[팀 관리] 시간에 팀을 맡기듯.
박 팀장의 찐 리더 되는 법
팀 업무는 동시다발적이다. 짧게는 하루, 길게는 몇 해에 걸쳐 여러 업무가 진행된다. 업무가 하나일 때 어려움은 적다. 그 일만 계획한 뒤 실행에 옮기면 끝이다. 그러나, 여러 일을 동시에 해야 할 경우 이야기가 달라진다. 단순히 계획과 실행만으로는 부족하다. 다른 무언가가 필요하다.
팀 관리를 위해 시간 관리가 필수적이다. 시간의 중요성을 알고, 효율적으로 사용해야만 한다. 경영학의 아버지라고 불리는 피터 드러거는 다음과 같은 말을 했다.
‘성과를 올리는 사람은 일에서 시작하지 않는다. 시간에서 시작한다. 계획에서 시작하는 것도 아니다’ 라며 시간의 중요성을 말하고, 시간 관리에 있어서 ‘계획’보다는 ‘시간 단축’을 중시했다. 시간에 대한 사고방식은 사람에 따라 제각각이지만 일을 잘하는 사람일수록 시간에 대한 의식이 높고 효율적으로 사용하려고 노력한다.
- 가미오카 다카시의 [상식의 틀을 깨라] -
시간 관리를 효율적으로 하기 위해 다음 두 가지 방법을 기억하면 도움이 된다.
(1) 시간관리 매트릭스 적용 (표 참조)
업무의 중요도와 긴급함을 기준으로 팀 업무를 관리하는 방법이다. 쉽게 말해, ‘소중한 것부터 먼저 하는 것’이다.
I, II 영역: 리더가 직접 챙기자. 중장기적으로 일을 계획하고 실행한다면 (II 영역), 긴급한 일의 빈도를 줄일 수 있고 예방할 수 있다.
III 영역: 위임하자. 평상시 누구에게 무엇을 맡길지 생각해두자. 교육을 통해 (II 영역) 팀원을 성장시켜 두었다면 위임할 사람이 넘칠 것이다.
IV 영역: 줄이자. 잊어버리길 권한다. 인생에 크게 도움되지 않는다.
II 영역의 비중을 늘리는 것이 업무를 효율화하는데 핵심임을 알 수 있다.
[시간관리 매트릭스*]* 스티븐 코비의 ‘성공하는 사람들의 7가지 습관’ 참조
(2) 타인의 일이 선행되도록 만들기
내가 관여하기 전에 타인이 할 일은 완료되도록 만드는 것이다. 여기서 타인이란, 나의 팀원일 수 있고 유관부서 사람일 수도 있다.
나와 타인의 일을 구분해 보자. 회사에서 내가 맡은 일의 비중이 생각보다 작다. 팀 업무는 남을 통해 진행해야 하는 일이 대부분이라는 사실을 알게 될 것이다. 남을 먼저 움직여야만 한다.
다음과 같은 상황을 가정해 보자.
A라는 문서 준비가 필요한 상황이다. 나와 남의 역할을 구분해 보았다.
나: A문서 준비 계획 점검 및 A문서 검토
팀원: 문서 준비 계획 수립
유관부서: A문서 작성
내가 다른 일을 하는 동안 팀원을 통해 A문서 준비 계획을 세우도록 한다. 팀원이 일정을 계획해 오면 잠시 하던 일을 제쳐두고 문서 준비 계획을 확인한다. 계획이 확정되면 팀원을 통해 다른 팀이 일정 내 일을 하게 만든다. A문서가 준비되는 동안 나는 다른 중요한 일을 해결한다. 문서가 준비되면 검토한다. 이런 방식으로 내 시간을 많이 쓰지 않고도 일을 처리할 수 있다. 내가 다른 일을 하는 동안 남이 일하게 만들고, 나의 일이 끝나는 시점에 남이 해둬야 할 일을 완료되게 시간 관리를 하는 것이다.
한 가지 주의할 점은 타인은 뜻대로 움직여 주지 않는다는 점이다. 미리 업무를 요청할수록 이 업무는 후순위가 되면서 지연되기 쉽다. 다른 이들도 일이 많기는 매한가지이기 때문이다. 이런 문제를 보완하기 위해 중간중간 업무 현황 점검을 해야 한다. 주간 팀 미팅을 하거나, 정해진 시간에 업무 현황을 점검하는 것이 좋다. 타인은 내 뜻대로 움직여 주지 않는다는 점을 명심하자.
매일같이 밀려오는 일을 생각 없이 맞이하다 보면 녹초가 된다. 새해 시작이 엊그제인데 어느새 한 해가 끝나 있다. 내 삶은 썰물처럼 빠져나간다. 일이 나를 지배하게 둘 것인가? 시간을 효율적으로 쓰도록 습관화해야 한다. 시간을 지배하는 것이다! 시간의 선율을 느끼며 팀을 연주하자. 음악에 몸을 맡기듯, 시간에 팀을 맡기듯.
