SaaS HR 시스템을 도입할 때, 기업 입장에서는 시스템이 제공하는 다양한 기능이나 커스터마이징의 가능 여부에 먼저 주목한다. 그러나 새로운 HR 시스템을 구축하는 과정에서 그보다 먼저 정리되어야 하는 질문은 따로 있다. HR 기준 정보, 즉 HR Master를 어디에서 어떻게 관리할 것인가에 대한 명확한 기준이다. HR Master가 여러 시스템에 분산되어 관리되는 조직에서는 아무리 시스템 간의 연계 기능이 정교해도 데이터의 분석과 판단 기준은 분산될 수밖에 없다. 반대로 HR Master가 하나의 시스템에 명확하게 정의되고 관리된다면 모든 HR 담당자들은 동일한 기준 위에서 판단을 내릴 수 있게 된다. 결국 Workday를 '새로운 인사 시스템'으로 도입할 것인지 아니면 HR Master를 관리하는 중심 시스템으로 가져갈 것인지는 이 지점에서 분명하게 갈린다.
Workday는 앞선 글에서 언급한 것처럼 다른 HR 시스템에 비해서 HR와 IT의 역할 경계가 비교적 명확하게 분리되어 있지 않은 구조이다. 조직과 인원, 보상, 성과 등 다양한 정보들이 서로 긴밀하게 연결되어 있기 때문에 HR은 일부 정보와 기준만 관리하는 역할에 머무르기 어렵다. 즉 Workday를 사용하는 순간, 시스템에 등록되는 모든 데이터의 기준을 HR이 직접 정의하고 책임져야 하는 구조가 형성된다. 그래서 이번 글에서는 HRIS 프로젝트가 실패하지 않기 위해서 HR이 Workday를 통해서 반드시 관리해야 한다고 생각하는 주요 정보는 무엇인지 정리해 보고자 한다.
보상 정보는 HR의 업무 결과가 숫자로 가장 잘 드러나는 영역이며, 경영진이 민감하게 반응할 수 있는 지점이기도 하다. 그럼에도 많은 조직에서는 보상의 기준 정보를 급여 업무의 편의성을 위해 급여 시스템 또는 급여 모듈에서 관리하는 경우가 많다. 문제는 급여 지급액은 근태, 중도 입사·퇴사, 휴직 전보 등 다양한 이벤트가 반영되어 매월 달라질 수 있는 '결과 값'이란 사실이다. 그로 인해 구조적으로 인건비 관리의 기준으로 사용되기에는 불안정하다. 이러한 급여 지급액을 그대로 인건비 계획의 기준으로 활용할 경우, 동일한 근태 상황과 인원 변동 등의 이벤트가 다음 해에도 반복되지 않는다면, 그 계획은 처음부터 정확하다고 보기 어렵다.
만약 Workday에서 개인별 기본급(또는 연봉), 수당 기준과 그 변경 이력을 관리하고, 급여 시스템은 이 정보를 연계받아서 지급에 집중한다면, HR이 객관적인 인건비 계획을 수립할 수 있다. 예를 들어 다음 연도 인건비 계획을 수립할 때, Workday에 등록된 기본급 총액을 기준값으로 두고 임금 인상률과 인원 증감, 예상 근태와 같은 변수들을 적용한 시뮬레이션을 구성할 수 있다. 이렇게 수립된 인건비 계획은 단순한 추정치가 아니라 경영 계획이 그대로 반영된 가정 위에 만들어진 계획값이 된다. 이후 실제 급여 지급액과의 차이가 발생하면, HR은 그 차이를 '계획 오류'가 아니라 인원의 변동과 초과 근무의 증감, 휴직 등 구체적인 인사 이벤트의 결과로 설명할 수 있다.
그래서 Workday를 통해 보상의 기준 정보를 관리하고 급여 시스템에 전송한다면, HR은 매달 바뀔 수 있는 급여 지급액이란 결과 값에 끌려다니지 않게 된다. 도리어 인건비를 일관되고 객관적인 숫자로 관리하고 분석해서 경영 계획과 실제 운영의 차이를 분석하고 판단할 수 있는 체계를 확보할 수 있다는 점에서 큰 의미를 가진다.
사번은 HR 시스템에서 가장 기본적인 정보이며 조직이 '사람을 어떻게 인식하고 관리하는지' 명확하게 드러내는 기준값이다. 그럼에도 많은 조직에서는 사번을 급여 시스템이나 그룹웨어 계정을 생성하기 위한 부산물 수준으로 취급하는 경우가 많다. 그 결과, 한 명의 근로자에게 여러 개의 사번이 부여되거나 시스템마다 서로 다른 식별자(계정)를 생성되는 상황이 발생하기도 한다.
이러한 문제는 글로벌 기업에서 주재원들을 관리하는 조직에서 자주 발생한다. 한 명의 직원이 국내 법인과 해외 법인에서 각각 다른 사번과 계정을 부여받아서 법인별 급여 시스템과 그룹웨어, ERP 시스템을 동시에 사용하는 사례는 절대 드물지 않다. 하지만, 이 경우 시스템에서 계정이나 인원수를 추출해서 특정 시점의 인원 현황을 파악하려면 별도의 취합과 조정 작업이 필요해진다. 이 과정에서 기준이 조금이라도 달라진다면 인원 현황 데이터는 신뢰성을 잃게 된다. 그래서 "지금 회사에 몇 명이 근무하고 있는가?"라는 가장 기본적인 질문에 대한 답을 곧바로 하기 어려운 상황이 발생한다.
반면 Workday에서 사번을 생성하고 관리하면 인원 통제의 기준은 매우 단순해진다. 한 사람에게 하나의 사번과 하나의 Workday 프로필을 생성하고 근무 국가나 소속 법인이 변경되어도 동일한 사번을 유지하면, 해당 인원은 언제나 '1명'으로 인식된다. 그리고 이 사번 정보들을 국내외 급여 시스템과 다른 내부 ERP 시스템에 동시에 연계하면 인원수의 중복이나 누락 가능성을 구조적으로 차단할 수 있다.
이러한 체계의 진가는 과거 특정 시점의 인원 현황(스냅샷 데이터)를 추출할 때 분명하게 드러난다. Workday의 리포트 기능을 활용해서 특정 기준일(Effective Date, 유효일)로 조회하면 언제나 동일한 결과가 나오게 된다. 이는 단순히 사용 편의성이 높아진 것이 아닌 데이터 신뢰성을 확보되었다는 사실을 의미한다. 만약 과거에 한 번 제출한 데이터가 나중에 다시 추출할 때 달라진다면, 그 조직과 부서가 제공하는 데이터는 신뢰를 얻기 힘들다.
결국 사번을 Workday에서 관리한다는 것은 계정 생성의 편의성을 높이기 위한 선택보다는 조직이 인원을 정의하는 기준을 하나로 고정는 선택이다. 보상 정보가 인건비의 기준을 만들면 사번 체계는 인원의 경계를 보다 더 명확하게 만들어주고, HR은 '인원의 증감'을 누구나 동일한 사유와 데이터를 기반으로 설명할 수 있게 된다.
경력, 학력, 스킬 등 인재 정보와 평가 정보는 채용과 배치, 육성, 이동, 승계 등 거의 모든 HR의 의사결정에 관여되며 조직과 직원의 지난 성과와 경쟁력을 보여주는 핵심 정보다. 그런데도 이러한 인재 정보를 여러 시스템이나 담당자의 PC에 파편적으로 관리하는 경우가 많고, 조직 전체의 역량을 한눈에 파악하기 어렵다.
특정 스킬이나 경험을 가진 인재가 회사 내부에 얼마나 있고 어디에서 근무하는지 파악하기 위해서는 매번 자료를 취합하고 가공해야 한다. 이 과정에서 최신 정보가 제공되지 않거나 담당자들의 자의적인 판단이나 해석이 개입될 가능성이 높다. 결국 인재에 관한 판단은 데이터가 아닌 담당자들의 감에 의존하게 된다.
특히 글로벌 조직에서 해외법인의 인재 현황을 파악하기 위해서는 현지 HR에서 제공하는 자료를 받아서 활용하는 방식이 일반적이었다. 하지만 이 데이터들은 국가나 법인마다 다를 수 있는 기준으로 한 번 이상 가공된 상태라서 단순 비교를 하기 어렵다. 만약 Workday를 통해 개인의 경력과 보유 스킬, 성과 이력 등의 인재 정보를 관리하면 개인의 프로필에 누적되어 저장된다. 그리고 Talent 모듈 또는 HCM Core 모듈의 리포트 기능을 활용하여 필요한 조건을 충족하는 내부 인재를 빠르게 찾아낼 수 있다.
이는 글로벌 인재의 이동이나 핵심 인재의 발굴, 현지 채용의 효과성 등을 판단하는 데 있어서 매우 중요한 기반이 된다. 또한 앞선 보상정보나 사번, 조직 정보와 연계하여 조직들의 성과 대비 보상 수준, 내부 이동으로 충원할 수 있는 보유 역량을 확인하는 등의 분석을 진행할 수 있다. 이는 단순히 조직 내부의 역량이 부족해서 무조건 채용을 해야 하는 것이 아니라 제대로 활용되고 있지 못한 내부 인적 자원을 새롭게 활용할 기회를 제공해 준다. 이 구조가 제대로 안착면 HR은 추상적인 경험에 의한 판단이 아닌 데이터에 근거한 판단을 내릴 수 있게 된다.
Workday를 HR Master 시스템으로 선택하는 것은 단순히 HR 데이터를 한 곳에 모으는 것이 아니라 HR의 판단 기준을 하나로 고정하겠다는 의사결정이다. HR은 어떤 기준으로 어떻게 데이터를 축적하고 어떤 의사결정을 내릴 것인지 끊임없이 스스로에게 질문하게 된다. 동일한 기준의 원천 데이터를 통해 어떤 의사결정을 이끌어낼 것인지 그 선택을 감당한다면, Workday는 HR의 데이터 기록 창고가 아닌 조직의 판단 구조를 뒷받침하는 플랫폼으로 진화할 수 있을 것이다.