10시간 일해도 4시간 일하는 것보다 못한 이유
업무 효율성 극대화
[핵심 내용]
업무 효율성의 수학적 모델을 통해 효율성 향상의 중요성을 설명
비전과 목표의 차이점을 명확히 하고, 각각의 역할을 설명
SMATV 기준을 활용하여 효과적인 목표 설정의 요건을 제시
업무 효율성은 많은 직장인들과 학생들에게 중요한 과제다. 아무리 많은 시간과 노력을 투자해도 성과가 나지 않는다면, 업무에 차질이 생기고 의욕도 떨어지게 된다. 업무 효율성이 낮은 원인은 올바른 목표 설정에 실패했기 때문이다. 따라서 이번 글에서는 업무 효율성을 높이는 핵심 요소로서 목표 설정의 중요성에 대해 살펴볼 것이다.
업무 효율성의 수학적 모델
회사 업무 뿐만 아니라 자기개발, 학업 등을 포함한 인생의 수많은 해결과제의 결과는 산출물(이하 Output)로 평가할 수 있다. 익히 알다시피 Output은 어떤 학습 방법을 채택하고(Input), 어떻게 경험하고 익히는지(R)가 관건이다. 예를들어 수학시험에서 100점(Output)을 맞고 싶다면 적절한 학습지(Input)을 골라서 하루 4시간씩 공부(R) 하는 전략을 수립할 수 있다.
따라서 OUTPUT를 다음과 같은 함수로 표현할 수 있다.
OUTPUT = [{INPUT ㅁ R} + {INPUT ㅁ R} + {INPUT ㅁ R} + … k ] (ㅁ = 업무 효율성)(R = 경험과 실력)(k = 시행횟수)
예시)
수학시험 100점 = [{수학의 정석 ㅁ 4시간 공부} + {수학의 정석 ㅁ 4시간 공부} + {수학의 정석 ㅁ 4시간 공부} + … k]
주의할 점은 업무효율성 'ㅁ'이다. ㅁ에 어떤 기호가 들어가야 가장 최상의 Output이 나올 수 있는지 최적화 하는 것이 핵심이다. ㅁ이 x냐 +냐에 따라 Output은 드라마틱하게 바뀐다. 실력이 부족한 초기에는 경험과 학습(R)의 값이 작을 수 있다. 그리너 시간이 지나면서 이 값은 증가할 때 업무 효율성(ㅁ)이 덧셈(+)에서 곱셈(×)으로 바뀐다면, 결과값은 기하급수적으로 증가한다.
많은 이들이 업무 효율성을 간과한 채 더 좋은 Input을 찾거나 R값(더 많이 연습하고, 더 오래 앉아있기)을 높이는 일에만 집중한다. 이 두 변수가 증가해 절대적인 수치가 커져도 ㅁ가 여전히 +에 머문다면 어떻겠는가? R이 2만 넘어도 덧셈과 곱셈의 차이는 기하급수적으로 벌어진다. +2를 열 번 반복해도 20인데 반해 x2 열 번은 1024이다. 이처럼 업무 효율성의 개선은 장기적으로 엄청난 승수효과를 낳게 된다.
업무 효율성 저하의 주요 원인
업무 효율성이 낮은 주된 이유 중 하나는 명확한 결과물의 부재 때문이다. 업무의 목적과 원하는 구체적인 결과물이 명확하게 정의되지 않았을 때 효율성이 떨어지게 된다. 내가 무엇을 위해 이 행위를 하고 있는지 의식하지 않으면 기계적인 반복에 불과하다. 이때 명확한 결과물 즉, 목표를 비전과 혼동하지 않도록 주의해야 한다.
비전과 목표의 구분
효율성 향상을 위해서는 비전과 목표를 명확히 구분해야 한다.
1. 비전: 업무의 장기적인 방향성을 제시한다. 목표 설정이 비전을 생각하지 말라는 뜻은 아니다. 뻗어나가는 상상력을 무슨 수로 붙잡겠는가? 비전은 동기부여의 중요한 수단이 된다. 어떤 이들은 비전 없이는 물안경 없이 수영하는 것처럼 불안해서 도저히 견딜 수 없을 수도 있다.
2. 목표: 구체적으로 도달해야 할 지점을 나타낸다. 비전을 실현하기 위한 구체적인 단계다. 예를 들어, "서울에서 부산까지 가기"라는 비전이 있다면, "서울역에 도착하기", "기차 티켓 구매하기", "부산역에 도착하기" 등이 구체적인 목표가 될 수 있다. “난 부산으로 갈거야.” 같은 비전은 어떠한 구체적인 지시도 할 수 없다. 부산 어디를 어떻게 간다는 말인가?
비전이 없으면 목표를 세울 수 없고, 목표가 없으면 비전에 도달 할 수 없다. 목표는 또한 지금의 내가 가야 할 장소를 명확하게 명시해주고, 비전까지 가는 길에 의욕을 잃지 않도록 고무시켜준다. 따라서 비전으로 가는 길을 잘게 쪼개 단기간에 이룰 수 있는 목표로 변환하는 것을 추천한다.
효과적인 목표 설정의 요건 (SMATV)
효과적인 목표 설정을 위해서는 다음과 같은 요건을 충족해야 한다.
1. 단순/명확성 (Simple/Specific): 목표는 단순하고 명확해야 하며, 구체적인 행동을 지시할 수 있어야한다. 하나의 문장으로 모든 의사결정이 가능하도록 만들어라.
2. 측정 가능성 (Measurable): 목표 달성 여부를 객관적으로 측정할 수 있어야 합니다. 측정이 가능하다는 말은 성공의 유무를 확실히 확인할 수 있고, 데이터를 통해 확인할 수 있는 목표를 설정해야 한다는 말이다.
3. 달성 가능성 (Achievable): 현실적으로 달성 가능한 목표여야 합니다. 달성 가능해야 하기 때문에 허무맹랑하거나 모호하게 설정해선 안 된다. “책을 읽는다.”는 올바른 목표가 될 수 없다. “~책을 ~페이지 읽는다.”가 목표다.
4. 기한 유무 (Time-bound): 목표 달성의 기한이 명확해야 합니다. 지키지 못 하더라도 목표는 반드시 기한이 존재해야 한다. 적어도 왜 그 기간 내에 못 지켰고, 그것이 얼마나 시간을 소요하는 지 알 수 있다.
5. 가시성 (Visible): 목표는 실제적인 결과물을 만들어내는 것이어야 합니다. 목표는 실제적인 결과물을 내는 것으로 설정되어야 한다. “~배우기”는 올바른 목표가 아니다. “~배워서 ~하기”가 바로 적절한 목표다.
목표 설정의 예시
- 잘못된 예: "책을 읽는다."
- 올바른 예: "'효율적 시간 관리' 책을 3일 안에 100페이지 읽고 주요 개념 3가지를 정리한다."
앞서 설명한 것처럼 비전에 도달하기 위해선 수많은 목표를 해결해야 한다. 모든 목표들이 SMATV 요건을 100% 충족할 수는 없겠지만 최대한 고려해야 한다.
(Remember, 목표 설정은 개인과 상황에 따라 조정될 수 있습니다. 이 글의 원칙들을 자신의 환경에 맞게 적용해 보시기 바랍니다.)
