회의를 잘 하는 법
안녕하세요. 연두씨입니다.
회사에서 학교에서 회의 정말 많이 하시죠? 여럿이서 같이 하는 작업에서 가장 많은 시간을 보내는 단계일 거예요.
그런데도 불구하고 생각보다 많은 회의들이 효율적으로 시간을 보내지 못하고 있는 것 같아요.
회의를 잘하는 몇 가지 방법에 대해 이야기해 보려고 합니다.
우선 좋은 회의는, 정해진 시간 안에 원하는 퀄리티의 결과를 얻어 내는 회의입니다.
그러기 위해서는 회의 전에 정확히 파악해야 할 세 가지가 있는데요,
첫째가 회의의 목적입니다.
이 회의를 통해서 무엇을 하려고 하는지... A와 B 중에 선택을 해야 하는지, 개인적인 의견들을 모아야 하는지, 내가 알고 있는 것을 참석자들에게 완벽히 이해를 시켜야 하는지, 아니면 설득을 시켜야 하는지... 이런 목적을 두루뭉술하게 하는 순간!! 회의 시작도 전에 망한 거예요. 회의해봐야 얻는 게 없어요.
목적을 반드시 명확히 정하는 게 중요합니다. 목적이 여러 개라면 중요한 순서대로 나열해서 리스트로 해두면 돼요.
나아가 더 좋은 것은 사전에 참석자들에게 공유하거나 회의 시작 때 미리 선포하고 시작하면 회의가 목적에 맞게 더 잘 될 거예요.
두 번째는 회의의 참석자입니다. 의외로 이 부분이 이상하게 잘 안 되는 경우가 많더라고요.
목적에 맞는 분들로 참석자를 선정하셔야 해요. 예를 들면, A의 건을 Go 할지 Stop 할지를 결정하는 회의를 해야 하는데 결정을 할 수 없는 분이 참석을 하시면 회의에 의미가 없어요. 회의 또 잡아야 해요. 결정자들과 다시.
일부 SYSTEM의 룰을 수정할 거라 효과와 영향도를 체크해야 하는데, SYSTEM 담당자가 아닌 비즈니스 담당자들이 모여서 회의를 하는 건 무쓸모예요. 역시 회의 다시 해야 하는 사례가 됩니다.
세 번째는 회의에 필요한 시간입니다.
회의의 목적과 내용에 따라 필요한 시간이 다를 거예요. 필요한 시간을 미리 설정하고 참석자들에게 공유하여 그 시간 안에 원하는 목적을 달성할 수 있도록 준비가 되어야 합니다. 그저 그냥 모여서 너도 나도 한 마디씩 하면서 끝도 없이 시간을 쓰는 것은 회의가 아니라 그냥 수다예요. 아무것도 건지지 못하고 시간만 보낼 거예요. 우리들의 소중한 시간이 알차게 쓰일 수 있도록 데드라인을 설정하는 것. 저는 이 부분이 목적 달성에 굉장히 큰 역할을 할 거라고 생각해요.
본격적으로 회의가 시작되면 회의 시간 동안에는 진행자의 역할이 매우 중요합니다.
-목적과 시간을 미리 명시하여 이 회의의 로드맵을 알려 주시고요
-회의를 하다 보면 경로 이탈하시는 분들이 계세요. 다시 길 위로 인도해 주세요.
-정해진 시간 안에 발언해야 할 사람이 많다면 너무 길게 말할 때 잘라 주시고
-의견을 제시해야 할 중요한 위치임에도 입 꾹 닫을 하고 계시면 의견을 물어 주세요.
-모든 회의의 마지막 10분은 항상 남겨두고, 이 회의를 정리하는 시간으로 활용해 주세요. 반드시 이때 결론을 모두에게 알려주세요. A와 B 중에 A로 결정되었고, 그 내용의 전체 공유는 김 OO 씨가 하겠다. 또는 오늘 나온 체크사항 1,2,3은 이 OO 씨가 정리해서 답변드릴 것이다. 1번은 제가 처리하고 2번은 네가 처리하고 차주에 결과 공유하겠다. 등등..
결론과 앞으로 해야 할 일을 구체적으로 명확하게 한번 더 정리해 주세요.
회의시간 마지막에 결론을 정리해 드렸지만, 참석자 모두가 같은 내용으로 기억할 수 없기 때문에 회의 이후에 회의록은 필수입니다.
제가 생각하는 좋은 회의록은 기록 그 자체에 있지는 않습니다. 모든 말 그대로 속기록 한 내용보다는 각자의 역할에서 발언한 내용을 일목요연하게 정리하고 회의를 통해 합의 한 결론과 앞으로 해야 할 과제를 각 담당자 별로 명확하게 작성해 주는 것이 좋습니다. 이 부분 역시 어렵지 않다고 생각했는데, 많은 회의록에 미스가 발생되는 부분이 더라고요.
발언 내용들을 정리할 때에는, 사용한 단어나 출처 등을 그대로 써서 의도가 변하지 않게 조심해야 합니다.
결론은 당연한 얘기지만 회의 때 합의한 내용을 써야 해요. 회의 때는 논의 하지 않은 내용이 들어가거나 변질되는 일이 없어야 합니다.
과제는 담당자와 해야 할 일, 기한이 명확히 명시되어야 "네가 하는 거 아니었어?" 같은 말 안 나오고 혼선이 없이 진행됩니다.
회의록 항목을 예시로 적어 보겠습니다. 회의 때 나온 내용을 현재까지 현황, 오늘 결정한 내용, 다음에 준비할 내용을 정리했어요.
-회의명 : 프로젝트 진행사항 3차 회의
-회의 일시/장소 :
-참석자 :
-회의 내용
1) 프로젝트 진행사항 : 50% 진행 완료
2) 결정 사항 : 개발은 A까지 하고, B는 오픈 이후에 하는 것으로 결정 (의사결정 : 송혜교, 전지현)
3) 다음 논의 사항 : 남은 일정 리뷰 후 재점검 (@조인성: 남은 일정 정리)
예를 든 거고요, 회의의 내용은 그때의 내용에 맞게 그룹핑하여 정리하면 될 것 같아요.
제가 개인적으로 싫어하는 것을 넘어 극혐 하는 것이, 주제도 참석자도 안 알려주고 그냥 모여서 기한 없이 계속 얘기하는 미팅이에요.
아이디어 회의라면 아이디어를 준비해 갈 것이고, 설명이 필요하면 자료를 준비해 갈 텐데... 아무 준비 없이 빈 머리-뜨거운 가슴만 가지고 모이는 회의는 너무 시간낭비예요! 특히나 바쁘다 바빠 현대사회에서는 더욱.
아무것도 안 알려주고 부르는 사람도, 다 알려주고 불렀는데도 준비 없이 오는 사람도 무책임하다고 생각됩니다. 서로 조금만 더 신경 쓰고 준비해서 우리 모두의 소중한 시간이 효율적으로 쓰였으면 하는 바램입니다.
