접대비, 차량비, 경조사비 처리의 실무 팁
스타트업 세무산책_11
▣ 에피소드
"고객사 대표님 경조사 챙기고, 식사 대접한 것도 세무서가 인정 안 해주나요?"
SaaS 서비스를 판매하는 스타트업 A사는 VIP 고객과의 식사, 클라이언트 결혼식 축의금, 개발팀 업무용 차량 렌트 비용 등을 모두 '성공적인 비즈니스를 위한 투자'라 생각하고 법인카드로 시원하게 결제했다.
그런데 연말 법인세 결산 시즌, 공인회계사로부터 청천벽력 같은 말을 들었다.
"대표님, 지출하신 내역 중 상당 금액이 손금불산입 처리될 것 같습니다. 접대비는 한도가 초과되었고, 업무용 차량은 운행일지가 없어 사적 사용으로 추정되며, 경조사비는 거래관계 입증이 부족합니다."
대표는 도무지 이해할 수 없다는 표정으로 말했다.
"아니, 다 비즈니스 때문에 쓴 돈인데 왜 비용으로 인정이 안 되는 겁니까?"
▣ 해설: 비용의 3대 암초: 접대비, 차량비, 경조사비
사업을 위해 지출했더라도, 세법은 이 세 가지 항목에 대해서는 엄격한 잣대를 들이댄다. '업무관련성'이라는 대전제 위에, '한도', '증빙', '기록'이라는 세 가지 요건을 모두 충족해야만 온전한 비용(손금)으로 인정받을 수 있다.
① 접대비: 한도와 증빙, 두 개의 전쟁
② 업무용 차량: '운행기록'이 없으면 '사적 사용'으로 간주한다
법인 명의의 차량이라고 해서 모든 비용이 인정되는 것은 아니다. '업무에 사용했다'는 객관적인 기록이 없으면, 사적 사용으로 간주되어 비용이 부인된다.
법인세법 제27조의2에 따라 법인 명의 차량은 다음 요건을 모두 충족해야 비용 인정이 가능하다. (필수 3종 세트: ① 법인 명의로 취득 또는 리스/렌트, ② 업무 전용 자동차 보험 가입, ③ 업무용 승용차 운행기록부 작성)
③ 경조사비: '관계'와 ‘형식’ 모두를 증명해야 한다
▣ 실무 TIP: 세무서에 증명할 수 있는 기록 관리법
접대비: "누구와, 왜 만났는가"를 증명하라.
법인카드 영수증 뒷면에 상대방 소속, 성명, 접대 목적을 간략히 메모해두는 습관만으로도 훌륭한 방어 증거가 된다. 접대비와 광고선전비를 혼동하여 처리하면, 의도적인 탈세로 오인받아 가산세가 더 커질 수 있다.
차량비: '법인명의, 운행일지, 전용카드' 3종 세트를 갖춰라.
리스나 렌트 차량도 모두 동일한 규제를 받는다. 카택스, 카닥 등 차량 운행일지 앱을 활용하면 자동으로 기록이 관리되어 매우 편리하다. 주유 및 수리비는 '업무용 차량 전용카드'를 지정하여 사용하라. 한편, 개인적인 주말 사용 내역과 섞이면 업무 관련성을 의심받을 수 있다.
경조사비: '지출결의서'를 공식적인 증빙으로 활용하라.
현금으로 지출할 수밖에 없는 경조사비는, 사내에 '경조사비 지출결의서' 양식을 만들어두고, 대표이사 결재를 받는 프로세스를 정착시키는 것이 가장 안전하다. 청첩장/부고장 이미지 파일을 첨부하는 것은 기본이다.
▣ 마무리 한 줄 요약
세법에서 비용이란, '업무를 위해 썼다'는 주장만으로는 부족하다. '누구와, 언제, 어디서, 왜 썼는지'를 기록과 증빙으로 증명해야 비로소 인정받는다.
