사람 지치게 만드는 회의
효율적인 회의를 위한 세 가지 방법
안녕하세요, 위시웍스 김작가입니다.
이번 주, 사실은 최근 3주 동안은 책을 읽거나 글을 쓰는 제 루틴을 지키지 못했습니다. 많은 직장인들이 공감하실 듯한데, 내년도 사업 계획 때문이죠.
저로서는 1년 중 '나의 본연의 직무가 아닌' 일로 가장 바쁜 시기인데요, 정말 회사 전체가 이 사업 계획 때문에 정신이 없습니다. 회사마다 다르겠지만, 어떤 회사는 아무리 늦어도 11월이면 끝나고, 또 다른 회사는 신년 2월까지도 사업 계획을 붙들고 있기도 합니다.
해외영업을 하는 저에게는 내년도 목표를 설정하고, 매출(실적)을 예상하는 게 중요합니다만, 이에 못지않게 해외 출장으로 언제, 어디로, 얼마의 예산으로 가야 할지 정하는 것도 중요합니다. 제 영업 활동의 1년을 가늠하는 계획을 세워야 하거든요. 물론 제가 가야 해서, 가고 싶다고 다 갈 수 있는 건 아니었지만, 내 나름대로의 계획, 정당성에 대한 확신을 갖고, 예산을 깎으려고 하는 타 부서의 논리와 맞서는 것이 쉽지 않습니다.
문제는 최근 몇 주간 이 일을 겸하면서 어떤 회사의 회의 방식에 대해 큰 회의를 품지 않을 수 없었습니다. 이러면서 어쩔 수 없이 해야 하는 회의지만, 어떻게 하면 효율적으로 그리고 사람들을 지치지 않게 할 수 있을까 궁금했습니다.
효율적인 회의를 위한 3가지 핵심 전략
장시간의 비효율적인 회의는 업무 생산성을 크게 저하시킬 수 있습니다. 다음은 회의 효율성을 높이기 위한 3가지 핵심 전략입니다.
1. 철저한 사전 준비
효율적인 회의의 첫걸음은 철저한 사전 준비입니다. 회의 자료를 전혀 쳐다보지도 않고 헐레벌떡 회의 들어와서는, 그제야 '공부'를 시작하는 분들 많아요. 이건 기본적인 예의가 갖춰져 있지 않다고 봅니다. 모두의 시간은 중요합니다.
명확한 의제 설정: 회의의 목적과 다룰 주제를 명확히 정의합니다.
자료 사전 공유: 회의 자료를 최소 24시간 전에 참석자들에게 공유합니다.
참석자 선별: 꼭 필요한 인원만 초대하여 의사결정 과정을 간소화합니다.
시간제한 설정: 각 안건별로 논의 시간을 미리 배정합니다.
이러한 준비를 통해 참석자들은 회의 내용을 미리 파악하고, 자신의 의견을 정리할 수 있어 회의 시간을 크게 단축할 수 있습니다.
2. 회의 진행 규칙 수립 및 준수
효과적인 회의 진행을 위해 다음과 같은 규칙을 수립하고 엄격히 준수합니다. 회의의 목적이 무엇인지 정하지도 않고 무분별한 브레인스토밍 (Brain Stroming)만 하려 하거나, 결정을 내리지 못해 회의를 왜 했는지도 모르고 일어나는 경우가 있습니다. 한심하죠.
정시 시작 및 종료: 늦은 참석자를 기다리지 않고 정시에 시작하며, 예정된 시간에 종료합니다.
의제 중심 진행: 설정된 의제에서 벗어나는 논의는 즉시 중단하고 별도의 시간을 마련합니다.
발언 시간제한: 각 참석자의 발언 시간을 제한하여 모든 의견을 고르게 청취합니다.
회의록 작성: 결정사항과 후속 조치를 명확히 기록하고 공유합니다.
이러한 규칙은 회의가 목적에서 벗어나지 않고 효율적으로 진행되도록 돕습니다.
3. 기술 활용과 후속 조치
최신 기술의 활용과 체계적인 후속 조치를 통해 회의 효율성을 더욱 높일 수 있습니다. 회의를 하는 이유는 참석자 개개인이 회의 결과를 업무에 반영하기 위함입니다. 요즘은 AI 기반의 회의 기록 프로그램이 있으니, 재빠르게 회의 결과를 공유하고 각자의 액션 플랜 (Action Plan)에 반영하는 것이 중요합니다.
화상 회의 활용: 불필요한 이동 시간을 줄이고, 원격 참여를 가능하게 합니다.
협업 도구 사용: 실시간 문서 공유 및 편집 도구를 활용하여 의사결정 과정을 가속화합니다.
회의록 즉시 공유: 회의 직후 결정사항과 할당된 업무를 명확히 정리하여 공유합니다.
후속 조치 모니터링: 회의에서 결정된 사항의 이행을 지속적으로 점검합니다.
이러한 방법들을 통해 회의의 결과물이 실제 업무 성과로 이어지도록 보장할 수 있습니다.
효율적인 회의는 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어 조직의 생산성과 구성원들의 만족도를 높이는 핵심 요소입니다. 위의 전략들을 일관되게 적용한다면, 회의 시간은 줄이면서도 더 나은 결과를 얻을 수 있을 것입니다.
여러분의 직장 생활을 응원합니다.
Wish Works!
