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by Flexwork Mar 22. 2024

노션 템플릿 하나로 끝내는 프로젝트 관리 (무료 공유)

일잘러의 협업툴

꼼꼼한 프로젝트 관리가 고민이라면 무료 노션 템플릿으로 경험해보세요.

원격 근무 팀에 속해 있다면, 다양한 프로젝트를 어떻게 효과적으로 조율할 수 있을지에 대한 고민이 많을 수밖에 없는데요. 플렉스웍 팀은 시간과 장소에 구애 받지 않고 어디에서나 원활하게 협업하고 프로젝트를 관리하기 위해 노션을 적극 활용하고 있답니다.

저희가 실제로 프로젝트 관리를 위해 사용하고 있는 노션 템플릿을 여러분께 소개하려고 합니다. 바로 사용할 수 있는 템플릿을 공유해드릴테니, 글 하단 링크에서 꼭 받아보세요!

노션으로 프로젝트 관리하는 이유

다양한 협업툴 중에서도 노션으로 프로젝트를 관리하고 있는 이유는 필요에 따라 여러 보기 방식을 적용할 수 있다는 점 때문이에요.

하나의 데이터를 입력하면 다음과 같은 다양한 형태로 정보를 정리하고 볼 수 있어요.

리스트형

칸반 보드

캘린더 보기

타임라인 보기

그럼 일단 노션으로 만든 프로젝트 관리 템플릿을 간략하게 보여드릴게요.

템플릿 페이지는 크게 세 가지 섹션으로 나위어요.

프로젝트: 가장 상위 단위인 프로젝트를 계획하고 관리

세부 업무: 각 프로젝트 하위 업무를 계획하고 관리

To-do(할 일): 세부 업무와 관련된 매일 할 일을 우선순위에 따라 계획하고 관리

이 세 가지 섹션은 서로 연결되어 있어서 [프로젝트 - 세부 업무 - 할 일]의 흐름으로 업무를 관리할 수 있도록 도와드립니다. 각 섹션별로 어떻게 활용하는지 하나씩 설명해드릴게요.

프로젝트 관리 노션 템플릿 사용법

프로젝트 관리 템플릿의 구성을 살펴보면 “프로젝트 - 세부 업무 - To-do(할일)” 순서로 진행되도록 설계되어 있어요. 이런 구조는 업무의 흐름을 명확히 하고, 각 단계의 연결고리를 직관적으로 파악할 수 있게 도와줍니다.

1) 전체 프로젝트 기획하기

템플릿의 첫 부분은 프로젝트 관리 섹션으로, 여기서 프로젝트의 전반적인 개요를 파악할 수 있습니다. 이 섹션은 프로젝트의 주요 정보들을 포함하고 있어요. 구체적으로는 "프로젝트의 목표, 이름, 담당자, 노트, 그리고 하위 세부 업무들과 그 진행 상태"를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 전체 프로젝트의 구조를 한눈에 파악하고, 각 부분의 진행률을 쉽게 추적할 수 있죠.

프로젝트는 팀원 모두가 명확하게 우리의 목표가 무엇인지 이해하는 것에서부터 시작합니다. 이를 위해, 팀원들이 프로젝트의 목적을 한눈에 파악하고, 각자의 역할, 필요한 업무, 그리고 전체 일정을 명확히 알 수 있도록 페이지를 구성했습니다.

예를 들어, 지금 보여드리는 템플릿의 예시처럼 마케팅 프로젝트 관리에 초점을 맞추고 있다면, 마케팅 믹스 전략의 일환으로 AARRR 퍼널(Acquisition, Activation, Retention, Referral, Revenue)을 기준으로 프로젝트를 세분화할 수 있어요. 프로젝트의 각 단계를 명확하게 구분하고, 관련 업무와 목표를 체계적으로 관리할 수 있죠.

프로젝트에 참여하는 담당 인원이 많은 경우, 담당자별로 업무를 별도로 보여주는 보기 방식을 추가하는 것도 효율적입니다. 이렇게 하면 각 팀원이 자신의 역할과 책임을 더 명확하게 이해하고, 업무 진행 상황을 쉽게 추적할 수 있습니다.

각 프로젝트의 세부 페이지에서는 프로젝트의 목표 및 KPI, 세부 업무, 참고할 자료나 링크를 추가할 수 있는 내부 템플릿이 세팅되어 있어요.

2) 프로젝트 하위 세부 업무 관리하기

프로젝트의 세부 업무를 효과적으로 관리하기 위해서는 다양한 보기 방식을 활용하는 것이 매우 유용합니다. 이렇게 하면 각 업무의 상태를 한눈에 파악하고, 필요에 따라 빠르게 조정할 수 있습니다.

특히, 칸반 보드는 세부 업무의 진행 상황을 시각적으로 쉽게 파악할 수 있는 훌륭한 도구입니다. 업무의 각 단계를 ['아이디어', '시작 전', '기획 중', '진행 중', '보류', '완료']와 같이 명확한 카테고리로 분류해서 현재 어떤 업무가 진행 중이고 어떤 업무가 다음 단계로 넘어가야 하는지를 명확하게 파악할 수 있어요. 이 방식을 사용하면, 팀원들은 미진행 업무를 빠르게 식별하고, 우선순위에 따라 작업을 조정할 수 있기 때문에 아주 효율적이죠.

캘린더 뷰는 월간 단위로 업무의 진행 상황을 파악하기 좋은 보기 방식이에요. ([타임라인] 방식을 선택할 수도 있어요)

하지만 캘린더 뷰는 해당 날짜에 설정된 업무가 많은 경우 표가 점점 길어져서 한 눈에 보기 힘들어지기 때문에 ‘필터’ 기능을 활용해서 특정 카테고리만 보이도록 한다거나 캘린더 뷰 설정에서 ‘Weekly’로 변경해 이번 주에 해당하는 업무만 보는 것도 꿀팁이에요.

각 세부 업무는 프로젝트 목표를 달성에 중요한 역할을 하기 때문에 KPI, 담당자 및 보조, 매체, 완료일 등의 항목을 추가하여 진척 상황을 꼼꼼하게 확인할 수 있도록 템플릿을 구성했어요.

그리고 업무 단위별로 세부 목표와 실행 방법, 구체적인 To-do(할일) 관리, 성과 확인 및 업무 종료 후 리뷰(개선점 및 이후 액션)까지 관리할 수 있도록 내부 템플릿을 넣어두었어요.

3) 매일 할 일은 To-do 리스트로 관리하기

프로젝트의 성공은 결국 매일매일 어떻게 업무를 수행하느냐에 크게 좌우됩니다. 프로젝트의 큰 그림에서부터 구체적인 목표, 그리고 더 세부적인 To-do(할 일)까지 이어지는 업무 플로우는 팀원들이 하루, 주간, 월간 단위로 무엇을 해야 하는지, 현재 어떤 진행 상황에 있는지를 명확하게 파악하는 데 중요한 역할을 합니다.

매일 사용해야 하는 할 일 리스트는 실용성에 초점을 두었어요. 할 일, 날짜, 우선 순위를 간단히 입력하고, 일이 완료되면 체크박스를 체크하면 끝!

이렇게 업무의 진행 상황을 한눈에 파악하고, 완료된 할 일은 칸반보드에서 자동으로 사라져서 현재 집중해야 할 업무에만 초점을 맞출 수 있게 해줍니다.

플렉스웍 팀이 실제로 활용하고 있는 프로젝트 관리 템플릿을 조금 변형하여 무료 공유 템플릿으로 제작해보았는데 어떠셨나요? 노션은 자유도가 높은 협업툴이라 다양한 방식으로 커스터마이징을 할 수 있어요. 저희가 공유해드리는 무료 템플릿을 복사하여 우리 팀 혹은 개인 프로젝트에 맞게 변형하여 사용하실 수 있습니다.