업무 공유
실수를 줄여주는 공유의 기술
메신저
2월까지는 학년 구성원들이 학교에 함께 있는 시간이 짧으므로 사설 메신저를 사용할 수밖에 없다. 학기가 시작된 이후에는 업무 대화는 되도록 내부 메신저를 사용해야 정보가 분산되지 않고 사후 검색에 편리하다. 개인별 쪽지를 보내면 수많은 사람들이 보낸 쪽지함에서 내 이름이나 키워드를 검색해서 찾아야 하므로, 학년 업무 관련 키워드는 학년 대화창에서 찾을 수 있도록 일원화해야 한다. 일과 개인사도 분리되고, 구성원 모두에게 업무 정보가 공유되는 장점도 있다.
달력
공유 달력에서 외부강사 수업, 행사를 공유하면 일정 변경이 있을 때 이중으로 공지하지 않아도 된다. 학기별로 일정을 미리 입력해 두면 구성원들이 다른 업무 진행할 때 학년 일정을 살피면서 일정을 조율할 수 있고, 외부강의나 일정을 갑자기 변경할 필요가 생겼을 때 공유 달력을 보면서 의사결정할 수 있기 때문에 신속한 판단에 큰 도움이 된다.
구글 달력을 사용했으나 공유하는 사람을 지정할 때 다소 불편하고, 사용자 메일 주소에 따라 공유가 잘 안 되는 경우도 있으므로 다음 주 주간학습안내 브리핑할 때 채팅창에 다음 주 일정을 캡처(win key + shift + s)해서 공유하면 편리하다.
공유 문서
구글 스프레드시트를 이용하면 권한 있는 사람이 동시에 작업할 수 있기 때문에 정보를 모으는 사람이 불필요한 복붙으로 시간을 낭비하지 않을 수 있다. 다른 사람이 작업한 내용을 부장이 아니어도 실시간으로 참고할 수 있기 때문에 참여자 간의 시너지 효과도 난다. 단순 투표가 필요할 때도 공유 엑셀 시트에서 원하는 곳에 표시하도록 하면 구성원들의 의견도 신속하게 모을 수 있다.
공유문서를 활용해서 최대의 효과를 낼 수 있는 영역 중 하나는 신입생 예비 소집일에 나눠주고 입학식에 받는 서류 처리다. 학생 기본 정보를 써서 입학식 당일 제출하라고 하는 대신 제출해야 할 서류 모두 폼으로 받으면 학기 초 바쁜 시기에 타이핑하는 시간을 아낄 수 있다. 전임자가 신입생예비소집일 내용을 책자로 만들어 올해는 학생 정보를 종이로 받아 모두 수기로 입력했지만 내년에는 타이핑할 필요가 없도록 전산화하는 게 목표다. 학교에 다양한 언어 배경을 가진 학생들이 많을 경우 각국의 언어로 된 서류가 필요하다. 애초에 설문지를 영어페이지를 만들어 놓으면 각 언어로 번역할 수 있으므로 입학하는 학생과 보호자의 선호 언어에 따라 문서를 제공할 수 있어 편리하다.
학교에서 사용하는 체험학습대장과 동일 서식을 공유 엑셀로 만들면 체험학습 신청서 받을 때마다 학년 체험학습 신청서 폴더에 수기로 입력하는 대신 내 컴퓨터에서 바로 입력할 수 있다. 출력된 체험학습 대장을 제출해야 할 때만 복붙해서 제출하므로 기존의 수기 대장보다 훨씬 편리하다. 학교 전체가 이 방식을 활용하면 획기적으로 모두의 시간을 절약할 수 있고, 궁극적으로는 자동화할 수 있지만 학교장의 의지와 교무부장의 컴퓨터 친숙도에 달렸다. 궁극적으로는 나이스 시스템 안에서 학부모들이 체험학습신청을 하고 교사가 결재하는 시스템으로 변화해야 모두의 시간을 절약할 수 있다.
복사기 공유
각 반에 컬러 프린터가 없는 경우에도 행정실이나 교무실에는 컬러복사기가 구비되어 있는 경우가 많아, 놀고 있는 컬러복사기를 공유해서 쓰면 좋다. 일단 복사기 관리업체에 전화해 각 실에 비치된 기종과 IP 주소를 받는다. 인터넷 브라우저 주소창에 ‘드라이버.com’에 들어가면 IP, 모델명, 설치 드라이버 종류(컬러, 흑백, 팩스)를 선택하고 내가 정하고 싶은 프린터명을 입력한 뒤 다운로드하면 프린터 드라이버가 자동으로 설치되고 교실에서 내가 원하는 복사기를 지정해 원격으로 인쇄 명령을 할 수 있다.
교실에서 말귀를 잘 알아듣는 똑똑이에게 복사기에서 종이 가져오는 임무를 주면 배달까지 자동화할 수 있다. 특히 저학년 특성상 만들기나 컬러복사기가 필요한 경우에 재생 잉크나 잉크젯 프린터가 설치된 연구실 복사기보다 훨씬 빠르게 복사할 수 있기 때문에 요긴하다. 소량 인쇄는 교실에서 처리하고, 수업 시간에 급하게 학생수만큼 복사할 일이 필요할 때 복사기로 파일을 전송해 놓으면 효율적으로 수업 진행이 가능하다. 학기 초에 각 실 프린터드라이버를 학년에 공유해 놓고, 학년 공유폴더에 올려두면 포맷이나 드라이버 오류가 발생할 때도 빠르게 대응할 수 있다.
