, 운영진도 공지/관리하기 편하다.
명찰 앞면 - 개인 정보명찰 앞면에는 본 행사의 타이틀 소속, 이름 등의 정보가 들어간다. 이번 행사 중에 선택한 주제에 따라 소그룹별로 모임 장소가 흩어지는 시간이 있어서 선택한 주제를 명찰 앞면에 추가로 넣었다. (보통 자기가 신청할 때 어떤 주제를 신청했는지 기억 못 하는 경우가 많다.) 그리고 이번에는 숙박하는 호수도 넣어놔서 추가 문의할 필요가 없게 했다. 그리고 참가자와 운영진 명찰 색깔을 다르게 지정해서 필요한 경우 참가자가 운영진을 쉽게 찾을 수 있게 했다.
참가자가 많아서 명찰을 200개 만들어야 하는데 들어가는 정보도 많고, 어떻게 하면 간단하게 만들 수 있을까 생각하다가 PPT매크로를 활용했다. 파워포인트 자동 행사 이름표 만들기 영상을 참고해서 엑셀파일에 필요한 정보만 잘 정리해 두면 자동으로 PPT 슬라이드가 복사되고 각 위치에 정보가 들어갈 수 있게 했다. (기술 만세! MS 비주얼 스튜디오 만세!)
연사/사회자/출연진 참석 확인 연락
연사/사회자/출연진에게 리마인드(상기) 연락을 주는 것도 중요하다. 이메일과 문자로 당일에 변수 없이 참석이 가능한 지, 행사 장소에 어떻게 오는지(교통편, 자차 여부) 등 운영진이 줘야 할 정보를 주고, 강의 발표자료와 사례비 지급을 위한 개인정보(통장 사본, 신분증 사본, 동의서 등)를 요청하자. 만약 자료집을 행사 전에 제작하는 경우라면 강의 자료를 2주 전에는 받아놔야 한다.
참가자 참석 확인 연락
참가자들에게도 참가 확정을 알림과 동시에 준비사항이나 교통편 등을 알리는 연락을 하면 참석률을 높일 수 있다. 만약 참석이 불가능한 경우라면 미리 연락을 달라고 안내한다면 노쇼(no show: 사전 연락 없는 미참가자)를 방지할 수 있다.
행사 하루 전(D-1)
발표/진행 자료 최종 확인
진행순서 큐시트(Cue sheet) 확인
역할 분담(R&R; Role & Responsibilities) 확인
현장 안내문 제작&인쇄
물품 최종 확인
발표/진행 자료, 큐시트, 역할 분담
행사 하루 전이 제일 떨린다. 운영팀원이 다 같이 모여서 전체 진행 순서를 하나씩 살펴보며 혹시 놓친 부분이 있는지 점검하는 시간을 가진다. 행사장이 넓거나 여러 군데로 나뉘어서 동시에 진행되는 경우라면 역할 분담을 잘 나누는 게 더욱더 중요하다. 눈빛만으로도 척하면 척! 하고 손발이 맞는 팀워크가 갖춰져 있다면 또 모를까~
물품 최종 확인, 현장 안내문 인쇄
행사장 근처에 필요한 물건을 바로 살 수 있는 곳이 있다면 다행이지만, 없다면 오늘 챙겨놔야 한다. 다과도 미리 사놓으면 좋다. 생수, 컵, 접시, 수저, 휴지 등도 꼭 챙기자. 아무리 미리 준비해도 당일에 인쇄할 일이 생기기 마련이다. 행사장 옆 사무실에서 바로 인쇄를 할 수 있는지, 혹은 근처에 인쇄를 할 수 있는 시설이 있는지 확인해 두자! 이때 usb로 파일을 옮기면 더 편리하다.
