제안서 작성, 어떻게 해야 할까?(1)

첫 번째 단계 - 분석

 ‘제안서, 뭐부터 시작해야 하지?’, ‘우라까이(‘베껴쓰기’를 표현하는 은어) 말고 다른 방법은 없을까?’ 제안서를 쓰는 사람이라면 누구나 한 번쯤 고민해 봤을 만한 내용이다.

 체계적인 교육 과정과 축적된 지식 자산이 있는 대기업이 아니고서야, 제안서를 어떻게 쓰는지 제대로 알려주는 기업은 흔치 않을 것이라고 예상해 본다.

 제안서 작성 관련 글을 쓰게 된 계기도, 작은 기업에서 꽤 오랜 기간 제안을 해오면서 겪었던 고생스러움을 누군가는 겪지 않았으면 하는 작은 바람 때문이다.

 도대체 제안서는 어떻게 쓰는 걸까?

 

 세부적인 프로세스를 말하면 엄청 많겠지만, 제안서 작성 과정은 크게 4개 단계로 구분된다. 

‘분석 → 컨텐츠 도출 → 주제 선정/목차(스토리) 작성 → 스케치(목업) / 장표 작성’

 이번 글은 첫 단계인 ‘분석’에 관한 이야기다.

 분석이란?

 제안서를 쓰는 과정에서 분석이란 ‘풀어야 하는 문제를 찾는 과정’이면서, ‘해야 할 일을 세분화하는 과정’이다. 다르게 말하면, 발주처가 해결하고 싶은 문제(해야 하는 일)가 무엇인지 파악하고, 어떻게 해결할 것인지 방법을 찾는 과정인 것이다. 

 분석은 우리 인생에서 마주하는 다양한 문제 풀이와 같다

 우리는 직면한 인생 문제를 어떻게 풀어갈까? 먼저 내가 처한 상황과 주변 상황에 대해 파악하고, 가지고 있는 조건들(돈이나 기타 자원)을 생각하고, 해결할 수 있는 다양한 선택지들 중에서 가장 효율적이고 효과적인 방법을 선택한다. 제안도 똑같다. 다만 풀어야 하는 문제가 내 인생 문제가 아닌 발주처가 제시한 문제라는 사실을 제외하고는.

 다양한 관점에서 문제를 바라봐야 확실하게 분석된다

 분석은 다양하게, 깊이 있게, 많이 할수록 좋다. 하지만 불필요한 영역까지 확장된 분석은 괜한 시간 낭비만 할 뿐이다. 

 그렇다면, 시간낭비 하지 않는 분석이란 무엇일까? 사업을 중심으로, 사업 주변 환경 상황을 파악하고, 우리가 가진 조건(사업 수행 강점, 약점 등)을 생각하고, 제시할 수 있는 다양한 해결방안 중에서 ‘평가 위원이 보기에 가장 효율적이고 효과적인’ 방법이 무엇인지를 생각하는 것이다.

분석 목적은 ‘평가 위원을 설득’하는 데 있다.

 RFP를 얼마나 상세히 분석하든, 사업을 얼마나 잘 수행해 낼 수 있든 평가 과정에서는 아무런 의미가 없다. 그 어떤 분석 내용보다 ‘평가 위원이 관심을 가질 만한 내용인가, 쉽게 이해할 수 있는가, 그들이 보기에도 효과적인 결과인가’가 훨씬 더 중요하다.

 분석 과정에서 반드시 파악해야 하는 내용과 이유들을 정리해 보면,

1. 무엇을 하는 사업인가?

  : 사업 본질 정의

2. 고객은 왜 이 사업을 하려고 하는가? 

  : 사업 목적 파악 

3. 왜 우리가 이 사업을 해야 하는가? 

  : 제안의 당위성 정의

4. 제안을 통해 고객(혹은 평가위원)에게 전하려는 메시지는 무엇인가? 

  : 제안 주제 정의

5. 정말 현실적으로 고객에게 필요한 것은 무엇인가?

  : 추가 제안 어필 가능한 아이템 발굴

6. 무엇을 가지고 경쟁에서 이길 것인가?

  : 경쟁 우위에 있는 자사 강점 파악

7. 경쟁사가 공격할 수 있는 우리 약점은 무엇인가? 

  : 경쟁 열위에 있는 자사 약점 파악

위에서 제시한 가장 기본적인 7가지 질문 외에도 많은 질문들을 던져가며 다각도에서 사업을 바라보고 분석해야 하고, 경쟁 발표에서 상대보다 우월해 보일 수 있는 논리를 개발해야 한다.

 다음 이야기에서는 제안 컨텐츠 도출 방법에 대해 이야기해보려고 한다.

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