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매거진 Teams 100 프로 활용하기

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계정을 잊어버리셨나요?

by Don Lee Jul 25. 2022

협업도구(팀즈)를 활용한 문서 협업

#3 Microsoft Teams 100% 활용하기

우리가 직장생활을 하면서 하루에 대부분의 시간을 보내는 일을 생각해 보면 동료와 커뮤니케이션하고 매니저에게 보고하고 이러한 보고나 자료를 정리하여 문서를 만드는 일을 하고 있습니다. 하루 8시간 중 몇 시간을 소모하고 있는지는 각자 생각해 보면 이 말에 동감할 것입니다. 그럼 문서를 만드는 작업을 효율적으로 한다면 우리는 많은 시간을 절약하고 이렇게 절약한 시간을 더 가치 있는 일에 쓸 수 있을 것입니다.

문서 관리는 몇 년 전까지만 해도 문서 중앙화와 보안을 외치면서 문서 관리 서버 (EDMS)에 올리는 것을 정책화하고 어떤 회사는 PC에 에이전트를 심어서 문서 저장을 강제화하기도 했습니다. 하지만 현재 회사에서 보면 이러한 문서 (워드, 엑셀, 파워포인트, 아래한글, CSV, 이미지 등)는 너무나 방대하여 이전 방식으로 메타(Meta) 정보를 등록하고 특정 카테고리(Category)를 지정하여 업로드하는 방식은 너무나 비효율적인 방식이 되어 버린지 오래되었습니다. 이러한 방식은 포탈이나 검색 엔진에서 자료를 찾을 때 카테고리 방식에서 검색 방식으로 바뀐지는 오래되고 구글링(Googling)과 네이버 검색을 통해 자료와 사이트를 찾는 건 너무나 상식적인 일이 되었습니다.

문서를 작성하는 것도 이전 5~10년 전에는 템플릿을 이메일로 배포하고 담당자에게 작업을 할당하고 그 문서를 메일로 취합하여 다시 정리하고 수정하고 이러한 형태의 협업을 통해 문서를 만들어 왔습니다. 협업도구인 팀즈가 있다면 템플릿 문서를 팀즈에 올리고 협업하는 사람들이 동시에 동일 파일을 편집하고 리뷰하고 회람하는 작업을 동일 공간에 한 번에 같이 진행할 수 있습니다. 만약 이러한 구조의 협업 체계를 만들 수 있다면 기존 방식의 문서 작성하고 배포하는 방식보다 효율적인 협업과 문서 작성과 품질 향상까지 기대할 수 있습니다.

문서 보안은 회사에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 대부분의 기업은 이러한 문서 보안을 위해 DRM(Digital rights management, 디지털 관리 관리)를 통해 회사의 문서가 외부로 유출되는 것을 막아 왔습니다. 하지만 이러한 문서보안에는 큰 문제가 하나 있습니다. 보안과 협업의 저울에서 보안에 너무 치우친 솔루션입니다. 하지만 마이크로소프트(Microsoft)에서는 이러한 부분을 극복하기 위해 몇 년간 여러 가지 시도 끝에 작년 말(2021년 말)에 AIP(Azure Information Protection, 마이크로소프트의 DRM)을 통해 문서 보안이 걸려있는 상태에서 협업을 할 수 있는 구조를 만들어 냈습니다. 이러한 문서보안이 가능하다고 모든 문서에 문서보안을 거는 것은 바람직하지 않다고 생각합니다. 실제 문서보안을 하는 기업들을 보면 초기 목적에서 벗어나 보안을 걸어야 되는 문서를 보안하는 것이 아닌 회사에 있는 모든 문서에 보안을 걸고 협업을 배제하고 정작 외부로 문서 유통할 때문 문서 보안을 풀어서 유통하는 아이러니한 액션을 하고 있는 회사가 많이 있습니다.

필자는 현재의 구조가 아닌 실제 초기 목적인 보안해야 되는 문서를 보안하고 외부로 유통하는 문서와 외부 파트너가 작업하는 문서를 보안하고 관리할 수 있는 체계를 제안하고자 합니다.

문서의 라이프사이클

문서의 작성은 협업도구인 팀즈를 통해 템플릿 기반으로 동시 편집하고 팀즈를 통해 리뷰 및 회람하여 문서를 완성하고 완성된 문서는 팀즈 기반의 셰어포인트(Sharepoint)에 문서를 올리면 인덱싱(Indexing)되어 접근 가능한 사람은 검색이나 AI 추천을 통해 사용하고 활용할 수 있는 체계를 만듭니다. 사용자의 편의성과 협업 체계 그리고 검색을 통해 효율적인 업무 환경을 현업들에게 제공하면 우리의 삶이 조금은 더 윤택해지지 않을까 싶습니다.

파트너들도 프로젝트를 하면서 산출물은 팀즈 기반으로 정리하고 관리하고 문서 보안 체계하에서 협업하고 공유할 수 있습니다. 외부로 유통되는 문서 또한 AIP(마이크로소프트 문서보안)을 통해 유통하면 공유 후 문서의 기한이 만료되거나 문서의 내용이 문제가 될 때 폐기할 수 있는 기능까지 제공됩니다.