일의 우선순위를 관리하는 방법
서문
나는 1) 삶의 목적과 방향을 정하고, 2) 향하는 궤도에 놓인 중간 지점인 목표를 정한다.
법인도 1) 기업의 비전과 방향을 정하고, 2) 향하는 궤도에 놓인 중간 지점인 목표를 정한다.
그다음에 할 일은 목표 달성의 과정을 계획하는 일이다.
그리고 목표 달성의 과정을 계획하는 방법 중 하나는 우선순위를 관리하는 것이다.
우선순위를 잘 관리하면, 목표를 효과적이고 효율적으로 달성할 수 있었다.
대부분 시간과 자원이 부족한 상황 속에 있는데, 우선순위를 잘 관리하면 시간과 자원을 절약할 수 있다. 어떤 일을 먼저하고, 어떤 일을 하지 않아야 할 지 결정하는 일이기 때문이다.
우선순위를 관리하는 기술은 우리의 일(Work)과 삶(Life), 모두에 도움을 주는 핵심적인 기술이다. 특히 이 기술은 우리 스스로를 위해 어떤 기술을 먼저 배워야 이로울 지 결정할 때도 쓰이기 때문에 다른 기술보다 앞서 습득하면 좋을 기술이라고 생각한다.
나는 IT업계에서 매니저로 일하면서 ‘일의 우선순위를 관리하는 방법’을 배우고 많이 활용할 기회가 있었다. 매니저로 일해오면서 얻은 지식과 경험, 그리고 관련 자료를 참고해서 핵심을 추려 글로 정리했다. 특히 각 방법을 사용하는 ‘이유’를 정리했다.
이어진 본문에서 ‘일의 우선순위를 관리하는 방법’을 전한다.
관련 글 #1: 목표를 잘 설정하는 방법
관련 글 #2: 목표 달성의 과정을 계획하는 방법
본문
1. 우선순위 관리의 중요성을 이해하기
우선순위 관리가 중요한 이유의 예
목표를 효과적이고 효율적으로 달성할 수 있게 한다.
부족한 자원과 시간을 효과적이고 효율적으로 사용할 수 있게 한다.
심리적 압박을 줄여 스트레스 수준을 낮춘다.
중요한 것과 중요하지 않은 것을 구별하는 의사결정 능력을 개선한다.
2. 일 관리 도구를 이용하기
일 관리 도구를 이용하는 이유의 예
일의 우선순위를 관리하는 과정을 빠르고 쉽게 수행할 수 있다.
한 공간에 모은 할 일은 ‘기한(Due date)’ 등의 속성으로 일을 정렬할 수 있다.
일을 쉽게 분류할 수 있으며, 분류한 일을 보다 쉽게 파악할 수 있다.
중요한 일이나 기한이 임박한 일을 쉽게 파악하게 해주어 스트레스를 줄인다.
일 관리 도구의 예
Asana, Jira, Trello, Monday.com, Notion, Redmine
3. 일에 우선순위(Priority)를 표시하기
일에 우선순위(Priority)를 표시하는 이유의 예
어떤 일을 먼저 수행할 지 의사결정이 쉽고 빠르다.
우선순위를 조정하기 용이하다.
우선순위를 표시하는 속성값의 예
매우 높음, 높음, 보통, 낮음, 매우 낮음
Very High, High, Medium, Low, Very Low
P0, P1, P2, P3, P4
P1, P2, P3, P4, P5
추가 팁: 위 속성값을 색으로 구분하면 효과적이다. 색상은 글자나 숫자보다 인지하는데 필요한 에너지가 적다.
4. 긴급하고, 중요한 일의 우선순위를 높이기
긴급하고, 중요한 일의 우선순위를 높인다. 그리고 필요하다면, 일의 속성에 긴급성(Urgency)과 중요도(Importance)을 추가하여, 우선순위를 더 쉽게 결정할 수 있다.
관련 도구: The Eisenhower Matrix
긴급하고, 중요한 일의 우선순위를 높이는 이유의 예
자원과 시간을 효과적이고 효율적으로 사용할 수 있다.
문제가 발생할 확률을 낮춘다.
스스로와 혹은 다른 사람과의 신뢰 관계를 유지할 수 있다.
스트레스와 불안감을 줄일 수 있다.
5. 편익이 높고, 비용이 적은 일의 우선순위를 높이기
편익이 높고, 비용이 적은 일의 우선순위를 높인다. 그리고 필요하다면, 일의 속성에 편익(Benefit)과 비용(Cost)을 추가하여, 우선순위를 더 쉽게 결정할 수 있다.
관련 방법론: Cost Benefit Analysis
성과가 높고, 비용이 적은 일의 우선순위를 높이는 이유의 예
효율적으로 자원을 사용하며, 기회 비용을 줄일 수 있다.
편익이 높고 비용이 적은 일을 수행하면 많은 긍정적인 결과를 얻는다. (ex. 자신감과 동기 강화, 본인 스스로와 혹은 타인과의 신뢰 관계 형성, 성공 경험의 빠른 축적)
6. ‘일의 우선순위를 관리하는 효용’이 ‘일의 우선순위를 관리하는 비용’보다 크도록 관리하기
일의 우선순위를 관리할 때, 상황에 비해 불필요한 도구나 복잡한 분류 방법을 사용하면, 오히려 전체 효율을 낮춘다.
7. (가능하면) 우선순위가 가장 높은 일은 하나만 두기
우선순위가 가장 높은 일은 하나만 두는 이유의 예
한 가지 일에 집중했을 때, 일의 수행에 무의식을 더 쉽게 이용할 수 있다.
일 사이의 전환 비용을 줄일 수 있기 때문에 더 효과적으로 일을 완료할 수 있다.
8. 우선순위가 낮은 일은 제거하거나 보관(Archive)하기
우선순위가 낮은 일은 제거하거나 보관(Archive)하는 이유의 예
우리가 더 하고 싶거나 꼭 해야할 일에 시간을 쓰는 것이 이롭다.
할 일을 줄이면 중요한 것에 더 많은 주의를 기울일 수 있게 한다.
9. 주기적으로 일의 우선순위를 검토하고 조정하기
일의 우선순위를 검토하고 조정하는 이유의 예
내가 하고 싶은 일, 내가 해야 하는 일이 달라질 수 있다.
정기적인 활동은 습관을 형성하여 행동을 유지하기 쉽다.
일의 우선순위를 관리하는 개인적인 예
요약: ‘(삶의 목적 설정) → (목표 설정) → 할 일을 할 일 목록에 추가 → 우선순위 설정 → 캘린더에 일정 추가 → 수행 → 주기적으로 우선순위 검토 및 조정’을 반복
나는 요즘 Notion을 이용해서, 할 일을 관리하고 있다.
할 일은 1) 우선순위, 2) 기한, 3) 긴급성, 4) 중요도 속성을 가지고 있다.
각 할 일의 속성 값을 넣어두고, 1) 우선순위를 정한다.
우선순위는 P0부터 P1, P2, P3까지 있다.
전체 할 일을 한 페이지에서 리스트 뷰로 확인한다.
할 일을 수행하기 위해서 캘린더에 일정을 잡는다.
우선순위가 높은 일을 먼저, 충분히 집중할 수 있는 시간에 수행한다.
1~2주일마다 우선순위를 검토하고 조정한다.
생각나는 할 일이 있으면, 할 일 목록에 생성해서 넣고, 우선순위를 정한다.
결문
엉뚱한 생각을 해본다.
언젠가 시간과 자원이 풍족하게 되면 어떤 일이 일어날까?
그 때는 우선순위를 관리할 필요가 없어질 지도 모르겠다.
그보다 앞서 목적과 목표가 금방 이루어지기고, 더이상 어떤 욕구와 동기가 생기지 않는 상태가 될 지도 모른다.
그 때는 스스로 시간과 자원이 부족한 환경을 만들어 그 환경에 노출시키려는 일을 할지도 모른다.
다시 무언가를 욕구하고, 욕구를 만족시켜서 행복감을 느끼기 위해서다.
나와 우리에게 한동안 시간과 자원이 풍족한 상황은 오지 않을 것이다.
일의 우선순위를 관리하는 방법은 삶의 목적과 목표가 있는 나에게 필수적인 기술이다.
따라서 이 글을 자주 읽고 이해하고 실천하겠다.
나는 우선순위를 잘 관리할 것이다.
그리고 모두가 우선순위를 잘 관리하는 데 어려움이 없으면 좋겠다.
황도란 씀
