약국 직원은 뭘 하는데요? <1>
전산 & 사무 업무 편
사람들이 어떤 일을 하냐고 물을 때 약국 직원이라고 답하면 십중팔구 이렇게 다시 묻는다. 약사예요? 그럼 또 같은 답을 해야 한다. 그냥 약국 직원이에요. 그다음으로 오는 질문! 직원은 뭘 하나요?
약국을 크고 간단하게 나눠보자면 세 가지로 나눌 수 있겠다. 병동약국, 문전약국, 로컬약국. 병동약국은 대형병원 내에 위치하며 병원에 입원한 환자들이 먹을 약을 조제한다. 문전약국은 대형병원 근처에 위치하며 외래환자들이 처방전을 가지고 오면 그에 맞게 조제해 준다. 로컬약국은 동네 개인 병원 근처에 있는 약국이다. 문전약국처럼 환자들의 처방전을 받아 약을 조제해 주는데 장기처방 건수가 문전약국보다 적은 편이라고 알고 있다. 같은 건물 내에 어떤 병원이 몇 개 있느냐에 따라서 약국 크기나 다루는 약 종류가 달라진다. 약국 직원들이 하는 일은 크게 두 가지. 전산과 조제 보조. 그 외 다양한 잡무. 로컬에서는 이 두 업무를 한 직원이 전부 하는 경우가 많지만 크고 바쁜 약국일수록 업무가 체계화되어 있어 전산 직원과 조제 보조 직원을 아예 따로 뽑기도 한다. 내가 일했던 약국은 전부 로컬이었다. 정직원으로도, 파트타이머로도 일해 본 경험이 있는데 업무의 범위, 부담감의 정도가 다를 뿐 하는 일은 비슷하다.
로컬에서는 약국장과 본인의 주파수가 얼마나 잘 맞느냐에 따라 업무 강도가 달라지기 때문에 공고를 보고 지원해 면접을 보게 됐다면 본인도 국장을 면접 본다는 생각으로 면접에 임하면 좋다. 올라왔던 구인공고에 쓰여있지 않은 궁금한 점을 여쭤보고 이것에 답을 어떻게 해주시는지, 태도나 말투는 어떤지, 인수인계받는 과정에서 바쁜 타이밍에 일을 어떻게 처리하는지를 보면 분명 느껴지는 게 있을 테니, 이상하다 싶으면 안전하게 도망칠 것! 특히 조제 업무를 메인으로 시키는 약국은 꼭 피해야 한다. 약사가 아닌데 조제를 하는 건 엄연히 불법이다. 국장 한 명, 직원 한 명만 있는 약국에서 직원을 뒤편의 조제실로 보내 ATC라는 자동 조제 기계를 담당하게 하는 경우가 있다. 장기 처방이나 복잡한 처방 같은 경우에는 둘이서 해야 하니 국장도 조제실에 들어오지만 간단한 처방은 PC에서 조제 시작 버튼만 누르면 기계가 알아서 해준다며 메인 업무로 주는 것이다. 해 본 적 있는데 심적 부담감이 상당하다. 항불안제를 먹으면서 일하다가 못 버티겠다고 도망친 경험자로서 조언을 하자면··· 약국은 한 곳만 있는 게 아니다. 잘 맞는 곳이 따로 있을 테니 급해도 오래 하겠다는 생각은 하지 말고 약국이 돌아가는 걸 배운 후 더 좋은 곳으로 이직하시길.
혹시나 약국에서 일해보고 싶은 누군가가 이 글을 읽고 있다면 절대 못 된 사람과 일하지 않기를 바라는 노파심에 서두를 구구절절 길게 쓰게 됐다. 그래서 직원은 대체 뭘 하느냐면···?
전산 & 사무
- 전산프로그램
전산프로그램은 약국마다 쓰는 게 다르다. 나는 일했던 약국마다 전산프로그램이 다 달라서 애먹었다. 유팜, 팜잇3000, 이팜. 총 세 개를 써봤는데 결국 다 비슷한 거 같다. (사실 유팜은 기억이 거의 나지 않는다.) 약국이 바쁠 땐 1초 2초가 급하기 때문에 전산프로그램의 UX가 얼마나 편한지가 중요하다. 간단한 처방은 찍고 바로 넘기면 되지만, 약품을 대체해야 할 때라던가, 환자의 요구로 처방된 약 중 한 두 가지를 뺀다거나 하는 등의 자잘한 수정 작업이 필요한데 이게 불편하면 사람이 짜증부터 나기 마련. 웬만큼 마인드컨트롤을 할 줄 아는 사람이 아니고서야 업무에 지장이 갈 수밖에 없다. 팜잇3000은 대체조제를 할 때 대체해야 할 약품을 선택 후 대체 버튼을 눌러야 한다면, 이팜은 대체해야 할 약품 옆의 대체 칸에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭 후 대체를 선택해야 한다. 손님들이 보험회사에 제출할 약제비 영수증을 뽑아달라고 할 때 이팜은 조제등록 화면에서 고객정보 화면으로 바로 이동 가능하지만 팜잇3000은 직접 고객정보 메뉴를 선택해 이동해야 하고 거기서 다시 손님의 이름을 입력해야 한다. 더해서, 등록된 약품명 칸에 마우스 오른쪽 클릭 상호작용이 있는지 없는지, 방향키를 사용해 처방전 입력 시 칸 이동과 새 칸 생성이 가능한지 등, 많은 것들이 사소하게 다르다. 이런 사용성을 비교하고 따져서 본인에게 맞는 프로그램을 고를 수 있다면 좋겠지만, 애석하게도 우린 전산프로그램을 고를 수가 없다. 국장이 고르는 거니까. 결국엔 본인이 근무하는 약국에서 쓰는 프로그램에 익숙해지게 될 것이다.
전산프로그램 UI는 대체적으로 뭉툭하고 딱딱한 느낌이다. 윈도우 98을 킨 거 같다. 세기말을 느끼고 싶다면 약국에서 일하면 되겠다. 처음 보면 입력칸에 뭘 써넣어야 하는지 구분하느라 눈알이 빠질 거 같겠지만 매일 보다 보면 익숙해진다. 전산프로그램마다 UI배치가 조금씩 다른데, 보통 왼쪽은 처방전을 내린 병원과 처방받은 환자 정보를 입력하는 곳이고 오른쪽은 처방받은 약을 입력하는 곳이다.
약국 전산프로그램 이팜 - 조제등록 화면1. 처방전 입력 & 수정
병원에서 내려온 손님에게 처방전을 받으면 전산프로그램에 입력을 해야 한다. 보통 바코드를 찍으면 알아서 전산프로그램으로 넘어오는데, 가끔 이상하게 넘어오는 것들이 있다. 오류를 꼼꼼히 확인하고 잘못 넘어온 부분은 처방전에 쓰여있는 대로 수정하고 조제저장을 해야 한다.
약국 주변에 있는 병원에서 오신 손님이 아니라면 처방전의 모든 정보를 직접 입력해야 한다. 손님의 이름을 입력하면 수진자조회가 뜬다. 처방전에 쓰여있는 손님의 생년월일을 확인하고 선택하면 된다. 교부번호를 확인 후 입력한다. 날짜를 특히 잘 확인해야 한다. 처방전에 쓰여있는 사용기간 내에만 약국으로 오면 되기 때문에 오늘 처방받은 손님만 오는 게 아니라는 점을 명심. 처방전 사용기간도 입력해 준다. 한 번도 온 적이 없던 병원에서 오신 손님의 처방전은 요양기관번호 등록과 의사면허번호 등록을 해야 한다. 처방전에 쓰여있는 정보들을 활용해 요양기관번호, 요양기관이름, 전화번호, 팩스번호 등을 입력한다. 의사면허번호 등록은 의사의 이름과 진료과를 같이 입력하면 된다. 처음에 이 작업을 해놓으면 이후에 의사면허번호만 쓰면 요양기관정보도 알아서 뜨게 된다. 그다음은 처방받은 약의 이름과 1회 투약량, 하루 투약 횟수, 총투여일 수를 순서대로 써주면 된다. 약의 이름이 비슷한 게 많으니 주의가 필요하다. 처방전에 코드가 쓰여있으면 이것을 입력하는 게 더 정확하다. 질병분류기호도 입력해 준다. 혹시 조제해야 할 약이 가루약이라면 가루약이라고 체크해주어야 한다. 마지막으로 전산프로그램에 뜨는 환자의 보험과 처방전에 체크표시 된 보험이 일치하는지 확인하면 끝.
처방전 처방전을 받아보니 손님이 급히 말씀하실 때가 있다. "거기, 무슨 시럽? 시럽도 처방이 됐다던데 거 좀 빼줘요." 또는 손님이 처방받은 약이 당장 부족해서 대체 조제를 하거나 부족한 약을 주문하고 내일까지 조제해 놓을 테니 다시 약국에 들러달라고 부탁할 때도 있다. 불러와진 처방 정보에서 빼달라고 요청한 약품을 삭제하거나 대체할 약품으로 변경한 뒤 처방전에도 수기로 변경사항을 쓴다. 나중에 해당 병원으로 가서 도장을 받아와야 처방전 수정이 완료된 것이다. 만약 이 병원이 약국 근처에 있는 곳이 아니면 팩스로 대체했다는 것을 처방전에 써준 뒤 보내주어야 한다. 미출된 약은 약봉투를 하나 더 뽑아 얼마나 미출되었는지 메모 후 모아놓는다. 약품 삭제나 대체 조제 시에는 약값이 달라지기 때문에 계산 시 주의할 것. 이후에 도매상에서 약이 배달 오면 미출 된 약부터 빼서 약사님에게 약 봉투와 함께 드리고 다른 업무로 넘어가면 된다.
조제가 끝난 처방전은 약국 도장이 찍혀있어야 한다. 약국마다 다르지만 처방전을 받자마자 찍는 곳도 있고 나중에 모아서 한꺼번에 찍는 곳도 있다. 도장이야 몇 초면 찍는 건데 나중에 모아서 하면 일 하나가 더 생기는 거라서 나는 바로 찍는 걸 선호한다. 처음에는 도장 찍는 걸 자꾸 까먹어서 몸으로 익히느라 고생했지만 나중엔 자연스럽게 찍어서 조제실로 넘기게 됐다. 조제실에 처방전을 넘기기 전에 환자 정보나 조제 시 주의사항란에 적혀있는 정보를 처방전에 써드려야 한다. 약사님들은 그걸 보고 약을 포장할지, 약통 그대로 나갈지, 포장할 때 따로 빼야 하는 약이 무엇인지 등을 알 수 있기 때문. 환자마다 선호하는 복용 방식이 다르기 때문에 단골이 많은 약국은 장기 처방을 받는 환자들에게 약을 어떻게 드리면 좋을지 여쭤보고 그 정보를 전부 조제 시 주의사항란에 적어 저장한다.
2. 재고 관리
이것 역시 약국마다 다르겠지만, 재고를 정확히 잡······ 으려고 노력하는 약국이 있다. 너무 많은 이유로 재고가 늘 정확할 수는 없다. 일단 한 번 재고를 정확히 잡아두면 처방전을 찍었을 때 나가는 약이 계산되고, 거래명세서를 찍었을 때 들어오는 약이 계산되기 때문에 편리하다. 재고관리를 빡빡하게 하는 약국은 약 하나하나의 최대 개수가 정해져 있는데, 이런 곳은 여분을 준비해놓지 않는다. 장기처방 환자가 최대로 가져가는 수에 맞춰 재고도 그 수를 유지한다. 그러다 타이밍이 꼬여 같은 약을 받아야 하는 다른 장기처방 환자가 연달아 오면 아쉬운 소리를 해야 한다. 그리고 이런 약국은, 그냥 박차고 나오시길!
재고 관리를 하는 이유는 지금 당장 약이 몇 개가 있는지 아는 것도 중요하지만, 일정 기간 내에 약이 얼마나 나가는지 통계를 내 최소 재고를 정할 수 있으며, 시즌별로 대비를 하기 위함도 있다. 재고 관리를 딱히 하지 않는 약국도 많을 텐데, 재고를 꼭 잡아줘야 하는 게 있다. 마약류와 향정신성의약품. (줄여서 향정이라고 부른다.) 이 두 약품은 얼만큼 들여왔고 얼만큼 처방으로 나갔는지 알아야 하며 약 개수를 일일이 세어봤을 때 무조건 잡혀있는 재고와 정확하게 맞아떨어져야 한다. 몇 년 전 까지는 이 기록을 수기로 직접 했어야 했는데 현재는 전산 프로그램으로 보고를 하는 시스템이 생겼다고 알고 있다. 월 초마다 보고를 해야 한다.
전산 상으로 재고 관리를 하지 않는 약국은 약이 부족하지 않게 관리하는 방법이 뭘까? 뭐긴···. 그날 조제완료한 처방전을 보고 나간 약을 확인하고, 그 약이 있는 약장도 확인하고, 창고도 확인하고, 재고를 세고, 부족한 만큼 주문장에 쓴다. 같은 방법으로 판매내역을 보고 일반의약품도 세어주고, 주문장에 쓴다. 일일이···. 자주 나가는 약이라면 여유분도 생각해서 몇 개씩 주문을 넣으면 좋을지 써놓으면 되겠다.
3. 주문
주문장 적는 게 끝나면··· 아! 주문장 적는 건 마감할 때까지 끝나지 않는다. 마지막의 마지막까지 부족한 재고를 주문장에 쓰고 틈틈이 주문을 넣어줘야 한다. 국장과 직원이 주로 거래하는 도매상 사이트에 들어가 그날 나간 약을 장바구니에 넣어두고 최종적으로 주문 확정은 보통 국장이 한다. 오전, 오후 마감 시간에 맞춰 주문을 넣어야 하기 때문에 생각보다 바쁘다. 어쩌다 손님이 많이 오는 날이면 때를 놓쳐 오전 주문 마감 시간이 지나 오후 약이 부족할 수도 있으니 틈만 나면 주문장과 도매상 장바구니를 확인하고 마감 시간에 맞춰 주문 확정 버튼을 눌러야 한다. 이후에 추가해야 할 약은 얼른 더 장바구니로 넣어 주문 확정 버튼을 연타한다. 그래도 마감 시간 언저리에 시킨 주문은 가능하면 다 같이 온다. 그저 배송 온 상자 안에 영수증이 많이 있을 뿐···. 약국 카운터 컴퓨터와 조제실 컴퓨터 두 개가 있다면 국장과 직원이 각각 하나씩 잡고 주문을 넣기도 한다. 가끔, 이 아니라 꽤 자주··· 써야 할 약이나 판매하는 약이 품절된다. 도매상 사이트에서는 해당 약의 재고가 0으로 뜨고 주문을 할 수 없는 상태가 되는데, 너무 급하면 국장이 해당 제조사에 전화해 필요한 약을 구해달라고 요청하고 가능하면 보내준다.
4. 기타
약제비 영수증
손님이 보험 청구 시 필요한 약제비 영수증을 요청하는 경우가 많다. 손님께 기간을 여쭤보고 전산 프로그램에서 기간 설정 후 영수증을 출력하면 된다. 이때 프린터기에는 A4용지를 끼워야 한다. 출력이 끝나면 잊지 말고 A4용지를 뺄 것. 영수증 하단에는 꼭 약국 도장을 찍어드려야 한다.
병원과 소통
처방전에 오류가 있을 때, 손님이 물건을 두고가 전화번호를 알아야 할 경우 등 병원에 전화를 해야 하는 상황이 분명 생긴다. 처음에야 '병원에 전화를 해야 한다고?' 하며 긴장하겠지만 시간이 지나면 익숙해진다. 나중엔 친해져서 농담 따먹기도 할 텐데 뭐···.
문서 정리 (& 작성)
처방전은 조제한 날부터 3년을 보관해야 하기 때문에 약국은 곳곳에 처방전 더미들이 숨겨져 있다. 이 상자 저 상자 안을 들여다보면 거진 처방전이다. 창고 어느 한 구석, 대기 의자 아래, 약장과 천장 사이 등등···. 어디 공간만 있으면 처방전을 상자에 순서대로 정리해 꾸역꾸역 넣어둔다. 하지만 문서가 처방전만 있다고 생각하면 큰 오산. 매일 배송 오는 약품 영수증, 일반 지출에 쓰인 영수증, 약품이 잘못 오거나 잘못 시켜 반품했을 때의 송장, 반대로 약국에서 어딘가로 보낸 택배 송장, 약국에 따라서는 엑셀 또는 수기로 일 매출, 월 매출 등을 작성하고 이 모든 것을 정해진 곳에 정리, 보관해야 한다.
팩스 받기
팩스는 약품 대체를 했다고 처방을 낸 병원에 보내는 것만이 아니라, 병원에서 환자의 요청으로 팩스를 약국으로 보내고 전화로 처방전 조제가 가능한지 묻기도 한다. 이때 처방전을 팩스로 받으면 전산 프로그램에 직접 수기로 입력을 해야 하는 경우가 십중구십. 대체로라도 조제가 가능한지 확인한 후에 병원에 답을 해주고, 가능하다면 환자가 이후에 약을 찾으러 방문하는 식이다. 불가능하다면, 뭐··· 어쩌겠나. 다른 약국 가셔야 한다. 그런데 손님이 약을 주문해서라도 받고 싶다고 하시면 또 그렇게 해드리면 된다. 대신 처방전을 받은 날이 아니라 다음 날 방문해야 한다는 것을 알려드려야 한다.
약품 등록
새로 들어온 약은 전산 프로그램에 등록해주어야 한다. 일반약은 바코드를 찍었을 때 새로 등록하시겠냐는 창이 나오는데, 이때 등록 버튼을 누르면 약품등록 화면으로 넘어간다. 일반약은 이름과 단위, 정해진 가격만 등록해 두면 된다. 조제약은 따로 약품등록하는 메뉴로 들어가 이름과 단위 그리고 급여냐, 비급여냐에 따라 값을 다르게 지정해 주면 된다.
이 외 업무
자잘한 업무가 많다. 약 봉투에 복용법 써두기, 미리 계산하신 손님의 약 봉투는 체크해 두기, 외상 해간 손님 메모해 두기, 할인가 입력하기, 수정 완료되어 내려온 처방전은 날짜와 순서에 맞게 찾아 꽂기, 다양한 질문을 하는 전화받고 응대하기, 전달해야 할 모든 사항 메모 후 전달하기 등.
매번 말하지만 하는 일이 비슷해도 약국마다 스타일이 조금씩 다르다. 일을 하다가 더 효율적으로 할 수 있겠다 싶으면 국장, 약사님에게 업무 방식을 제안해 보는 것도 좋다. 처음 하는 일인데 생각보다 할 일이 많은 거 같아 보여도 계속하다 보면 익숙해지기 마련. 업무 난이도가 높은 건 아니지만 사람의 건강과 직결되는 일이다 보니 꼼꼼해야 한다. 정확도가 높으면 아주 좋겠지만 차차 올라갈 테니 걱정을 미리 사서 하진 말기! 자잘한 일들이 와르르 쏟아지기 때문에 우선순위를 잘 판단해야 한다. 일 하나를 처리하면 다음 할 일을 까먹기 쉬우니 눈에 보이는 곳에 다음 할 일과 관련 된 물건을 두는 것도 방법. 기본만 잘하자는 마음으로 시작하면 부담도 덜 할 것이다. 다른 건 몰라도 약 이름과 용량, 개수는 여러 번 체크하자.
