건물관리소장을 위한 업무 가이드

10가지 근무수칙으로 자신의 역량 키우기

이전 글에서는 건물관리소장의 기본적인 업무와 필요한 역량에 대해 다루었는데, 그 글은 건물관리의 여정이 시작되는 지점에 대한 이해를 돕기 위한 것이었습니다. 이번에는 한 걸음 더 나아가, 관리소장으로서 자신의 역량을 실제로 어떻게 키울 수 있는지에 대한 구체적인 방안을 제시하고자 합니다.     

건물관리소장의 역할은 단순히 시설관리에 국한되지 않습니다. 입주민과의 소통, 윤리적인 업무수행, 팀 관리, 긴급 상황 대처 등 다양한 문제에서 빠르고 효율적으로 대응하는 능력이 요구됩니다. 이러한 역할을 수행하기 위해선, 완벽한 기본기와 함께 지속적인 자기계발이 필수적입니다.      

이번 글에서는 실제 업무에서 마주칠 수 있는 다양한 상황을 효과적으로 관리하기 위한 10가지 근무 수칙을 소개하려고 합니다. 이 수칙들은 건물관리소장으로서 근무하는 동안 겪을 수 있는 여러 상황에 대응하고, 전문성을 한층 더 강화하는 데 도움이 될 것입니다.

     

1. 윤리의식과 책임감을 높이 가지자

-> 세입자는 관리비납부자로서 자신의 급여를 대납하는 고객이며, 관리소장은 그들의 일꾼임을 항상 상기해야 합니다. 동시에 관리소장은 관리회사를 대표하는 자라고도 볼 수 있습니다. 때문에 책임감을 가지고 윤리경영을 실행해야 합니다. 만약 관리소장이 윤리적인 지침을 따르지 않고 부정한 행동을 한다면, 입주민들과 거래처, 기타 이해관계자들에게 신뢰를 상실하게 됩니다. 이러한 행동은 회사의 이미지와 명성에도 영향을 미치며, 심각한 경우 법적인 문제까지 발생할 수 있습니다. 따라서 관리소장은 책임감을 가지고 윤리적인 행동을 하여 관리회사의 신뢰를 유지하고, 입주민들의 안전과 편안한 생활을 돕는 데 집중해야 합니다.     

2. 업무 안정성을 위한 근태관리

-> 출퇴근 시간을 엄수하고, 단정한 복장으로 근무하도록 해야 합니다. 아주 기본적인 것이지만 이는 전문적인 모습을 유지하고, 일관성 및 신뢰성 있는 서비스를 제공하기 위해 매우 중요한 부분입니다. 또한, 관리소장은 입주민들과 직접 상호작용하는 경우가 많은데, 단정한 복장과 명찰 등을 착용함으로써 입주민들에게 신뢰를 얻을 수 있습니다. 더불어 출퇴근 시간을 엄수하는 것은 업무의 일정을 안정적으로 진행하는데 도움을 줄 뿐만 아니라 민원을 제기하러 오는 입주민에게도 관리소의 근무가 일정하게 돌아가고 있음을 인지시키는 효과가 있습니다.      

3. 소통에서 인사는 중요!!

-> 관리현장에서 일하며 입주민을 만나면, 그때마다 예의와 매너를 갖추고 먼저 인사를 건네는 것이 좋습니다. 이는 입주민들과의 원활한 소통을 위해서뿐만 아니라, 기본예절에 해당하는 중요한 사항입니다. 만약 인사를 하지 않으면 입주민들은 불만이나 거부감을 느낄 수도 있으며, 괜한 오해의 소지가 생기기도 합니다. 하지만 인사를 통해 입주민들과의 건강한 인간관계를 유지한다면, 그들의 불만이나 요구사항도 보다 쉽게 다룰 수 있게 됩니다.      

4. 분쟁 예방을 위해 신중하게 발언

-> 관리소장이 잘 모르는 추측성 발언을 하거나 도리에 어긋난 말을 하여선 절대 안 됩니다. 이는 관리회사의 이미지를 훼손시킬 뿐만 아니라 입주민에게도 신뢰를 잃게 하여서 불필요한 갈등과 분쟁이 생길 수 있습니다. 따라서 모든 발언은 사실에 기반 하되, 신중하게 생각하고 분별해서 해야 합니다. 자신이 하는 모든 말들과 혹은 욕이나 비속어도 입주민들 중 누군가는 들을 수 있다는 생각을 갖고, 오해의 소지가 생기지 않도록 매사에 조심해야 합니다.       

5. 신속한 민원처리로 신뢰구축

-> 접수된 민원은 최대한 신속히 처리하며, 처리가 지연될 경우엔 언제까지 마무리하겠다는 약속을 민원인에게 하도록 합니다. 민원은 주민들의 불만이나 문제를 담고 있기 때문에 신속하고 적극적으로 처리하는 것이 중요합니다. 만약 처리가 늦게 될 경우, 주민들은 불만이 커지고 불안감을 느끼게 되기도 합니다. 따라서 처리가 지연되는 경우에는 언제까지 마무리할 수 있을지 미리 보고해 주는 것이 주민들에게 최소한의 안정감을 제공하고, 상황 파악에 도움을 줄 수 있습니다. 이러한 민원처리는 입주민과 관리소장 간에 상호 신뢰를 높일 수 있는 방법 중 하나입니다.     

6. 적극적이고 친절한 서비스

-> 입주민과 전화 통화 시, 서비스 마인드를 가지고서 적절하게 응대해야 합니다. 이는 관리사무실의 전문성과 직업윤리를 보여주는 것입니다. 입주민들이 관리소에 전화를 걸면서 기대하는 것은 자신의 문제나 요구사항을 해결해 주는 것입니다. 만약 관리소장이 무관심하거나 불친절하게 대응한다면 입주민들은 불만을 품고, 더 큰 문제로 이어질 수 있습니다. 따라서 적극적이고 친절한 태도로 문제를 해결하려는 노력과 의지를 보여줌으로써 입주민들과의 신뢰를 유지하고, 불만이나 불편사항을 최소화 할 수 있습니다. 또한 입주민들에게 만족스러운 서비스를 제공하면, 입주민들의 만족도와 관리사무소의 평판도 향상됩니다.     

7. 직원들 상황파악, 순찰, 정돈!!

-> 직원별 근무상황을 잘 파악하고 정리정돈과 순찰을 습관화해야 합니다. 건물 관리에 있어서 직원들은 매우 중요한 역할을 수행합니다. 따라서 직원들이 어떤 상태로 근무하고 있는지를 파악하고, 그들의 업무 수행 상황을 체크하는 것은 매우 중요합니다. 이를 바탕으로 건물과 건물에 거주하는 입주민들에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있습니다. 습관화된 정기적인 순찰역시, 더 나은 서비스를 제공할 같은 목적으로 수행하는 것입니다. 그리고 깔끔하게 정돈된 작업장은 직원들의 업무 효율성을 높일 뿐 아니라, 그들의 업무에 대한 집중도를 향상시켜줍니다.      

8. 일지 기록은 업무에 필수적이다.

-> 각종 일지작성을 철저히 하도록 합니다. 일지작성은 업무 추진에 매우 중요한 부분을 차지합니다. 업무의 진행상황을 이해하며, 문제 발생 시 원인을 파악하고 대처하는 데 매우 유용한 자료가 되기 때문입니다. 일지작성은 효율적인 업무 진행이 가능하게 하고, 업무를 수행한 직원의 성과를 측정하여 업무수행 능력을 개선하는 데 활용할 수 있습니다. 이는 업무 수행 상황을 객관적으로 평가함으로써, 직원의 성과와 성장을 지원하는데 도움이 됩니다.     

9. 방문객을 세심하게 대우하는 것

-> 관리사무소를 방문하는 모든 방문객을 친절히 응대합니다. 관리사무소 내방 민원인은 입주민뿐만 아니라 건물과 관련된 다양한 문제나 궁금증을 가진 사람들일 수 있습니다. 이들 중엔 신원을 몰라도 관리소 운영에 큰 영향력을 행사할 수 있는 사람이 있을 수도 있음을 꼭 명심해야 합니다. 누구든 관리소를 내방한 사람을 친절하게 대우하며 그들의 목적에 맞게 안내해준다면, 이는 관리사무소에 대한 긍정적인 인식을 갖게 해줄 뿐만 아니라 방문객의 만족도 향상에도 크게 이바지합니다.     

10. 비상대응 계획 갖추기

-> 건물 관리에 있어서, 예기치 않은 비상 상황에 대처할 수 있는 계획을 갖추는 것은 매우 중요합니다. 계획은 건물 내의 다양한 설비와 기기에서 발생할 수 있는 침수, 누수, 단수, 정전, 갑작스러운 고장과 같은 비상 상황을 고려하여 구체적으로 마련되어야 합니다. 이를 위해선 관련된 설비와 기기를 담당하는 업체들과의 원활한 협조와 소통이 필수적입니다. 때문에 사전에 비상연락망을 준비하는 것이 좋습니다. 또한, 비상 상황을 최초로 발견하는 사람이 선제적으로 대응할 수 있도록, 미리 교육과 학습이 이루어지게 하는 것도 상당히 중요합니다.