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by MOBA Dec 20. 2023

업무에 몰입하는 가장 생산적인 일정관리 방법

Single-tasking

저는 The One thing을 읽은 이후로 한 번에 하나씩 집중하며 일을 처리하는 Single-tasking의 철학을 믿어왔습니다. 그러나 창업 이후 PM, 마케팅, 행정, HR, 비즈니스 등 담당하는 업무들이 전보다 훨씬 많아지면서 막연하게 창업가는 다양한 업무를 동시에 빨리 처리하는 Multi-tasking 해야만 일을 잘하는 거라고 착각을 했었습니다.

Multi-tasking을 하는 사람들의 착각

많은 사람들은 일이 많아지면서 동시에 처리해야 만 할 것 같은 압박감을 느낍니다. 제가 그랬던 것처럼 동시에 처리해야 만 일을 잘하는 것처럼 느껴질 수도 있습니다. 한 번에 하나씩 일을 하는 것은 업무 숙련도가 낮은 사람들이 일하는 방식이라고 생각하거나 하나씩 업무를 처리하다 해야 할 일을 못 끝낼 것 같은 막연한 걱정을 할 수도 있습니다.

저의 사례를 말씀드리자면 저는 제품 기획을 하면서 블로그 아이디어 정리하고 다시 기획서를 정리하다가 뉴스레터를 읽고 어느덧 다음에 런칭할 기능을 리서치하며 멀티태스킹을 하곤 했습니다. 마치 제품 기획, 블로그, 뉴스레터, 리서치 등 4가지의 업무를 한 번에 해내고 있다고 착각하면서 생산적으로 일하고 있다고 스스로를 속이고 있었습니다.

그러나 실제로 Multi-tasking을 하면 업무 몰입도와 생산성은 떨어집니다. 좋지 않은 퀄리티의 결과물을 낸다면 결과물에 대한 본인의 만족도는 떨어지고, 이러한 낮은 만족감은 업무에 몰입을 더욱 방해하는 악순환을 가져옵니다. 많은 업무를 처리하고자 하는 Multi-tasking을 함으로써 역설적으로 더 많은 업무를 처리하지 못하고 생산성이 낮아지게 되는 것입니다. 이러한 과정을 겪으면서 Single-tasking으로 다시 돌아가며 아무리 많은 업무가 있어도 한 번에 하나씩 몰입하며 생산성을 높이기로 하였습니다.

아래의 메모는 제가 업무 생산성에 고민을 하며 쓴 일기의 일부입니다.

2023년 6월 10일.

Multi-tasking이란 많은 일을 한 순간에 끝내는 것은 아닌 것 같다. 진짜 해야 하는 것은 많은 업무 사이에서 직감적으로 우선순위를 나누고, 업무 시간에 배정하고 한 번에 하나씩 집중해서 끝내는 것 같다. 한 번에 여러 업무를 하지 말자. 몰입도가 낮아진 채로 여러 일을 끝내도 결과물에 만족하지 못하고 몰입하지 못했다는 사실에 실망할 것 같다. 다시 Single-tasking으로 돌아가야 더 높은 생산성을 낼 수 있다.

실제 일기장에 쓴 Multi-tasking과 Single-tasking 이미지

Time Blocking을 통한 Single-tasking 실행하는 방법

한 번에 하나씩 몰입하여 좋은 결과물을 빠르게 만들 수 있는 Single-tasking을 하는 것이야 말로 업무에 몰입한 긍정적인 경험과 그로 인해 얻는 자존감으로 더 높은 생산성으로 업무 할 수 있는 이상적인 방법입니다. 몰입도가 높아지기 때문에 오히려 업무 시간은 단축되고 일을 해냈다는 사실에 업무 스트레스까지 해소될 수 있습니다.

Single-tasking은 특정 업무 시간에 하나의 업무에 몰입하여 처리하는 방식을 뜻합니다. 그러므로 Time blocking을 활용하여 간단하지만 강력하게 생산적으로 일정관리할 수 있습니다.

1. 우선순위 정하기

다양한 곳에서 업무는 발생합니다. 특히 저와 같은 PM 업무를 하신다면 디자이너, 개발자, 비즈니스, 마케팅 등 다양한 이해관계자로부터 동시다발적으로 업무가 생기고, 그 안에서 어떤 업무를 처리할 것인지 우선순위를 정해야만 업무를 배정할 수 있습니다.

그러나 우선순위를 정하는 단계에서 많은 시간을 보낼 필요는 없습니다. 결국 중요한 건 계획보다는 실행이기 때문입니다. 생산적인 일정관리를 위한 업무 우선순위 정하기에서 다룬 것처럼 우선순위를 정하는 단계에서는 중요도와 긴급도를 고려하여 간단하게 우선순위를 정하며 실행할 준비를 해야 합니다.

2. 방해받지 않는 업무 시간 확보하기

우선순위를 정한 다음에는 업무에 온전히 몰입할 수 있는 시간을 확보하는 것이 중요합니다. 모든 업무 시간을 몰입할 수 있는 시간으로 활용할 수 있는 날은 현실에서 매우 드물 수 있습니다. 미팅, 커피챗, 긴급 업무 티켓 등 몰입을 방해할 수 있는 다양한 요인이 존재하기 때문입니다. 그러나 PM의 생산적인 일정관리 방법, Day Theming에서 다룬 것처럼 본인이 컨트롤할 수 있는 업무 시간대를 파악하였다면 그 시간을 활용하여 우선순위가 높은 업무들을 배정하여 Single-tasking을 효과적으로 적용할 수 있습니다.

본인이 컨트롤할 수 있는 업무 시간을 확보하는 것은 생산적인 일정관리에 있어 중요합니다.

3. 업무에 몰입하기

마지막으로 Single-tasking을 하는 목적은 업무 생산성을 높이기 위함에 있기 때문에 배정해 둔 업무에 최대한 몰입해서 빠르게 끝내고자 해야 합니다. 물론 정해둔 시간에 항상 업무를 끝낼 수 있는 것은 아닙니다. 혹시 완료하지 못했다면 유동적으로 조금 더 진행을 해서 마무리를 하거나 시간을 다시 배정하여 몰입하는 것을 추천합니다. 일정관리의 본질은 생산적으로 일하는 것이지 프레임워크를 따르는 것은 아닙니다. Time Blocking 한 이후 시간이 자유롭거나 집중이 잘 되는 상황이라면 Time Blocking 프레임워크에 갇히지 말고 조금 더 업무를 진행하는 것이 업무 생산성을 더 높일 수 있습니다. 반면에 당장 업무에 몰입할 수 없는 환경이라면 오히려 일정을 다시 잡아서 몰입하는 방법도 도움이 될 수 있습니다.