협업은 이렇게 하자

누군가와 함께 일을 해야 한다면

이번 글에서는 다른 사람과 협업하는 방법에 대해 적어보려고 한다. 각자 저마다의 스타일이 있겠지만, 원만한 협업과 업무의 퀄리티 보장을 위해 한 번쯤은 고려해보면 좋을 것들만 추렸으니 당신의 업무에 적용해보길 바란다.

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1. 중간점검은 빠를수록 좋다.

당신이 누군가에게서 어떠한 업무를 지시받았다고 해보자. 이때 가장 먼저 확인해야 할 것이 마감기한이다. 그러나 단순히 마감기한만을 확인했다고 끝난 것이 아니다.

예를 들어보자. 오늘은 2022년 8월 1일이고, 당신이 요청받은 업무의 마감은 2022년 8월 11일이다. 당신은 '아직 열흘이나 남았네?'라고 생각하며 여유를 부릴지도 모른다. 그러나 그렇게 1차원적으로 생각했다간, 나중에 큰코다치기 십상이다.

많은 신입사원들이 주어진 날짜를 곧이곧대로 받아들이는 실수를 저지르곤 한다. 업무의 기한이 열흘이라고 하여, 당신 혼자서 쓸 수 있는 시간까지 열흘이라고 생각하면 안 된다.

아래 표는 위 업무기간(2022년 8월 1일 ~ 2022년 8월 11일)을 예시로 하여 설정한 타임라인이며, 당신이 작성한 문서가 최종화에 이르기까지의 과정을 세부적으로 쪼갠 것으로, 크게 [1단계: 초안 작성(Draft) → 2단계: 검토(Review) → 3단계: 수정(Modification)]으로 분류할 수 있다.   

[예시] 세부 타임라인 설정하기

위 타임라인에서는 총 9일의 Working day 중 Draft에 3일, Modification에 2일, Review에 3일, Finalization에 1일이 할당되어 있고, 이는 다시 말하면, 당신 혼자서 오롯이 사용할 수 있는 시간은 Draft를 작성하는 단 3일뿐이라는 소리다.  

그렇다면 초안을 작성하는 시간은 어떻게 사용하여야 할까?

당신이 해야 하는 업무의 일정이 촉박하지 않은 상태라면, 충분히 고민도 해보고, 삽질도 해보길 추천한다. 그래야 사수 없이 혼자서만 하는 업무를 맡게 되었을 때, 당신 스스로 판단할 수 있는 힘을 키울 수 있기 때문이다. 하지만 대부분의 회사는 언제나 빠듯한 일정으로 돌아가므로, 일정이 바쁜 와중에 혼자서 몇 날 며칠 붙들고 있다가는 주변의 원성을 사게 될 수 있다.

따라서, 일정이 넉넉하지 않은 경우라면, 대략적인 초안이라도 뽑아낸 후 최대한 빨리 중간 점검을 받는 것이 중요하다. 중간 점검은 공식 검토가 아니므로 작업물이 반드시 완성되어 있을 필요도, 사수로 부터 A to Z까지 검토받을 필요도 없다. 중간 점검의 목적은 현재 작업 중인 방향이 맞는지를 미리 확인함으로써 남아있는 Draft 작성 시간을 낭비하지 않고, 작업물의 품질을 보다 높이기 위함이다.

만약, 중간 점검을 받지 않은 상태에서 할당된 3일을 모두 사용하였는데, 처음 생각한 방향이 잘못되어 문서 전체를 갈아엎어야 하는 경우, 검토자는 검토해야 할 양이 늘어나서 힘들고, 당신은 수정해야 할 양이 늘어나 원치 않는 야근을 하게 될 수도 있음을 기억하자.   

2. 협업하는 사람들의 상황을 계산에 넣어라.

당신이 A라는 프로젝트를 진행하고, 직원 B와 직원 C가 구성원으로 포함되어 있다고 가정하자. A 프로젝트가 무난히 흘러가기 위한 가장 이상적인 방법은 세 사람 모두가 능동적이면서 평균 이상의 실력을 갖는 것이겠지만, 언제나 잘하는 사람들과만 업무를 할 수는 없다.

당신과 협업하는 사람이 당신처럼 신입일 수도 있고, 경력이 있으나 눈코 뜰 새 없이 바쁜 사람일 수도 있다. 만약, 신입인 경우라면 어떤 업무를 하든 사수의 검토를 필요로 할 테고, 간단한 질문에도 곧바로 답변을 주지 못해 당신의 업무가 늦어질 수 있다. 또한, 경력인 경우에는 애당초 말을 거는 것부터가 어렵게 느껴질 수 있고, 혹시나 일정을 지연시켜도 빨리 달라 재촉하기 부담스러울 수 있다. 즉, 당신이 제때 업무를 끝내더라도 협업하는 이들의 상황에 따라 전체 일정이 밀리는 상황이 발생할 수 있다는 얘기다.

그리고 이런 상황일수록 가장 필요한 것이 함께 협업하는 사람에 대한 배려이다. 사소한 것으로는 읽기 편하도록 문서를 깔끔하게 작성한다거나, 변경된 부분을 보기 쉽게 표시해주는 등의 것들이 있을 수 있고, 여유가 되는 경우라면, 일정이 빠듯한 동료를 위해 당신의 일정을 조금 앞당겨 그들의 업무 시간을 벌어줄 수도 있다. 대부분의 사람들의 경우 당신의 배려에 고마워할 것이고, 언젠가 당신이 반대의 상황에 처했을 때 차곡차곡 쌓아 올린 배려가 품앗이처럼 돌아오는 것을 경험할 수 있을 것이다. (물론, 받을 줄만 알고 줄 줄은 모르는 사람까지 너무 배려할 필요는 없으니, 호구가 되지는 말자.)

3. 검토 의견은 가급적 글로 받아라.

검토 의견뿐 아니라 업무의 방향성을 결정할 수 있는 사안이나 돈에 관련된 사안들은 반드시 메일이나 문서에 남겨 증거를 만들어 두길 추천한다. 이 세상에는 자신의 유불리에 따라 했던 말도 안 했다 말을 바꾸는 비양심적인 사람들이 너무나 많다. A 대로 진행하라길래 그대로 따랐더니, 갑자기 자신이 언제 그랬냐며 역정을 내는 이가 있는가 하면, 구두 계약으로 업무를 진행시켜 놓고서는 증거가 없으니 무효라는 이들도 있다.    

그러므로 전화나 구두로 업무에 대한 의견이 오간 경우라면, 반드시 사내 메신저나 이메일로 내용을 남겨야 한다. 이렇게까지 해야 하나 싶을 수도 있겠지만 미리 조심해서 나쁠 것은 없다.

4. 보내기 전 반드시 한 번 더 점검해라.

열심히 일해놓고 마무리 단계에서 실수해버리는 경우가 있다. 사람이 하는 일인지라, 아무리 완벽하게 처리했다 생각해도 여전히 실수는 존재하기 마련이다. 분명 두 번, 세 번 확인했다고 생각했는데 막상 보내고 보니 이름을 적지 않았다든지, 아니면 첨부파일을 빼먹었다든지 등의 실수를 누구나 한 번쯤은 경험해 보았을 것이다.

하지만 아무리 작은 실수들이라도 점차 누적되다 보면, 어느 순간 주변의 신뢰를 잃어버리게 된다. 사람은 의외로 실수의 크기보다 빈도에 더 민감하게 반응하곤 하는데, 예를 들어, 평소에 실수를 하지 않다가 어쩌다 한 번 실수를 한 사람에게는 '평소에는 잘하더니, 어쩌다 그랬대?'라고 이야기하지만, 매일같이 자잘한 실수를 반복하는 사람에게는 그 실수가 크지 않더라도 '도대체 이번이 대체 몇 번째야?'라는 반응이 나오는 것처럼 말이다.