비서의 일정관리-2
일정관리만 잘해도 비서의 생활이 편해진다
3. 비서의 업무 및 일정관리
비서의 업무는 상사와 조직의 구조에 따라서 업무와 그 양이 정해진다. 프로젝트성으로 진행되면서 마감 기일이 정해진 일이 많고, 협업보다는 독자적으로 진행하거나 팀이나 본부에 지시사항을 전달하고 진행사항을 체크하는 일의 비중이 큰 편이다.
최근 비서들은 이러한 업무의 효율성을 높이기 위해서 아래 사항들을 스마트기기의 다양한 기능을 통해 활용하여 좀 더 적극적으로 본인의 업무와 시간관리를 하고 있다.
1) 업무관리
① To Do List
출근 시에 오늘의 해야 할 일, 즉 to-do list를 만들어서 중요한 업무들이 진행될 수 있도록 한다. 업무의 시행은 우선순위대로 진행되도록 하는데- 우선순위란, 상사 입장에서 급하고 중요한 업무를 뜻하며, 유사한 업무를 묶어서 진행하면 처리에 소요되는 시간을 줄일 수 있다.
② 업무일지
업무일지는 과거의 업무활동을 tracking 하고 앞으로의 일정을 예측하는데 유용하며 개선점을 파악하는데 필요하다. 또한 업무의 집중도를 높일 수 있고 이를 통해 비서 자신의 시간관리도 효율적으로 진행할 수 있다.
③ 업무매뉴얼
비서의 부재 시에 업무를 대신 수행할 사람을 위해서 업무 매뉴얼을 만들어 둔다. 작성하면서도 자신의 업무를 효율적으로 수행할 수 있는 방법을 익힐 수 있어 매우 유용하며, 매뉴얼에 포함되는 사항은 다음과 같다.
일정하게 하는 업무의 종류와 방식
상사가 선호하는 업무처리방식과 주요 Contact Point
자주 사용하는 비품이나 양식의 위치
기타 상사의 기호 등
④ 상사의 정보
상사의 인적사항이나 개인적인 내용을 정리해 두고, 보안이 잘 이루어질 수 있도록 보관하거나, 컴퓨터에 암호화하여 외부에 유출되지 않도록 한다.
<상사의 정보관리표>2) 시간관리
비서의 시간관리에 따라 상사의 업무효율성이 크게 차이 나기 때문에 시간관리 능력은 중요한 부분일 수밖에 없을 것이다. 몇 가지 원칙을 통해 방법을 알아본다.
① 즉시처리
상사의 업무지시에 의한 처리는 즉시처리를 그 원칙으로 한다., 중요도를 선별하여 선택하는 것이 중요하긴 하지만 업무를 신속·정확하게 처리해야 하는 것은 비서의 운명과도 같은 일이기 때문이다. 그러나 신속에만 중점을 두어 부정확하게 일을 처리해서는 안된다. 두 번 일을 해야 하는 것은 업무의 효율을 크게 떨어뜨리고 에너지와 시간도 낭비하는 일이 되기 때문이다.
② 처리계획서 작성
업무에 착수하기 전에 큰 그림을 그려 업무의 진행도를 예상하여 보고 계획한다면 업무 진행 시에 불필요한 상황들이 제거되어 시간을 크게 절약할 수 있다. 모든 일을 착수하기 전에 먼저 밑그림을 그려보고 진행해 보도록 한다.
③ 중요도와 긴급도 파악
업무를 계획할 때에는 항상 중요도와 긴급도를 상사입장에서 판단하여 진행하여야 한다. 중요하고 급한 일에 더 많은 에너지를 기울여야 하며, 진행사항을 중간에 상사에게 보고하여 상사가 원하는 방향으로 되고 있는지를 확인받도록 한다. 모든 것을 완료한 후에 보고하였다가 상사가 원하는 방향이 아닐 경우 처음부터 다시 해야 하는 일을 겪을 수도 있기 때문이다.
대면하여 보고할 시간을 확보하지 못한 경우에는 배웅하면서 약 1-2분 사이 짧은 시간에 의중을 파악하는 방법도 있으니, 중요한 일일수록 반드시 상사의 의견과 방향을 체크하여 본인이 옳은 방향으로 진행을 하고 있는지 확인하도록 한다.
3) 지시와 보고
① 지시를 받을 때
비서가 호출받을 때나 지시를 받을 때는 항상 메모할 수 있는 도구를 지참하고, 의문점이 있더라도 상사의 말을 끝까지 듣고 질문한다.
들은 후에는 간단히 내용을 리뷰하며 확인받는다. 이해하지 못한 부분이 있다면 그 자리에서 문의하고, 순간의 두려움이나 상사가 바쁜 것 같아 문의하지 못하거나 지레짐작으로 일을 그르치는 일이 없도록 한다.
지시받은 일은 곧장 착수하여 상사가 진행사항을 묻는 일이 없도록 빠르게 내용에 대해 업데이트해야 한다.
상사가 궁금할 때까지 보고가 지연되지 않도록 주의한다.
② 보고할 때
상사는 항상 바쁘기 때문에 시간을 절약하기 위해서 결론을 먼저 말하고 경과를 이후에 말한다. 보고 시에 추측은 피하고 사실을 분명하게 설명하며, 지시한 사람에게 보고하되 지시한 사람이 직속 상사가 아닌 경우 상사에게도 보고한다.
-효과적인 보고를 위한 세 가지 유의점-
간단명료: 핵심을 말하지 못하고 돌려 말하면 상사는 결론을 알고 싶어 하기 때문에 내용은 육하원칙에 따라 요약되어야 하고 필요한 내용이나 자료는 별첨으로 한다.
신속·정확: 두 가지 모두 추구하기 어렵겠지만 반드시 정확한 정보를 신속하게 보고하는 것을 목표로 한다 신속을 더 중요하게 생각해서 잘못된 내용을 보고하고 수정보고하는 일은 없도록 한다.
사실 그대로 보고: 추측이나 감정을 배제하고 객관적인 사실을 분명하게 보고하여 상사가 직접 가치판단을 할 수 있도록 한다. 개인적인 의견을 말할 때는 주관적인 의견임을 밝힌다.
참고자료:
비서실무의 이해: 장은주*김경화*유지선, 한올출판사 2022
전문가 양성을 위한 비서실무론: 전문비서양성전문회, 새로이출판사 2020
비서실무론: 조계숙*최애경, 대영문화사 2014
