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Jul 18. 2022
협업도구(팀즈)를 사용하는 목적
#2 Microsoft teams 100% 활용하기
왜 마이크로소프트(Microsoft)의 팀즈(Teams) 솔루션을 사용하나요? 팀즈 이전에는 기업들이 기업 내 커뮤니케이션을 하기 위해 스카이프(Skype)나 링크(Lync) 솔루션을 통해 화상이나 음성통화, 채팅 등을 통해 직원들 간에 소통을 해 왔습니다. 이러한 커뮤니케이션 도구와 팀즈와 같은 협업도구는 뭐가 다를까요?
팀즈(Teams)는 마이크로소프트에서 만든 협업도구입니다. 마이크로소프트에서는 일하는 방식을 변화시켜 커뮤니케이션 방식을 바꾸고 업무 방식을 변화시켜서 협업할 수 있는 도구라고 합니다.
또한, 디지털 시대에 급격하게 변화하는 산업과 기업 업무 환경에서 애자일(Agile)하게 적용하고 기업의 조직을 변화시켜 디지털 전환을 도와준다고 합니다.
디지털 시대의 업무 방식의 변화
모바일 및 소셜 (각종 BYOD 사용 – Bring Your Own Device)
- 45% 업무에 소셜 도구 사용
- 4배 휴대폰/태블릿 등 다양한 장치 활용
다양성 및 글로벌화 (해외 법인 커뮤니케이션)
- 5세대 베이비부머에서 MZ세대까지 다양한 세대가 협업
- 글로벌 확대를 위해 해외 파트너 커뮤니케이션 체계 구축
팀/프로젝트 중심의 협업 (팀 내부 및 팀 간 협업 필요)
- 2배 더 많은 협업 대상
- 80% 의 근로자가 협업에 더 많은 시간을 투자
원격 및 비대면 미팅 활성화 (Any Time Any Where Smart Working)
- 내/외부 와 많은 커뮤니케이션 및 협업할 수 있는 환경 구성
- 72% 의 근로자가 원격/재택 업무 (코로나19 이후 더욱 가속화)
필자는 몇 년 전과 다르게 회사에서 지급받은 노트북 외 BYOD(Bring Your Own Device, 내가 구입한 장비) 모바일폰, 태블릿, 스마트워치 등의 기기를 통해 언제 어디서든 업무를 하려고 합니다. 언제 어디서든 일할 수 있다는 건 "워라블(Work & Life Balance)에 위배되는 게 아닌가?"라고 많이 이야기합니다. 필자는 업무의 연속성과 몰입할 수 있는 환경을 제공해야 업무 효율과 생산성이 향상될 수 있다고 이야기합니다.
그리고 협업을 위해 Linkedin이나 Facebook, Youtube 등의 소셜 도구를 활용하여 정보를 수집하기도 하고 소셜에서 멘션(@, 골뱅이)과 DM(Direct Message)를 통해 원하는 상대와 구체적인 커뮤니케이션을 할 수 있도록 협업도구에서 제공하는 기능을 사용하기도 합니다.
조직 측면에서 보면 20대부터 60대까지 많은 세대가 동일 공간에서 가정에서 보다 오랫동안 머물면서 협업을 하고 조직 내 커뮤니케이션뿐만 아니라 외부 파트너나 해외의 법인 또는 파트너들과 협업을 하는 경우도 많습니다. 이러한 환경에서 효율적인 업무를 할 수 있는 도구가 팀즈와 같은 협업 도구입니다.
과거에는 혼자 여러 가지 업무를 빨리 처리하는 사람이 기업에서 인정받았지만 지금은 혼자서만 일하는 것보다 팀 단위 또는 프로젝트 단위로 모여서 협업을 하는 경우가 훨씬 더 많이 있습니다.
마지막으로 코로나 19 시대를 거치면서 이러한 협업도구는 기업에서 선택이 아닌 필수가 되고 있습니다. 원격이나 재택근무를 하면서 기존의 업무는 유지하면서 커뮤니케이션은 더 효율적으로 하는 방법이 필요한 시대가 되었습니다.
디지털 시대의 협업 조직
전통적인 조직 구조 Vs. 협업을 위한 조직 구조대부분의 국내 기업은 As-Is와 같은 BU(Business Unit, 사업부) 별로 사일로(Silo)되어 있는 구조에서 업무를 추진합니다. 이러한 조직에서 업무지시나 장보 공유는 사업부 내에서 이루어지고 사업부를 넘어갈 때는 전자결제나 매니저의 승인 후 전달되는 형태로 협업이 진행됩니다. 업무적으로 보면 시쿼스(Sequence)한 절차에 의한 프로세스가 진행됩니다.
하지만 디지털 시대에는 급격하게 변하는 비즈니스 환경에 대응하기 위해 내외부 경계를 무너트리는 협업 구조가 필요합니다. 국내외 파트너와의 커뮤니케이션을 하기 위해 가상의 작업 또는 협업 환경이 필요합니다. 국내의 경우 대기업이나 그룹사 조직 구조에서 여러 지역의 사무실, 공장 그리고 여러 나라의 해외 법인들과 같이 일할 필요를 느끼고 있습니다. 단지 지역적으로 떨어져 있어서 원격/화상 미팅만으로 협업이라고 하기에는 부족한 부분이 많습니다.
필자는 단순한 커뮤니케이션에 부가적인 협업도구를 통한 동시 작업과 기존의 순차적인 프로세스(Serial Process)를 병렬 프로세스(Parallel Process)로 바꾸는 일하는 방식의 변화가 필요하다고 주장합니다. 기존 방식과 동일하게 일하고 기존 문화와 프로세스를 고수한다면 업무 도구를 바꾸는 것이지 디지털 전환이라고 이야기할 수 없습니다. 기업에서 디지털 트랜스퍼매이션(Digital Transformation)을 위해 여러 가지 솔루션을 도입하고 기업문화나 일하는 방식은 이전과 동일하게 유지하는 건 겉모습만 바꾸고 실제 내실을 포기한 것과 같습니다.
애자일(Agile)한 조직 구조
전통적인 조직 구조에서 애자일(Agile)한 목적 그룹(TFT) 구조전통적인 계층적인 구조(Hierarchical Structure)의 조직에서 ERP나 CRM과 같은 대규모 프로젝트를 추진하면 TFT(Task Force Team) 인원을 프로젝트 팀으로 발령내면서 프로젝트를 진행하게 됩니다. 하지만 디지털 시대에는 빠르게 조직하고 수시로 수정되는 형태로의 대응은 어렵습니다. 이러한 구조를 위해 해외 Facebook과 같은 네트워크 구조의 조직을 만드는 것은 국내 현실상 어렵습니다. 기존의 조직을 유지하면서 필요할 때 목적 그룹이나 TFT 등을 구성 해체할 수 있는 애자일(Agile)한 조직으로 변화를 가이드합니다.
디지털 트랜스포메이션은 기술 도입뿐만 아니라 문화의 전환이 필요하다는 이야기도 이러한 협업도구 도입에 있어서 필수적인 사항입니다.
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※ Microsoft teams 100% 활용하기
#1 협업 도구의 선택 방법 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/60
#2 협업도구(팀즈)를 사용하는 목적 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/62
#3 협업도구(팀즈)를 활용한 문서 협업 https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/63
#4 팀즈 표준화 (Azure AD 표준화) https://brunch.co.kr/@df79991e83ed416/61
#5 팀즈의 주요 기능
#6 팀즈 채팅
#7 팀즈 팀
#8 팀즈 일정
#9 팀즈 협업
#10 팀즈 팁
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