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by MOBA Apr 17. 2024

프리랜서를 위한 생산적인 일정관리 가이드

특정 회사에 속하지 않고 프리랜서로 활동하는 분들이 점점 더 많아지고 있습니다. 프리랜서 디자이너나 개발자뿐만 아니라 프리랜서 PM, 기획자, 마케터, 편집자 등 프리랜서를 채용하는 직군도 더 다양해지고 있습니다. 프리랜서는 자유로운 업무 형태를 갖고 있기 때문에 본인의 시간을 주도적으로 활용하여 생산적으로 일할 수 있습니다. 그러나 많은 프리랜서 분들이 업무에 대한 주도권을 갖지 못하고 일정관리에 어려움을 느끼며 비생산적으로 업무를 하고 있습니다.

프리랜서가 생산적으로 일하기 어려운 이유

프리랜서는 업무 시간이 자유롭습니다. 프로젝트의 시작일과 마감일만 존재하며 그 안에서 시간을 어떻게 배분하는지는 작업자의 자유입니다. 프리랜서가 시간을 자유롭게 활용하기 때문에 업무 생산성이 높을 것 같지만 사실 이 점이 업무 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 회사를 다니면 업무 문화(혹은 규칙)로서 출퇴근 시간과 업무 시간이 이미 정해져 있는 경우가 많습니다. 그러나 프리랜서는 출퇴근 시간부터 하루의 업무 실행 시간까지 모두 스스로 관리해야 하기 때문에 일정관리를 하지 않는다면 생산적으로 업무를 하기 어려울 수 있습니다.

뿐만 아니라 클라이언트로부터 프로젝트를 할당받는 프리랜서 입장에서 업무 일정을 예측하기란 어렵습니다. 전달받기로 한 자료가 예상보다 늦어질 수도 있고 갑작스럽게 업무 일정이 변동되는 일을 자주 발생하기 때문입니다. 특히 회사에서 근무하는 근로자보다 내부 팀과 소통하는 빈도가 적은 프리랜서 입장에서는 일정 변동을 빠르게 알기가 더 어렵습니다. 이러한 잦은 일정 변동으로 인해 업무 시간에 주도권을 갖고 실행하기 어렵습니다.

한 가지 프로젝트만 하고 있는 프리랜서에게도 위와 같은 상황들은 자주 발생하는데 만약 여러 클라이언트와 여러 프로젝트를 동시에 진행한다면 어떨까요? 프로젝트에 끌려다니는 프리랜서가 아니라 업무 주도권을 갖는 프리랜서가 되기 위해서는 생산적인 일정관리가 반드시 필요합니다.

Time Blocking을 통해 생산적으로 일할 수 있는 방법

프리랜서로서 생산적으로 일하기 위해선 Time Blocking을 통한 계획이 가장 중요합니다. 프리랜서는 업무 시간이 자유로워 규칙적으로 일하기 어렵고 업무 특성상 클라이언트 상황에 맞춰 움직여야 하기 때문에 주도적으로 시간을 활용하기 어렵습니다. 또한 여러 프로젝트를 동시에 진행한다면 프로젝트마다 업무를 놓치지 않도록 일정 배분도 효율적으로 해야 합니다. 만약 계획을 미리 해두지 않는다면 갑자기 발생한 업무나 지금 생각나는 업무를 무작위로 진행하여 중요하고 긴급한 업무를 처리하지 못해 업무 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 이는 업무 마감일에 다가와서야 급급하게 업무를 처내는 패턴을 만들어냅니다. 이러한 상황을 예방하기 위해 Time blocking을 통해 미리 계획하고 업무 실행에 집중하면서 프리랜서로서 업무 생산성을 높일 수 있습니다.

1. 업무의 시작 전 계획을 먼저 해야 합니다.

업무 시작하기 전 우선순위에 따라 계획하세요. 언제 어떤 업무를 시작하고 그다음에는 어떤 업무를 할 건지 미리 계획한다면 규칙적으로 일할 수 있습니다. 아이젠하워 매트릭스를 통해 업무 우선순위 정하는 방법을 설명드렸지만 프리랜서 업무에 적용하기엔 쉽지 않습니다. 아이젠하워 매트릭스에 따르면 긴급하지만 나에게 중요하지 않은 업무는 다른 동료에게 할당해야 하는데 본인의 업무를 할당할 동료들이 많지 않고 특수한 고용관계가 있는 프리랜서에게 클라이언트에 업무를 다시 전달하는 것도 쉽지 않기 때문입니다. 그렇기 때문에 클라이언트와 잦은 커뮤니케이션을 통해 중요하고 긴급한 업무가 무엇인지 빠르게 파악하여 업무를 계획하는 것이 더 중요할 수 있습니다.

다만, 너무 타이트하게 계획한다면 오히려 생산성을 떨어질 수 있습니다. 왜냐하면 클라이언트 상황에 따라 예상하지 못한 일들이 자주 발생하는 프리랜서에게 타이트한 일정 관리는 좋지 않기 때문입니다. 그렇기 때문에 항상 유연하게 대처할 수 있도록 느슨하게 Time blocking 하는 것이 중요합니다. 저는 프리랜서는 아니지만 여러 멤버들과 협업을 하는 입장에서 아무리 바쁜 날도 2시간 정도는 온전히 비워두어 갑작스러운 일정에 대처하고자 합니다. 만약 2개 이상의 프로젝트를 관리한다면 프로젝트 별로 Time blocking 하여 오늘 해야 하는 업무의 프로젝트를 직관적으로 파악하고 관련 업무를 처리하는 것이 필요합니다.

2. 마감일보다 일찍 업무를 마무리해야 합니다.

프리랜서 업무는 항상 예상대로 흘러가지 않습니다. 전달받아야 할 자료가 늦게 올 수도, 내부 팀 상황에 따라 인원이 변할 수도, 갑자기 요구 사항이 달리질 수도 있습니다. 그렇기 때문에 마감일에 맞춰 업무를 끝내려고 하기보다 어떠한 변수가 생길지 모르기 때문에 미리 업무를 완료하는 것이 안전할 수 있습니다. 업무를 잘하는 프리랜서의 기준 중 하나는 타이트한 일정 속에서도 마감일을 지키는 것이기 때문에 우선순위에 맞춰 계획한 업무에 몰입하여 생산적으로 업무를 해야 합니다.

3. 업무 이후 휴식에도 계획이 필요합니다.

업무가 끝난 이후에 휴식도 계획해야 합니다. 프리랜서에게는 식사시간도, 퇴근 후 운동하는 시간도 따로 없습니다. 그리고 휴식 시간의 끝도 없어 계속 쉬게 된다면 업무에 다시 몰입하기 어려울 수도 있습니다.

업무 중 점심시간을 미리 일정에 추가해 두세요. 출퇴근이 따로 없는 프리랜서에게 업무의 온오프를 통해 규칙적으로 업무와 휴식을 병행하는 것이 중요합니다. 그리고 운동과 같은 개인적인 시간도 모두 일정에 추가한다면 보다 업무과 휴식을 규칙적으로 병행하여 업무 생산성을 높일 수 있습니다. 휴식 시간을 업무에 추가하는 것은 단순히 규칙적으로 쉬는 것뿐만 아니라 휴식에도 마감일을 부여하는 것과 같습니다. 30분간 점심을 먹는다고 캘린더에 등록한 것과 아무런 계획 없이 점심을 1~2시간 먹는 것은 실제 사용하는 시간에 차이가 큽니다. 그렇기 때문에 업무 시간과 휴식 시간 모두 캘린더에 Time blocking 해야 더 생산적으로 일할 수 있습니다.

4. 프로젝트 이후 개인적으로라도 회고를 해야 합니다.

마지막으로 프로젝트 이후 개인적으로 회고를 진행해야 합니다. 회사에서 업무를 하면 함께 프로젝트를 진행한 동료들과 회고를 하는 경우가 많습니다. 그러나 프리랜서는 이러한 커뮤니케이션에서 배제되는 경우가 많다 보니 개인적으로 얼마나 리소스를 썼고 어떤 점들을 개선해야 하는지 프로젝트 마감일에 회고하는 시간을 미리 Time blocking 하면 다음 프로젝트에서 더 생산적으로 업무를 할 수 있습니다.