AEO 정기자율평가(舊 정기자체평가)
AEO 정기자율평가(舊 정기자체평가)는 AEO공인업체가 매년 정기자율평가서에 따라 공인기준을 충족하는지 자율적으로 점검하고 그 결과를 관세청장에게 제출하는 것입니다. AEO가이드라인 5.0 개정에 맞추어 2024년 3월 11일 관세청 고시로 기존 정기자체평가에서 정기자율평가로 이름을 바꾸었습니다.
최근 AEO 고객사로부터 정기자율평가서(舊 정기자체평가서) 작성과 관련한 문의를 받았습니다. 정기자율평가서에 기존에 없던 ‘(기타)변동신고 사항’ 체크리스트 확인사항이 보이던데 어떻게 작성하면 좋겠냐는 것이었습니다. 우선 정기자율평가란 어떤 제도인지와 정기자율평가서 작성, 제출 방법을 설명드리고 체크리스트 추가사항도 알아보겠습니다.
AEO 정기자율평가란?
정기자율평가란 AEO공인업체가 매년 공인일자가 속하는 달에 정기자율평가서에 따라 공인기준을 충족하는 지 자율적으로 점검하고 다음달 15일까지 그 결과를 제출하는 것입니다. 과거에는 점검 자료들(막대한 서류들)도 증빙으로 함께 제출하였으나 현재는 증빙 자료를 제출하지 않습니다.
1) 제출일
제출일은 매년 공인일자가 속하는 달의 다음달 15일 까지입니다. 예를 들어 2024년 6월 30일에 공인인증을 받은 경우 2025년 7월 15일, 2026년 7월15일, 2027년 7월15일, 2028년 7월15일 이런 식으로 매년 정기자율평가서를 제출합니다.
2) 제출방법
정기자율평가서는 관세청 유니패스 사이트를 통해 제출합니다. 자세한 제출방법은 다음 장에서 다루도록 하겠습니다.
3) 자율평가 생략
갱신심사를 신청한 경우 공인유효기간이 끝나는 날이 속한 연도의 자율평가는 생략 가능합니다. 예를 들어 2024년6월30일 공인인증을 받고 갱신심사를 신청하는 경우 2029년 정기자율평가는 생략할 수 있습니다.
4) 제출서류
유니패스를 통해 제출하는 서류는 ‘정기자율평가서’와 ‘정기자율평가서 확인서’입니다. 해당 평가서와 확인서의 내용을 입증하는 증빙서류는 제출하지 않습니다. 다만 관세청에서 자율평가서에 대하여 공인기준을 충족하는 지 확인하기 위해 관련 자료를 요청하거나 사업장을 방문하여 확인할 수 있습니다.
정기자율평가 확인(심사자 확인)
AEO공인업체는 정기자율평가서를 일정한 자격이 있는 자에게 확인을 받아야 합니다. 다만 중소기업은 해당 업체 소속 관리책임자*의 확인을 받을 수 있습니다. (*수출입 관련 업무에 1년 이상 경력이 있고 관리책임자 교육을 받은 관리책임자)
자신이 소속된 업체 외의 다른 AEO공인기업의 자율평가서를 심사, 확인해 줄 수 있는 일정한 자격이 있는 자는 아래와 같습니다.
1) AEO 진흥협회
관세청장이 지정한 비영리 기업
2) 관세사
1. AEO공인업체인 관세사무소 등에 소속되어 최근 5년 이내에 공인전 교육을 받은 관세사
2. 최근 5년 이내에 AEO공인 제도 교육을 35시간 이상 받은 관세사
3) 보세사(보세구역 운영인 부문 한정)
1. AEO공인업체인 보세구역운영인 등에 소속되어 최근 5년 이내에 공인전 교육을 받은 보세사
2. 최근 5년 이내에 AEO공인 제도 교육을 35시간 이상 받은 보세사
정기자율평가 제출 방법
정기자율평가서의 내용을 확인하고 제출하는 방법을 간단히 살펴보겠습니다. AEO 공인업체라면 유니패스를 통해 간편하게 정기자율평가서의 내용을 확인할 수 있습니다.
먼저 유니패스에 로그인 한 후 상위 메뉴 중 제일 오른쪽의 ‘AEO’를 선택합니다.
‘AEO’ 메뉴 중 ‘사후관리’를 선택하면 ‘수출입관리현황 정기 자율평가서(신)’이라는 메뉴를 찾을 수 있습니다. 해당 메뉴 선택하면 자율평가서 화면이 열립니다. 여기에서 공인번호 돋보기를 클릭하시고 소속된 회사의 공인번호를 선택하시면 됩니다. (AEO공인기업이 아닌 경우 당연히 공인번호가 선택되지 않습니다.)
공인번호를 선택하고 나면 해당 기업의 공인부문, 업체명 등 기본 정보가 나옵니다. 이제 여기에 점검자, 점검기간 등의 정보를 입력합니다.
심사자 구분에는 해당기업 내부의 확인자가 심사하는 경우 내부, 외부 관세사 등에게 확인심사를 받는 경우 외부로 선택하면 됩니다. 심사자가 되기 위해서는 미리 유니패스로 등록하고 심사자 자격번호를 받아 두어야 합니다.
일반사항의 아래 부분을 보시면 점검사항이 나옵니다. 각 공인기준별로 확인사항과 ‘YES’ 또는 ‘NO’를 선택할 수 있는 자율평가란 및 평가근거를 기재하는 란이 있습니다. 해당 점검사항이 바로 해당 기업의 AEO공인부문 정기자율평가서입니다. 여기에 자율평가한 결과와 평가근거를 기재하면 됩니다.
평가근거는 자율평가를 한 근거를 기재하는 것으로 보통 근거서류명, 근거가 된 활동 등을 기재합니다. 예를 들어 기준번호 1번의 확인사항은 ‘최고경영자 변경 시 법규준수와 안전관리에 대한 경영방침을 보고하였습니까?’ 인데 평가근거로는 ‘AEO 경영방침 작성 및 변경여부 확인’ 이런 식으로 기재합니다.
자율평가서를 다 작성했다면 업체조치사항까지 기재한 후 전송 단추를 누르면 됩니다. 전송 단추를 누르면 위의 일반사항에서 등록한 심사자에게 작성정보가 전송됩니다.
이제 전송했으니 정기자율평가가 끝이라고 생각하실 수 있지만 다음 단계가 있습니다. 위의 그림처럼 다시 ‘AEO’ 메뉴를 클릭하고 ‘공인(갱신)심사’를 선택하면 ‘신청서 처리현황 목록’을 조회하는 화면이 있습니다.
해당 화면에서 서식구분을 ‘수출입관리현황 정기자율평가서’로 선택하고 조회를 누릅니다. 그러면 심사자에게 보낸 정기자율평가서의 처리상태를 볼 수 있습니다. 처리상태는 처음에는 ‘심사자 지정’이었다가 심사자가 확인서를 작성해서 전송하면 ‘심사자 확인서 작성완료’로 바뀝니다. 처리상태가 ‘심사자 확인서 작성완료’로 바뀌면 해당 처리상태를 선택해서 전송화면으로 다시 들어갑니다. 여기서 다시 한번 전송을 해야 AM에게 정기자율평가서가 제출됩니다.
AM은 검토 후 이상이 없으면 승인을 해 줍니다. 필요한 경우에는 서류를 요청하거나 사업장을 방문할 수도 있습니다.
가이드라인 5.0과 정기자율평가서 변경사항
위에서 정기자율평가서가 AEO공인기준에 따른 주요 확인사항을 체크리스트 형식으로 평가할 수 있도록 만들어졌다는 것을 살펴보았습니다. 2024년에 AEO 가이드라인이 5.0으로 개정되었습니다. 다행인지 아직은 개정사항이 가이드라인에 많이 반영되지 않았습니다. 앞으로 어떻게 될지는 계속 지켜봐야 할 것 같습니다.
아직 개정된 정기자율평가서를 보지 못한 AEO공인기업들은 추가된 항목이 있다고 하면 긴장하실 수도 있습니다. 추가된 항목은 변동신고에 대한 사항입니다. AEO 공인기업은 사업내용의 변경, 소재지 이전 등 사업장의 변경, 대표자 및 관리책임자의 변경 등의 사정이 있으면 유니패스를 통해 변동신고를 해야 합니다.
정기자율평가(舊 정기자체평가)를 성실히 한 업체도 갱신심사 때 변동사항이 있는데 변동신고하지 않은 사실이 확인되는 경우가 많았습니다. 이를 개선하기 위해 정기자율평가서에 변동신고를 잘 이행하였는지 확인하는 내용을 추가하였습니다.
AEO공인기업 담당자는 확인사항을 확인하시고 변동사항이 없으면 평가근거에 ‘확인한 결과 변동사항 없으며 변동사항 발생 시 신고할 예정임’ 이런 식으로 기재해 주시면 되겠습니다.
AEO 정기자율평가 제도와 정기자율평가서의 최근 개정 사항 일부를 같이 살펴봤습니다. AEO공인 관리는 기업입장에서도 담당자 입장에서도 힘든 일입니다. 관세사를 통해 전문적인 AEO 상담과 컨설팅을 받으면 관리가 한결 쉬워집니다.
가디언관세사무소의 홈페이지에 방문하시면 AEO정기자율평가(舊 정기자체평가) 외에도 수출입에 필요한 다양한 정보를 찾아 보실 수 있습니다.
