쉽게 비즈니스 영어 이메일 작성하기
런던에서 컨설턴트로 일하고 부딪히며 배운 실용 비즈니스 이메일 작성법
오늘은 런던에서 대략 2년 정도 생활하며 몸소 익혀온 영어 이메일 작성법에 대해서 공유해보고자 한다.
영어가 익숙하지 않은 분들에게 영어로 비즈니스 혹은 학업용 이메일을 작성하기란 매우 어렵다.
나 또한 영국에서 석사를 막 지원할 때의 이메일 작성 실력과 현재 컨설턴트로서 작성하는 이메일을 비교해보면 정말 비약적인 발전이 있었다.
영어 이메일 작성은 결국 연습과 반복이 가장 중요하겠지만 그래도 혹여 간헐적으로 외국 클라이언트에게 이메일을 작성해야 하는 분들 혹은 이제 막 영어로 비즈니스 이메일 작성을 시작하는 분들에게 간단하게 이메일 구성하는 법을 전달해보고자 한다. (별거 없다 사실.. ㅎㅎ)
여러가지 할말이 많지만 가장 기초로 깔고 가야하는 마인드셋이 뭐냐하면 바로 '친절'이다.
과도한 불친절이 나를 해칠지언정, 과도한 친절이 나를 해칠 수는 없다. (특히 서툰 외국어 사용시)
조금은 찌질해 보일지라도 나는 항상 친절, 친절, 그리고 친절을 항상 체크했는데 여기서의 친절이란 이메일의 시작, 인삿말, (필요시 자기소개), 그리고 끝인사를 의미한다.
1) 이메일의 시작 (Salutation)
이메일은 무난하게 Dear Name, 로 시작하는 것이 좋다.
물론 내가 이메일을 보내는 상대를 정확히 모르는 경우 (예. 이력서 전달 혹은 컴플레인 시) To whom it may concern이라고 시작하는 경우도 있지만 비즈니스 이메일의 경우 대부분 상대방의 이름을 알고있을 것이기에
Dear James,
...
식으로 시작하는 것이 좋다.
+) 추후에 친근한 사이 혹은 같이 매일 일하는 사이가 된 경우에는
Hey James, / Hi James, / Hello James, / Morning James, / Afternoon James,
...
등으로 시작할 수 있겠지만 누군가를 처음 접하거나 공적인 이메일을 보낼 경우에는 Dear Someone이 가장 무난하겠다.
2) 인삿말 (Greeting)
이메일의 시작 정말 간단하죠? 인삿말도 마찬가지입니다.
인삿말의 경우 그 사람에 대해서 내가 알고있는 정보가 있다면 그 정보를 포함하여 어느 정도 그 사람에게 친근감을 내비치는 것이 좋다.
예를 들어, 상대방이 막 휴가를 마치고 돌아왔다면
Hope you had a lovely holiday and had an amazing time in XXX
정도로 인삿말을 서두에 붙일 수 있겠다.
혹여 상대방에 대해 아는 정보가 아무것도 없거나 첫 이메일을 보내는 경우,
* Hope you are having a lovely day / Hope you are doing well (상대방에 대해 아는 것 없이 붙일 수 있는 캐쥬얼한 인삿말)
* Happy Monday / Friday (보통 월요일, 금요일에 Happy를 붙여 인삿말을 붙이는 경우가 많음)
* Hope you are enjoying the sun / Hope you are enjoying the lovely snow (날씨에 대한 인삿말)
과 같은 캐쥬얼한 인삿말들을 덧붙일 수 있다.
본문에 들어가기에 앞서 인삿말을 붙이는 것은 읽는 사람으로 하여금 발신자에게 호감과 친근함을 쉽게 가질 수 있게 하는 방법이다.
3) 자기소개 (Introduction)
혹여 내가 보내는 비즈니스 이메일이 그 상대방이 날 모르는 상태에서 처음 보내는 것이라면 당연히 나에 대한 소개를 더해야 한다.
받는 사람 입장에서는 모르는 사람이 뜬금없이 자기 소개도 없이 본론부터 언급한다면 '누군데요?' 싶을 것이다. 업무시 누군가를 처음 면대면으로 만날 때에 나의 이름과 회사, 직책 등 자기소개를 붙이는 것처럼 이메일도 똑같다고 보면 된다.
자기소개의 간단한 형태는 아래와 같다.
I am (Your name) from (Your company name) and I work as a (Your position name).
+ I am very pleased to meet you. / I am looking forward to working with you / I have heard great things about your work... 등등
4) 끝인사 (Closing)
위의 3개의 요소를 포함 후 본론까지 작성을 완료했다면 이제는 이메일을 예의있게 끝맺을 차례이다.
이메일의 작성 종료 시 나의 경우 항상 거치는 루틴이 있다.
그것은 바로 앞의 내용에 대해서 답장을 기다리겠다 혹은 미리 감사드린다는 한두문장의 인사와
영어 이메일에서 항상 붙여지는 마지막 끝인사 + 나의 이름 및 서명이다.
*누군가에게 무엇을 부탁하는 내용의 이메일일 경우
Thank you in advance.
I really appreciate your help (support) on this.
*상대방에게 답을 빨리 받아야 하는 경우
I look forward to hearing from you soon.
*상대방에게 무엇을 전달한 경우
Please let me know if any queries or supports required. (질문이 있거나 다른 도움이 필요한 경우 제게 알려주세요)
그리고 이러한 상황별 인사에 덧붙여 항상 '... and have a lovely evening / have a lovely weekend' 등의 친근한 인사 역시 붙여주면 플러스가 된다.
그리고 마지막으로 영어 이메일에 붙는 끝인사에는
Best regards, Kind regards, Sincerely, Regards, Cheers, Best, ... 등등 수많은 예시들이 있지만
영국의 경우 가장 무난하게 쓰이는 끝인사는
1) 정말 formal한 이메일의 경우: Best regards, Kind regards, Sincerely, Yours truly
2) 캐쥬얼한 비즈니스 이메일의 경우: Best, Regards, Cheers
정도라고 보면 된다.
따라서 상황에 따라 골라쓰면 되는데, 정말 formal한 경우에는 Best regards 그리고 약간은 캐쥬얼한 비즈니스 이메일의 경우 Best가 가장 무난하다고 보면 되겠다.
요약
마지막으로 여태까지 나온 내용들을 조합하여 가장 무난한 이메일의 샘플을 만들어보자면
Dear James,
Hope you are having a lovely day.
(I am XXX from XXX working as a XXX, and very pleased to meet you.) (첫 인사시)
I am reaching out to you about... (본문) ...
Thank you and have a lovely day.
Best regards,
XXX
정도가 되겠다.
마지막으로 저 역시 영국에서 나고 자란 사람은 더더욱 아니고 여기서 고작 2년 정도 살아본 사람이기에 이 이메일이 완벽하다곤 할 수 없습니다. 그러나 친절을 항상 마음에 새기고 이처럼 이메일을 작성해나갔을 때 '너는 참 이메일을 받는 사람이 기분 좋도록 잘쓴다'는 칭찬을 학교에서도 직장에서도 여러번 받은 바가 있습니다.
물론 해당 내용은 정말 정말 기초에 불과하지만 '친절'이라는 마음가짐 그리고 읽는 사람의 입장에서 자신의 이메일을 역지사지로 읽어보려 노력한다면 분명 추후에는 영어 이메일 작성 따위 껌이지하는 수준이 되어있을 것입니다.
그럼 모두 모두 화이팅! :)
